Как удаленному бухгалтеру оптимизировать работу: советы и подсказки

Работа бухгалтера — интересная, но часто напряженная и сложная. Если бухгалтер работает удаленно, как сотрудник бухгалтерской фирмы или аутсорсер, то к его традиционному предотчетному стрессу добавляется целый ряд других проблем: отсутствие дисциплины у клиентов и контакта с директором фирмы-клиента, отсутствие возможности заранее спланировать день во время отчетности, необходимость постоянно держать клиента в курсе его дел. Давайте посмотрим, как можно решить эти проблемы.

Проблема 1

Клиенты не дисциплинированны: документы от них поступают не постоянно, а наплывом. 80% всех документов обычно передают прямо перед началом отчетности, что усложняет этот непростой период. Приходится регулярно обращаться к клиенту, чтобы он своевременно предоставил первичные документы, и думать над тем, как максимально оптимизировать ввод первички.

Что можно сделать

• Наймите отдельного менеджера или помощника, который будет постоянно общаться с клиентом и раз в неделю запрашивать первичные документы по оплатам, отраженным в банковской выписке.
• Начните пользоваться CRM или task-менеджером. Например, Trello для организации работы нескольких бухгалтеров: в нем удобно отслеживать задачи и их готовность. Или Мегапланом: он позволяет работать со списками и контактами клиентов, хранить последний результат общения и создавать напоминания (например, напоминание потребовать у клиента нужные документы).
• Попробуйте синхронизировать почтовый клиент с календарем. В Outlook или в Google-почте можно создавать задачи с напоминаниями, это очень удобно.
• Дайте клиенту ограниченный доступ в бухгалтерскую программу, чтобы он сам вводил документы. Например, загружал сканированные накладные с тем, чтобы программа их распознала. Есть риск, что он допустит ошибку или «напортачит» в старых документах, но некоторые программы ограничивают доступ для директоров так, что проводить документы может только бухгалтер. Если рассматривать современные веб-сервисы, то такая возможность есть, например, у Контур.Бухгалтерии.
• Используйте удобные файловые хранилища с совместным доступом: Google Drive или Dropbox.

Проблема 2

У бухгалтера нет постоянного контакта с директором и менеджером, поэтому он не может быстро уточнять разные нюансы в документах. При этом менеджеры компании часто составляют документы так, что их приходится переделывать, а клиенты предоставляют их на разных носителях (бумажный вид, выгрузка из 1С, файл excel).

Что можно сделать

• Используйте онлайн средства общения с клиентами: чаты, icq, skype. Это позволит быстро решать вопросы, даже если вы с клиентом находитесь в разных концах страны.
• Если бухгалтерская программа позволяет оставлять комментарии к документам, то приучите клиента к этому процессу: в этом случае лишних отвлекающих вопросов будет гораздо меньше.
• Попросите клиентов отправлять все документы в удобном для вас виде. Самый простой вариант для директора — сделать фото на смартфон.

Проблема 3

Во время отчетности очень сложно спланировать свой день. Каждое утро приходится собирать информацию по всем организациям, потому что за день могли прийти новые ответы, отказы или запросы от контролирующих органов.

Что можно сделать

• Начинайте утро с распечатки таблицы со списком ваших фирм-клиентов и отчетов, которые нужно сдать. Отмечайте статус по каждой из них. Способ проверенный, но не самый удобный.
• Воспользуйтесь сервисом, позволяющем планировать личные задачи и устанавливать сроки по ним. Например, Evernote, AnyDo или One Note.
• Отправка отчетности в электронном виде через интернет — самый удобный и быстрый способ решить проблему. Такую возможность предоставляют, например, сервисы Мое Дело или Бухсофт Онлайн. А в некоторых онлайн-сервисах достаточно зайти на страницу сводного отчета и вы увидите всю информацию по вашим организациям: например, в Контур.Бухгалтерии от СКБ Контур.

Проблема 4

Раз в месяц нужно не забыть выставить счет клиенту и отчитаться перед ним о проделанной работе. Это отнимает ценное время, которое можно потратить на более важные задачи.

Что можно сделать

Многопользовательский режим, который есть в некоторых онлайн-сервисах для ведения бухгалтерии, позволяет открыть доступ к данным не только бухгалтеру, но и директору или менеджеру. Это избавляет от необходимости ежемесячно отчитываться и упрощает взаимодействие между участниками процесса.

Совет

Если вы работаете самостоятельно, а затем решаете расширить бизнес и нанять второго сотрудника, то разделите задачи. Вы можете заняться проверкой сумм, документов и их наличия, подготовкой отчетности. Помощнику отдайте ввод первички: такое распределение делает работу удобнее.