Хранение первички

Преодолеваем барьеры в законодательстве при обмене электронными документами

В законодательстве об ЭДО можно найти белые пятна разного размера и качества. Это неудивительно, ведь при создании законов нельзя предусмотреть все и сразу. В результате у нас накопилось множество вопросов о том, как преодолевать многочисленные пробелы, становящиеся настоящими барьерами на пути к электронным документам. Рассмотрим некоторые из них.
Преодолеваем барьеры в законодательстве при обмене электронными документами
Анастасия Щепина, аналитик Synerdocs

В законодательстве об ЭДО можно найти белые пятна разного размера и качества. Это неудивительно, ведь при создании законов нельзя предусмотреть все и сразу. В результате у нас накопилось множество вопросов о том, как преодолевать многочисленные пробелы, становящиеся настоящими барьерами на пути к электронным документам. Рассмотрим некоторые из них.

Пожалуй, самая неурегулированная законами область в части электронных документов – это хранение. Данный вопрос не всегда рассматривают среди первых, но после начала внедрения электронных документов он, скорее всего, возникнет. Вот основные вопросы:

Где и как хранить документы с обеспечением их юридической силы? Технологии развиваются очень стремительно, и нет  гарантий, что вы сможете открыть и просмотреть документ, созданный 10 лет назад. Меняются форматы, носители, просмотрщики. Поэтому оригиналы документов с требованиями к долговременному хранению (более 10-15 лет) стоит создавать и хранить в бумажном виде так, как мы привыкли.

А вот оригиналы документов, имеющие не такой большой срок хранения (счета-фактуры, например), проще создавать и хранить в электронном виде. Причем лучше в формате, который не требует специальных средств для просмотра (например, XML или PDF/A). Но в любом случае, хранить электронный документ нужно в том формате, в котором он создавался и обязательно с электронной подписью и сертификатом ключа проверки электронной подписи.

Местом хранения может быть локальное хранилище, в том числе с использованием специализированных решений, которые помогут с упорядочиванием, поиском и разграничением прав доступа к документами. Также они помогут упростить работу и с бумажными документами. Главное, о чем нужно помнить, это регулярные резервное копирование данных на разные носители, их проверка и замена.

Также сейчас получает широкое распространение облачное хранение. Такую услугу, кстати, могут оказывать и операторы ЭДО счетов-фактур. О резервном копировании данных, замене носителей и безопасности ваших документов позаботится уже центр обработки данных, в котором будут храниться документы.

Как доказать действительность ЭП спустя несколько лет? В соответствии со ст. 11 ФЗ от 06.04.2011 № 63 «Об электронной подписи» одним из признаков действительности квалифицированной ЭП является действительность квалифицированного сертификата на момент подписания электронного документа (при наличии достоверной информации о моменте подписания электронного документа) или на день проверки действительности указанного сертификата, если момент подписания электронного документа не определен. Сам квалифицированный сертификат выдается на 1 год. Без специальных решений, проверить действительность сертификата ЭП спустя, например, 5 лет нельзя. Решением вопроса является так называемая усовершенствованная электронная подпись. Она включает в себя штамп времени, доказывающий факт существования ЭП документа в момент подписания и доказательства действительности сертификата.

Выездные налоговые проверки и выемка документов. Мы храним документы для того, чтобы можно было спустя какое-то время доказать с их помощью факт совершения хозяйственных операций. И наиболее вероятные ситуации, когда нужны подобные доказательства, тоже не очень урегулированы законом, - это выездные налоговые проверки и выемка.

Как подготовиться к выездной налоговой проверке?  О выездных налоговых проверках мы уже говорили, поэтому лишь коротко напомню, что правила проверки одинаковы как для электронных, так и для бумажных счетов-фактур (см. Письмо ФНС России от 25.07.2013 № АС-4-2/13622 "О рекомендациях по проведению выездных налоговых проверок").

Инспектору нужно обеспечить доступ к электронным документам (см. п. 12 ст. 89 Налогового Кодекса РФ). Для этого можно выгрузить документы из учетной системы на съемный носитель и загрузить непосредственно на компьютер, за которым будет сидеть инспектор. Если позволяет ваша учетная система, можно предоставить доступ только к тем документам, которые будут затребованы. О подобной услуге вы можете также попробовать попросить оператора электронного документооборота. Но на деле, скорее всего, электронные документы, составленные по форматам ФНС, будут истребоваться по телекоммуникационным каналам связи (см. п. 2 ст. 93 Налогового Кодекса РФ).

Что помнить при выемке? На вопросы о выемке электронных документов налоговые органы не дают однозначных ответов. Некоторые местные инспекции говорят об изъятии жесткого диска. Но среди нужных документов на диске может быть множество тех, которые отношения к проверке не имеют, что противоречит п. 5 ст. 94 Налогового кодекса РФ.

Кроме того, документы можно выгрузить на съемный носитель информации, например, флеш-карта или диск.

В целом, наиболее логичным и правильным способом получения электронных документов является механизм истребования и представления их через ТКС. В конечном итоге обмен электронным документами должен исключить такое понятие как «выемка».

