Проведение инвентаризации как мероприятие внутреннего контроля

Источник: Журнал "Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение"

Одним из мероприятий внутреннего контроля является проведение в учреждении инвентаризации имущества и расчетов, благодаря которой выявляется фактическое наличие имущества, производится сопоставление его с данными бухгалтерского учета, проверяется полнота отражения в учете расчетов, обязательств. В этой статье рассмотрим, какими документами оформляется инвентаризация, порядок их заполнения и исправления ошибок, а также порядок отражения в бухгалтерском учете выявленных при инвентаризации результатов.

Общие положения

Инвентаризация в учреждении проводится в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 (далее – Методические указания), и разработанным на их основе порядком проведения инвентаризации в учреждении и утвержденным приказом учреждения, устанавливающим учетную политику, или иным локальным актом.

Устанавливать количество инвентаризаций для проведения в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, является прерогативой учреждения, за исключением случаев, с наступлением которых проведение инвентаризации обязательно. Ими являются (п. 1.5 Методических указаний):

• передача имущества в аренду, выкуп, продажа;
• смена материально ответственных лиц;
• выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• составление годовой бухгалтерской отчетности;
• реорганизация или ликвидация организации;
• стихийное бедствие, пожар или другие чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями;
• иные случаи, предусмотренные законодательством РФ.

Методическими указаниями учреждениям разрешено проводить инвентаризацию (п. 1.5):

• основных средств – один раз в три года;
• товаров, сырья и материалов в учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, – в период наименьших остатков.

Согласно п. 7.2 Порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 08.10.2012 № 1077, инвентаризация проводится:

• ежегодно в отношении документов, имеющих в оформлении драгоценные металлы и (или) драгоценные камни;
• один раз в пять лет – редкие и ценные книги;
• один раз в пять лет – библиотечный фонд до 50 тыс. учетных единиц;
• один раз в семь лет – библиотечный фонд от 50 до 200 тыс. учетных единиц;
• один раз в 10 лет – библиотечный фонд от 200 тыс. до 1 млн учетных единиц;
• один раз в 15 лет – библиотечный фонд от 1 до 10 млн учетных единиц;
• один раз в 20 лет – библиотечный фонд от 10 до 20 млн учетных единиц;
• ежегодно по 1 млн экземпляров – библиотечный фонд свыше 20 млн учетных единиц.

Проведение инвентаризации в учреждении осуществляется постоянно действующей инвентаризационной комиссией, в состав которой входят представители администрации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и др.) (п. 2.3 Методических указаний).

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными (п. 2.3 Методических указаний). Недействительной считается также инвентаризация, проведенная в отсутствие материально ответственных лиц (п. 2.8 Методических указаний).

Документальное оформление инвентаризации

Для оформления инвентаризации применяются формы инвентаризационных описей, утвержденные Приказом Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н. В зависимости от объекта учета используются следующие формы:

1) ивентаризационная опись ценных бумаг (ф. 0504081). При ее заполнении указывается наименование ценной бумаги и ее эмитента, а также серия и номер; стоимость по номиналу единицы ценной бумаги, код валюты, в которой номинирована ценная бумага, курс ЦБ РФ на дату проведения инвентаризации; количество принадлежащих учреждению ценных бумаг; номинальная стоимость имеющегося пакета ценных бумаг в иностранной валюте (в рублевом эквиваленте, рассчитанном по курсу, указанному в описи), в рублях; первоначальная стоимость ценных бумаг в рублях;

2) инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082). В форме указывается следующая информация: наименование кредитной организации, номер счета в ней, код валюты по ОКВ, остаток денежных средств на дату инвентаризации в иностранной валюте, курс ЦБ РФ на дату инвентаризации и остаток на счете на дату инвентаризации в рублях. Кроме того, в ней должна быть произведена запись о подтверждении к началу инвентаризации данных о наличии денежных средств банковскими выписками;

