Кассовые операции: изучаем новый порядок

С 01.06.2014 вступил в силу новый порядок кассовых операций, а прежний, утвержденный Положением ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П (далее – Положение), прекратил свое действие. Что в этой связи следует учесть юридическим лицам, а также индивидуальным предпринимателям и субъектам малого предпринимательства, которые, надо отметить, ведут кассовые операции в упрощенном порядке?

Изучим Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее – Указание № 3210-У) и разложим основные моменты по полочкам.

Но прежде всего отметим: в связи с заменой порядка ведения кассовых операции необходимо обновить внутренние документы, делая в них ссылку на Указание № 3210-У. В первую очередь это касается приказа о лимите остатка в кассе. С него, пожалуй, и начнем.

Кассовый лимит для юридического лица: выбираем формулу расчета

Любая организация, ведущая кассовые операции, должна соблюдать определенный ею кассовый лимит – объем денежных средств, который свободно может храниться (не накапливаться!) в кассе. Если этого не сделать, лимит остатка наличных денег в кассе будет считаться нулевым, то есть все наличные, поступившие в кассу, на конец дня необходимо внести на банковский счет.

Обратите внимание

Лимит остатка наличных денег в кассе определяется в рублях; для округления указанного лимита до рубля могут применяться правила математического округления (письма ЦБ РФ от 24.09.2012 № 36-3/1876, ФНС России от 06.03.2014 № ЕД-4-2/4116).

В Указании № 3210-У (впрочем, как и в прежнем документе) предложены две формулы для расчета предельно допустимого остатка наличности. Но принцип выбора одной из них теперь более понятен и нет той неясности, которая (в свое время) могла привести к неприятным последствиям. (Напомним, в Положении говорилось, что при отсутствии наличной выручки лимит нужно рассчитывать по расходам, но при этом не уточнялось, когда именно должна отсутствовать выручка: в выбранном расчетном периоде, за все время существования фирмы или в том периоде, в котором будет применяться установленный лимит.)

Так вот, теперь выбор одной из формул для расчета лимита денежной наличности в кассе полностью оставлен на усмотрение организации независимо от наличия либо отсутствия выручки.

Формула первая: по наличной выручке

Расчет лимита кассы по первому варианту основан на наличной выручке – объеме поступлений за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях. Причем если у организации имеются обособленные подразделения , которые сдают наличку в кассу головной организации, лимит остатка наличных денег организация должна определить с учетом кассового лимита, установленного для этого обособленного подразделения. Иначе говоря, у организации в этом случае один лимит, величина которого распределяется между обособленными подразделениями.

Обратите внимание

Лимит остатка наличных средств обособленного подразделения (как часть общего кассового лимита организации) устанавливается организацией, о чем издается распорядительный документ, экземпляр которого направляется в обособленное подразделение в определенном организацией порядке (абз. 6 п. 2 Указания № 3210-У).

Если обособленное подразделение самостоятельно сдает наличные деньги на банковский счет, открытый организацией, лимит остатка наличных денег головная организация устанавливает для «обособленца» в порядке, предусмотренном для юридического лица. Иными словами, у обособленного подразделения в указанном случае будет свой лимит кассы, отдельный от лимита по организации.

Формула расчета лимита кассы выглядит так:

L = V / P × Nc, где:

L – лимит остатка наличных денег (руб.);

V – объем наличной выручки;

Р – расчетный период (рабочие дни), за который учитывается объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги. Здесь могут учитываться периоды пиковых объемов наличных поступлений, а также динамика объемов поступлений наличности за аналогичные периоды прошлых лет. Расчетный период составляет не более 92 рабочих дней юридического лица;

Nc–период времени между днями сдачи в банк поступившей наличной выручки: от 1 до 7 рабочих дней, а при расположении юридического лица в населенном пункте, в котором отсутствует банк, – до 14 рабочих дней .

Формула вторая: по расходованию денежных средств

Второй вариант расчета кассового лимита основан на объеме выдачи наличных денег , в котором юридическими лицами, имеющими обособленные подразделения, учитываются средства, хранящиеся в этих обособленных подразделениях. Разумеется, речь идет о ситуации, когда обособленные подразделения сдают наличные средства в кассу головной организации. В противном случае (при сдаче наличности на расчетный счет юридического лица) «обособленец» имеет свой (самостоятельный) лимит.