Но сейчас о выемке не стоит забывать. И лучше сразу спросить у инспекции, как они представляют себе проведение выемки и, возможно, заранее предложить вариант изъятия на съемном носителе.

Если позиция инспекции жесткая и будет изыматься, например, жесткий диск, то не забывайте о резервном копировании документов на разные носители. Это позволит сохранить документы в компании и работа не встанет из-за отсутствия информации.

Представление электронных документов в ФНС. Казалось бы, здесь уже все понятно и решено. На самом деле остался небольшой вопрос: как же представлять электронные документы, которые созданы не по форматам ФНС?

На эту тему есть несколько писем Минфина, например, от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1 и от 11.01.2012 № 03-02-07/1-2. Если истребуемый документ составлен в электронном виде не по форматам ФНС, представление документа производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью.

Подводим итог

Как видите, практика творит чудеса – даже на самые сложные вопросы всегда можно найти ответы. Как конкретно? Вот несколько советов, что делать, если по вашему вопросу нет ответа в законодательстве:

  1. Руководствуйтесь общими положениями законодательства и существующими разъяснениями. Например, на сайте ФНС есть раздел с разъяснениями, обязательными для применения налоговыми органами. На письма из этого раздела можно ссылаться при спорах, так как, в отличие от общего правила, они носят обязательный, а не рекомендательный характер.
  2. Определите четкие и детальные правила в своих локальных нормативных актах или соглашениях.
  3. Обращайтесь за разъяснениями в государственные органы. Например, в ФНС это можно сделать через специальный онлайн-сервис.

❄️ Зимняя акция! Прокачайте навыки для нового года ❄️

🔥 Профессия бухгалтер с нуля – Научись бухгалтерии с нуля и применяй знания на любом участке учета! 💰 Цена: 3 500 ₽

🔥 Восемь ФСБУ – Забудь о претензиях от налоговиков к учету, начни с легкостью применять федеральные стандарты! 💼 Цена: 3 500 ₽

🔥 НДС: расчет, декларация, 1С – Разберись с НДС раз и навсегда! От расчета до сдачи декларации – всё просто и понятно. Стань специалистом по НДС! 📊 Цена: 3 500 ₽

🌨️ Запишитесь на курс и получите готовые шаблоны отчетности!

Посмотреть каталог

Начать дискуссию


Госзакупки

Участие в тендерах для начинающих: пошаговая инструкция

Тендеры делают государственные закупки максимально прозрачными: поставщик заранее видит, какие требования и ограничения установлены для конкретного заказа. По правилам 44-ФЗ, участие в тендерах бесплатное, но и конкуренция высока. Рассказываем, как начать участвовать в госзакупках и заключить контракт.

Участие в тендерах для начинающих: пошаговая инструкция

Входим в 2025 год: самые важные изменения с 1 января

До наступления нового года осталось чуть больше недели, а значит, совсем скоро в свои права вступит не только 2025 год, но и многие положения налоговой реформы-2025. Рассказываем, с какими переменами бухгалтерам придется столкнуться в первый рабочий день и как подготовиться к этим изменениям, чтобы без стресса влиться в рабочий процесс.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Главного бухгалтера не привлекли к субсидиарной ответственности — не нашли доказательств

Тот факт, что главбух была в родственных отношениях с гендиректором, сам по себе поводом для субсидиарной ответственности служить не может.

Курсы повышения
квалификации

21
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

15 лучших онлайн-школ по английскому языку

Английский язык является международным и используется более чем в 60 странах мира. Его знание открывает возможности в разных сферах: для работы в международных компаниях, учебы за границей или комфортных путешествий. Онлайн-школы предлагают программы, подходящие для любых целей.

15 лучших онлайн-школ по английскому языку
Инвестиции

Облигации-фавориты на 2025 год от экспертов БКС

Аналитики БКС в своей стратегии на следующий год тактически делают выбор в пользу облигаций, поскольку здесь рекордные доходности, а премия за риск в акциях невысока. Стратегически, конечно, они смотрят на акции. Я смотрю и на акции, и на облигации, но сейчас давайте посмотрим на список облигаций-фаворитов.

Облигации-фавориты на 2025 год от экспертов БКС
1

Утренний бухгалтер № 5795. Коммунальщики на УСН не знают, как платить НДС в 2025 году

За чей счет банкет, если в тариф НДС не закладывали?

Продажа земли

Здравствуйте,подскажите пожалуйста при продаже земельного участка одной организацией другой, сумма продажи составляет балансовая стоимость или кадастровая.Если кадастровая...

Читать полностью

Эксперт:

Надежда Камышева

Надежда Камышева
Эксперт

При УСН учитывается в расходах покупка амортизируемого имущества, а земля не амортизируется. Поэтому покупку земли при упрощенке принять в расходы...

