Командировка под следствием

Практически любая фирма направляет своих сотрудников с заданием в другой город. Всегда ли такая поездка считается командировкой? Ответ на этот и другие вопросы, связанные с командировочными расходами, читайте в статье.

Один день не в счет?

Командировка - это поездка работника по распоряжению руководителя фирмы для выполнения того или иного поручения вне места его постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Никаких ограничений по срокам командировки Трудовой кодекс не содержит. Поэтому в такой ситуации нужно руководствоваться инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 "О служебных командировках в пределах СССР".

В этом документе установлен лишь максимальный срок командировки (40 дней). Минимального срока там нет. Более того, инструкция предусматривает, что командировка может не превышать одного дня (п. 2).

Однодневная командировка оформляется в обычном порядке. Работник отправляется в командировку на основании приказа руководителя фирмы. Приказ оформляется по форме № Т-9 (если в командировку направлен один работник) или Т-9а (если в командировку направлено несколько работников). Эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Если срок командировки - один день, то командировочное удостоверение работнику можно не выписывать (п. 2 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62). О том, что сотрудник фирмы был направлен в командировку, делается отметка в журнале учета работников, выбывающих в командировки. Форма этого журнала утверждена вышеупомянутой инструкцией.

Если сотруднику выданы деньги, то не позднее трех дней после возвращения из командировки он должен сдать авансовый отчет. Расходы работника отражают в бухгалтерском и налоговом учете только после того, как авансовый отчет будет утвержден руководителем фирмы.

При однодневной командировке фирма может оплатить сотруднику:

• расходы по проезду на вокзал в местах отправления, назначения и пересадок;
• разовые проездные билеты на городской транспорт;
• расходы на провоз багажа (например, той или иной аппаратуры, которая может понадобиться работнику).

Если сотрудник по окончании рабочего дня решил остаться по месту командировки, ему могут быть оплачены и расходы по найму жилья. Правда, в этой ситуации командировка однодневной считаться не будет.

По общему правилу, если сотрудник фирмы может ежедневно возвращаться к месту своего жительства (в том числе при однодневной командировке), суточные ему не выплачиваются.

Если суточные все же были выданы работнику, то их сумма не уменьшает прибыли и включается в его совокупный доход. ЕСН и взносами по обязательному пенсионному страхованию выданные деньги не облагаются.

Напомним, что этот налог (взнос на обязательное пенсионное страхование) не начисляется на любые выплаты, которые не учитываются при налогообложении прибыли. Об этом говорится в статье 236 Налогового кодекса РФ.

Может сотрудник вернуться домой или нет, решает руководитель фирмы. При этом руководитель должен учитывать дальность расстояния, характер работ, выполняемых сотрудником, время, которое необходимо для его отдыха.

Это решение отражается в приказе руководителя, где указывается срок командировки сотрудника.

Если руководитель фирмы решил, что сотрудник не имеет возможности возвратиться домой, то суточные выдаются на общих основаниях (письмо Минфина России от 29 марта 1999 г. № 04-02-05/6).

В такой ситуации суточные уменьшают облагаемую прибыль, не включаются в доход работника, не облагаются ЕСН и взносами на обязательное пенсионное страхование. Это правило действует при условии, что суточные не превышают норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93. Если суточные были выданы в большем размере, сумма превышения налогооблагаемую прибыль фирмы не уменьшает. Однако она все так же не облагается ЕСН и НДФЛ. Если работнику выплачиваются суточные, то ему в обязательном порядке должно быть выдано командировочное удостоверение.

Поездку решили отменить

Командировка была запланирована заранее. Накануне отъезда ее отменили, так как в ней отпала необходимость. Однако средства уже были потрачены: куплены билеты, получены визы, выданы суммы на командировочные расходы.

Ясно, что подотчетные деньги будут возвращены. А вот как быть с другими расходами?

Обычно деньги за неиспользованные билеты можно вернуть. Правда, при этом возвращают не всю сумму. А вот пошлины за выданные визы обратно получить нельзя.

Все эти затраты являются непроизводственными. В бухгалтерском учете их относят к внереализационным расходам (ПБУ 10/99). Для признания же затрат в налоговом учете необходимо, чтобы они были экономически оправданными. В данном случае сложно связать расходы по отмененной командировке с получением прибыли.

Неустойку, которая будет удержана при возврате билетов, можно обосновать как расходы на штраф за нарушение договора перевозки. Такие штрафы могут уменьшать налогооблагаемую прибыль (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). Но в этом случае будьте готовы отстаивать свою позицию в суде.

Как правило, такие расходы незначительны и редки. Поэтому, если вы хотите избежать споров с инспекторами, налогооблагаемую прибыль на них лучше не уменьшать.