В формуле расчета лимита остатка наличных денег для рассматриваемого варианта (по сравнению с первой формулой) изменяется один показатель, и в результате она выглядит так:

L = R / P × Nc, где:

R – объем выдач наличных денег, за исключением сумм, предназначенных для выплаты заработной платы, стипендий и других выплат работникам.

Когда допускается сверхлимит?

Подход к этому вопросу с годами не изменен. Накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплаты заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы, и выплат социального характера (далее – другие выплаты), включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом в эти дни кассовых операций.

В других случаях накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег не допускается (абз. 7 и 8 п. 2 Указания № 3210-У).

Документы

Унифицированные формы первичной учетной документации, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, с 01.01.2013 не являются обязательными к применению (впрочем, нет и запрета законодателя на их использование ). Чего нельзя сказать о «первичке», установленной уполномоченными органами (например, ЦБ РФ) в соответствии с другими федеральными законами. В числе таких документов – кассовые документы (см. также Информацию Минфина России № ПЗ-10/2012).

Как Положение , так и Указание № 3210-У дают ссылки на документы, содержащие коды, присвоенные Общероссийским классификатором управленческой документации (ОК 011-93) . В общем, это те самые формы, которые содержатся в постановлениях Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 и от 05.01.2004 № 1. Иными словами, ориентироваться нужно на привычные нам унифицированные формы, ничего не меняя при этом.

К сведению

Когда рассматриваемый документ находился на стадии проекта, изменения по документальной части предполагались значительные. Однако (судя по конечному продукту) воплощать в жизнь свои задумки компетентные органы не стали.

Среди таких форм:

приходные (0310001) и расходные (0310002) кассовые ордеры;
кассовая книга (0310004);
книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (0310005) ;
расчетно-платежные (0301009) и платежные (0301011) ведомости.

Документы, предусмотренные Указанием № 3210-У, могут оформляться на бумажном носителе или в электронном виде. В документах, оформленных на бумажном носителе, за исключением кассовых документов (ПКО и РКО), допускается внесение исправлений, содержащих дату исправления, фамилии и инициалы, а также подписи лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления. Документы в электронном виде оформляются с применением технических средств с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Такие документы подписываются электронными подписями , после чего внесение исправлений в них не допускается (абз. 3 п. 4.7 Указания № 3210-У).

Ответственные лица

Кассовые операции ведутся кассовым или иным работником, определенным руководителем юридического лица. Последний, кстати, также может выполнять данные функции, что подтверждено п. 4 Указания № 3210-У.

Кассовые документы оформляются:

главным бухгалтером;
бухгалтером или иным должностным лицом (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом юридического лица;
физическим лицом, с которым заключены договоры об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.

Последний (сторонний бухгалтер)подписывать кассовые документы не вправе: на это уполномочены (в силу п. 4.3 Указания № 3210-У) только главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии – руководитель), а также кассир.

Обратите внимание

Хранение документов, оформленных на бумажном носителе или в электронном виде, организуется руководителем.

Отдельные операции… …с обособленными подразделениями

О том, как определять лимит кассы, в случае если в организации есть обособленные подразделения, мы уже сказали. В то же время хочется заострить внимание читателей еще на одном моменте.

Организация устанавливает порядок, в соответствии с которым она:

принимает в кассу наличные средства, сдаваемые ей обособленным подразделением. Кстати, для этих целей используются приходные кассовые ордеры (п. 5.3 Указания № 3210-У);
выдает из кассы обособленному подразделению наличные деньги, необходимые для проведения кассовых операций. В этом случае используются расходные кассовые ордеры (п. 6.4 Указания № 3210-У).

Кроме того, принимая во внимание срок составления бухгалтерской (финансовой) отчетности, организация устанавливает порядок, по которому обособленное подразделение передает ей копию листа кассовой книги (абз. 7 п. 4.6 Указания № 3210-У). В Положении, напомним, эта процедура проводилась после определения в кассовой книге остатка наличных денег на конец рабочего дня и не позднее следующего рабочего дня.