Читать полностью

ИП с патентом на 2025 год еще может от него отказаться. Потом сделать это будет сложнее. 🚩«Ночной бухгалтер» № 1839

Некоторые ИП до сих пор не определились с тем, какую систему налогообложения им применять в 2025 году, а время поджимает. Получить патент на 2025 можно было, подав заявление до 17 декабря включительно, что многие и сделали. Но ИП может решить применять только УСН или поменять планы и вообще начать работать с НДС. Сейчас отказаться от патента еще не поздно.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
НДС на УСН

Для кого УСН на НДС — новый способ экономии на налогах?

Все говорят о том как плохо УСН-щикам платить НДС. И никто о том, что это шанс для ОСНО остаться с НДС, но не платить налог на прибыль в 2025.

Для кого УСН на НДС — новый способ экономии на налогах?
Право

Шесть новых законов января 2025 года: разбираем ключевые моменты

Последний месяц 2024 близится к своему завершению, и уже совсем скоро под бой курантов придет январь 2025 года. К его началу приурочено вступление в силу многих новых законов. Представлю вашему вниманию некоторые из них.

Шесть новых законов января 2025 года: разбираем ключевые моменты

Страховые взносы в 2024 году: самые важные письма ФНС и Минфина. Обзор для бухгалтера

Подготовили для вас большой обзор разъяснений Минфина и ФНС по страховым взносам. Все кратко, четко, по делу. Забирайте в закладки.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Мошенничество

Как проверять электронную почту: 7 признаков писем от мошенников

Все почтовые сервисы стараются блокировать спам, но мошенники находят способы обойти защитные фильтры. Буквально любое письмо может быть опасным. В прикрепленных файлах нередко прячется вирус, а ссылки из писем ведут на фишинговые сайты, где воруют персональные данные и деньги. Рассказываем, по каким признакам распознать ловушку.

Как проверять электронную почту: 7 признаков писем от мошенников
Обучение для бухгалтеров

Восемь функций 1С для учета на маркетплейсах

Выбрали восемь самых нужных функций в 1С, которые упростят учет операций на маркетплейсах.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Обзор налоговых новостей

ФНС исключила все страны ЕС из перечня государств, с которыми осуществляется автоматический обмен финансовой информацией

Автоматический обмен финансовой информацией со странами ЕС исключен приказом ФНС № ЕД-7-17/916@ от 30.10.2024.

Новогодний чек-лист для предпринимателя 🎅 (ИП)

Что нужно сделать предпринимателям до Нового года, пересылайте знакомым и клиентам, если они «самостоятельные» и себе берите на вооружение.

О бухгалтерском и налоговом учете, а также порядке исчисления НДС при продаже товара с убытком

Организация планирует продать товар с убытком. Отгрузка будет осуществлена в несколько этапов. Как отражать реализацию товара с убытком в бухгалтерском и налоговом учете? Нужно ли в бухгалтерском учете создавать резерв под обесценение? Есть ли налоговые риски?

Ведение бизнеса

Создание эффективного ИТ-отдела: возможности, риски и оптимальные решения

Создание и поддержка собственного ИТ-отдела — это серьезные вложения, которые требуют хорошего планирования и управления. Компании, которые решают развивать свои внутренние ИТ-ресурсы, сталкиваются с финансовыми затратами и некоторыми рисками. Давайте разберем основные моменты, связанные с работой ИТ-отдела, возможные риски и лучшие решения, которые помогут.

Создание эффективного ИТ-отдела: возможности, риски и оптимальные решения
Машиночитаемые доверенности (МЧД)

Что нужно знать при работе с МЧД? Эксперты ответили на самые сложные вопросы

Сегодня разбираем вопросы по машиночитаемым доверенностям, с которыми к нам чаще всего обращаются клиенты. Ответы предоставили ведущий эксперт по направлению и главный разработчик сервиса выпуска и управления МЧД Айтиком.Доверенности.

Что нужно знать при работе с МЧД? Эксперты ответили на самые сложные вопросы
Госзакупки

Российские товары в приоритете: как подготовиться к изменениям в 223-ФЗ?

С 1 января 2025 года вступают в силу новые правила применения национального режима в закупках по 223-ФЗ, касающиеся предоставления приоритета российским товарам, работам и услугам (ТРУ). Это значит, что закупки иностранной продукции станут сложнее. Разберем, как подготовиться к изменениям и избежать проблем.

Российские товары в приоритете: как подготовиться к изменениям в 223-ФЗ?

Как законным способом списать долги по всем кредитам и забыть о финансовой пропасти

Потеря работы, несчастный случай или чрезвычайное происшествие могут оставить человека наедине с его долгами. О том, как полностью законно списать их и выбрать компанию, которая поможет с процедурой банкротства — в нашей статье.

Как законным способом списать долги по всем кредитам и забыть о финансовой пропасти

Интересные материалы

Учет доходов

Как учесть доходы, если заказчик не подписал акт

В практике часто встречается ситуация, когда подрядчик, качественно завершивший свои обязательства, отправляет заказчику акт о выполнении работ, но последний отказывается его подписать. Тогда основной проблемой для подрядчика становится получение оплаты за выполненные услуги через суд.

Как учесть доходы, если заказчик не подписал акт
1