НДФЛ с сотрудника: 13 или 30

А. Балашова, гл. бухгалтер

Ставка налога на доходы физических лиц зависит от того, где гражданин провел больше времени в течение календарного года - в России или за ее пределами. Однако определить этот показатель в начале и даже в середине года еще невозможно. Как в таком случае рассчитать налог, чтобы не нарушить законодательство и не обидеть работника? Ответ вы найдете в статье.

Для расчета НДФЛ неважно, является ваш сотрудник гражданином России или нет. Имеет значение другое: подпадет ли он под определение резидента РФ. Таковыми признаются физические лица, которые в календарном году фактически находились на территории РФ не менее 183 дней (п. 2 ст. 11 НК РФ). Если физическое лицо является резидентом, то его доходы от выполнения трудовых обязанностей облагаются по ставке 13 процентов, в противном случае применяется ставка 30 процентов (ст. 224 НК РФ).

Но как при выплате доходов в течение года определить статус работника и, следовательно, верную ставку? Что касается российских граждан, то принято считать, что на начало налогового периода они являются резидентами. Однако на практике возникают ситуации, когда россиянин перестает быть резидентом. Тогда он, как и иностранный сотрудник, становится головной болью бухгалтера.

В уходящем году Минфин уделил данной проблеме большое внимание: из-под пера специалистов финансового ведомства вышло несколько полезных для бухгалтеров писем.

Сотрудник из-за границы

Первое разъяснение касается ситуации, когда фирма привлекает для работы специалистов, являющихся гражданами иностранных государств (письмо Минфина России от 30 июня 2005 г. № 03-05-01-04/225).

Предположим, что организация выплачивает доходы физическим лицам на основании срочных и бессрочных трудовых контрактов. До того, как гражданин сможет документально подтвердить, что он фактически находился на территории РФ в календарном году не менее 183 дней, НДФЛ с его доходов фирма удерживает по ставке 30 процентов. Многие задаются вопросом: а если у работника есть перспектива стать налоговым резидентом РФ в течение года, можно ли применять ставку 13 процентов еще до истечения 183 дней в календарном году? И если да, то какие документы должны быть для этого представлены?

Ответ Минфина порадовал многие фирмы и особенно их иностранных работников. Сотрудники финансового ведомства указали следующее. В некоторых случаях иностранные граждане могут рассматриваться в качестве налоговых резидентов РФ на начало налогового периода и уплачивать НДФЛ по ставке 13 процентов. Это возможно, если трудовой договор, заключенный между российской организацией и иностранным гражданином, предусматривает продолжительность работы в РФ в текущем календарном году свыше 183 дней.

Таким образом, у бухгалтера есть выбор. Первый вариант таков. С начала года удерживать с доходов иностранных сотрудников НДФЛ по ставке 30 процентов. Затем, в случае изменения их налогового статуса (если работники находятся на территории РФ уже более 183 дней в календарном году) произвести перерасчет сумм налога с начала календарного года по ставке 13 процентов.

Второй вариант основан на упомянутом письме Минфина и состоит в следующем. Если между иностранным работником и организацией заключен трудовой договор сроком более чем на 183 дня данного календарного года, то 13-процентная ставка применяется сразу с начала года (или начала работы). А в случае необходимости перерасчет сумм налога производится на дату фактического завершения пребывания иностранного гражданина на территории РФ. Очевидно, что второй вариант намного более выгоден для работника.

Россиянин за рубежом

В письме Минфина России от 30 июня 2005 г. № 03-05-01-04/226 рассматривается несколько иная ситуация. Гражданин РФ работал в начале года в российской организации, а затем в течение года уволился и переехал работать по найму в другую страну. Российская организация-работодатель с начала года рассчитывала, удерживала и перечисляла в бюджет НДФЛ по ставке 13 процентов, так как на дату фактического получения доходов сотрудник являлся налоговым резидентом РФ.

После того как в текущем году бывший сотрудник пробыл за границей 183 дня, он перестал считаться налоговым резидентом РФ. А значит, его доходы, полученные еще до отъезда за границу, должны были облагаться налогом по ставке 30 процентов. Как поступить бухгалтеру в подобной ситуации?

Минфин постарался успокоить всех, кто оказался в таком положении. Действительно, в описанном случае бывший работник перестал считаться резидентом РФ и фирме необходимо произвести перерасчет сумм НДФЛ с начала календарного года. Но при этом специалисты финансового ведомства напомнили, что налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ). И если удержать у физического лица исчисленную сумму невозможно, то налоговый агент должен в течение одного месяца с момента возникновения таких обстоятельств письменно сообщить в налоговую инспекцию по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме задолженности гражданина. На этом обязанность фирмы считается выполненной.

С гражданином будет разбираться уже сама налоговая служба. Сдавать декларацию по форме 3-НДФЛ в такой ситуации инспекторы не потребуют, а вот погасить задолженность придется. В противном случае ее взыщут с гражданина в судебном порядке (ст. 45 НК РФ).

Брат-белорус

Отдельное разъяснение Минфина адресовано бухгалтерам фирм, где трудятся граждане республики Беларусь (письмо от 15 августа 2005 г. № 03-05-01-03/82).

В начале письма сотрудники главного финансового ведомства страны описали общее правило применения понятия "налоговый резидент" к иностранным гражданам. Те из них, кто получил разрешение на постоянное проживание или вид на жительство в нашей стране, считаются налоговыми резидентами РФ на начало налогового периода. И, следовательно, к их доходам от работы по найму применяется ставка НДФЛ в размере 13 процентов. По отношению ко всем остальным иностранцам в начале года используется ставка 30 процентов, а после истечения 183 дней пребывания физического лица на территории РФ налог пересчитывается.

Однако вновь прибывшие в Россию граждане Республики Беларусь являются исключением из этого правила. Дело в том, что между Правительством РФ и Правительством Республики Беларусь заключено Соглашение об избежании двойного налогообложения от 21 апреля 1995 г. В соответствии с пунктом 1 статьи 21 "Недискриминация" этого документа, граждане Беларуси не должны подвергаться в России более обременительному налогообложению, чем граждане РФ в сходных обстоятельствах. В то же время доходы российских граждан по трудовым договорам с первого дня налогового периода облагаются налогом по ставке 13 процентов.

Поэтому для граждан Беларуси с первого дня их пребывания в нашей стране ставка НДФЛ равна 13 процентам. Однако специалисты Минфина отмечают, что при этом необходимо учитывать срок заключаемого с работником трудового договора. Иными словами, "резидентская" ставка применяется только в том случае, если работник потенциально сможет пробыть в текущем календарном году на территории РФ более чем 183 дня.