…с подотчетными лицами

Наличные средства на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, выдаются подотчетному лицу по его письменному заявлению. Последнее составляется в произвольной форме и должно содержать не только запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются деньги, но и (обязательно) подпись руководителя и дату (п. 6.3 Указания № 3210-У).

В срок, не превышающий 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, подотчетное лицо обязано предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Обратите внимание

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

…по выплате зарплаты, стипендий и другим выплатам

Выдача денежных средств для выплаты заработной платы, стипендий и других выплат работникам проводится по расходным кассовым ордерам, расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям (п. 6 Указания № 3210-У).

Продолжительность срока выдачи наличных (определяется руководителем) по расчетно-платежной (платежной) ведомости не может превышать 5 рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на данные выплаты).

В последний день выдачи указанных средств кассир в расчетно-платежной (платежной) ведомости проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись «депонировано» напротив фамилий и инициалов работников, которым не проведена выдача наличных денег, подводит итоги (фактической выдачи и депонирования средств), проставляет свою подпись на документе и передает его для подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю).

На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной (платежной) ведомости оформляется расходный кассовый ордер (абз. 4 п. 6.5 Указания № 3210-У).

Упрощенный порядок ведения кассовых операций

Для индивидуальных предпринимателей и субъектов малого предпринимательства предусмотрен упрощенный порядок ведения кассовых операций.

К сведению

Субъектами малого предпринимательства признаются юридические лица, которые соответствуют следующим критериям (ст. 4 Федерального закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации»):

1) соблюдены ограничения по доле участия Российской Федерации, субъектов РФ, муниципальных образований, иностранных юридических лиц, общественных и религиозных организаций, благотворительных и иных фондов в уставном капитале;

2) средняя численность работников за предшествующий календарный год не превышает:

100 человек включительно – для малых предприятий;
до 15 человек – для микропредприятий;

3) выручка от реализации (без учета НДС) или балансовая стоимость активов за предшествующий календарный год не превышает предельные значения:

для малых предприятий – 400 млн руб.;
для микропредприятий – 60 млн руб.

Во-первых, эта категория лиц может не устанавливать лимит остатка наличных денег (последний абзац п. 2 Указания № 3210-У).

Во-вторых, индивидуальными предпринимателями, ведущими в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовые документы (ПКО и РКО), а также кассовая книга могут не оформляться (абз. 2 п. 4.2 и абз. 9 п. 4.6 Указания № 3210-У). Как видим, данная льгота распространяется на всех предпринимателей, независимо от режима налогообложения, который они применяют. Должно быть, это обусловлено тем, что все индивидуальные предприниматели ведут книгу учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя .

С 2015 года…

И последнее, на что хотелось бы обратить внимание при изучении нового порядка ведения кассовых операций: с 2015 года юридические лица и индивидуальные предприниматели могут вести кассовые операции с применением программно-технических средств.

Требования к программно-техническим средствам таковы: они должны иметь функцию распознавания не менее четырех машиночитаемых защитных признаков банкнот ЦБ РФ, перечень которых установлен нормативным актом ЦБ РФ (абз. 5 п. 4 и п. 8.1 Указания № 3210-У).

Документ зарегистрирован в Минюсте 23.05.2014 (регистрационный номер 32404). Текст Указания № 3210-У и комментарий к нему опубликованы в журнале «Акты и комментарии для бухгалтера», № 13, 2014.
Ожидаемых поступлений для вновь созданных организаций.
Подразделения юридического лица, по месту нахождения которых оборудуется обособленное рабочее место (рабочие места).
При определении указанного периода времени могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности юридического лица (например, сезонность работы, режим рабочего времени).
Вновь созданное юридическое лицо ориентируется на ожидаемый объем выдачи наличных денег.
См. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
См. пункт 1.7 Положения.
Утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299.
Указанная форма используется при наличии в организации нескольких кассиров для отражения проводимых в течение рабочего дня операций по передаче кассиром наличных денег старшему кассиру. Соответствующие записи подтверждаются подписями старшего кассира, кассира.
См. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Пункт 5.6 Положения.
Утверждена Приказом Минфина России № 86н и МНС России № БГ-3-04/430 от 13.08.2002.