Формат электронной накладной позволяет использовать одну подпись с каждой стороны

Вопрос от читателя Клерк.Ру Михаила К. (г. Казань)

Исходящие бумажные товарные накладные (ТОРГ-12) у нас подписывают три человека (менеджер, бухгалтер и руководитель). Переходя на электронный формат, нам придется приобретать три электронные подписи?

Формат электронной товарной накладной позволяет использовать только одну подпись, как со стороны отправителя, так и со стороны получателя. При этом в печатной форме документа сохранены поля, в которых можно указать лиц, участвующих при совершении хозяйственной операции.

Так, например, в исходящем документе в полях «Отпуск груза разрешил», «Главный бухгалтер» и «Отпуск груза произвел» вы можете указать ФИО и должность любого материально-ответственного лица, а документ подпишет руководитель своим сертификатом электронной подписи. Указанные поля будут носить информационный характер и будут полезны для внутреннего учета в компании.

Напоминаем, что форматы унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций утверждены Приказом ФНС РФ от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@. Если вы планируете обмениваться электронными документами через оператора ЭДО, и сотрудники вашей компании обеспечены всеми необходимыми техническими средствами, то оператор может предложить вам доработки сервиса под ваши нужды.

Например, реализовать чекбоксы (галочки) рядом с полями «Отпуск груза разрешил» и др. Если такой вариант вписывается во внутреннюю политику компании, то его можно использовать вместо множественного подписания. Количество приобретаемых сертификатов электронной подписи будет зависеть от того, сколько человек в компании будет работать и подписывать электронные документы в сервисе обмена оператора ЭДО.

Получить персональную консультацию Карины Кассис в режиме онлайн очень просто - нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.