3) инвентаризационная опись задолженности по кредитам, займам (ссудам) (ф. 0504083). Заполнение этой формы производится по видам задолженности в разрезе заемщиков и кредитных соглашений по соответствующим номерам счетов бухгалтерского учета. В описи приводится информация о сумме задолженности в рублях и в иностранной валюте: по основному долгу, по начисленным и неуплаченным процентам, по штрафным санкциям за нецелевое использование средств, по штрафам (пеням) за несвоевременный возврат и неуплату процентов, а также сумма задолженности, подтвержденная дебиторами; сумма задолженности, не подтвержденная дебиторами; сумма просроченной задолженности (с истекшим сроком исковой давности);

4) инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086). Эта опись составляется по видам документов и материально ответственным лицам с указанием места проведения инвентаризации, с распиской материально ответственного лица. При ее оформлении указывается: наименование и коды бланков строгой отчетности; единица измерения; сведения о фактическом наличии (цена, количество); сведения по данным бухгалтерского учета (количество, сумма); сведения о результатах инвентаризации (по недостаче и по излишкам – количество и сумма);

5) инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087). Данная форма составляется по материально ответственным лицам с указанием места проведения инвентаризации и с распиской материально ответственного лица. В ней указывается наименование и код объекта учета; инвентарный номер; единица измерения; сведения о фактическом наличии объекта учета (цена, количество); сведения по данным бухгалтерского учета (количество, сумма); сведения о результатах инвентаризации (по недостаче и по излишкам – количество и сумма);

6) инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088). В этой форме указываются сведения о наличии денежных средств в кассе учреждения фактически и по учетным данным (цифрами и прописью); сведения по недостаче и по излишкам, выявленным по результатам инвентаризации; номера последних приходного и расходного кассовых ордеров;

7) ивентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0505089). В описи приводятся сведения по дебиторской (кредиторской) задолженности; наименование дебитора (кредитора), в случае отражения расчетов по обязательным платежам в бюджеты бюджетной системы РФ данные о сумме задолженности учреждения по платежам (переплатам по платежам в бюджеты) отражаются по видам платежей в разрезе соответствующих бюджетов бюджетной системы РФ, в которые подлежит перечислению задолженность; номер счета бухгалтерского учета; общая сумма задолженности по данным бухгалтерского учета, в том числе подтвержденная дебиторами (кредиторами), не подтвержденная дебиторами (кредиторами), а также сумма задолженности с истекшим сроком исковой давности;

9) инвентаризационная опись расчетов по поступлениям (ф. 0504091). В описи отражаются сведения по данным бухгалтерского учета, номер счета бухгалтерского учета, общая сумма задолженности плательщика («всего»), в том числе подтвержденная дебитором, не подтвержденная дебитором, а также сумма задолженности с истекшим сроком исковой давности.

По имуществу, находящемуся на ответственном хранении, арендованному или полученному для переработки, оформляются отдельные описи.

Отдельную опись также составляют на основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т. п.).

Выявленные в ходе проведения инвентаризации расхождения с данными бухгалтерского учета по каждому объекту учета в количественном и стоимостном выражении заносятся в ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092).

На основании этой ведомости оставляется акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835).

Порядок оформления инвентаризационных описей

Перечисленные выше инвентаризационные описи должны быть составлены не менее чем в двух экземплярах (п. 2.5 Методических указаний). При их заполнении следует учитывать следующее:

• сведения о фактическом наличии имущества заносятся в описи только на основании результатов, полученных путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера;
• сведения о фактическом наличии материалов и товаров, хранящихся в неповрежденной упаковке поставщика, могут заноситься на основании документов поставщика при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов может производиться на основании обмеров и технических расчетов;
• наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указываются в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете;
• на каждой странице описи указывается прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны;
• в описях не должно быть незаполненных строк, а незаполненные на последних страницах строки нужно прочеркивать;
• на последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку;
• допущенные ошибки исправляются во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами;
• описи подписываются всеми члены инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких‑либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Кроме того, Методическими указаниями определены особенности оформления описей по отдельным объектам, а именно:

• по машинам, оборудованию и транспортным средствам по каждому объекту приводятся заводской инвентарный номер по техническому паспорту организации-изготовителя, год выпуска, назначение, мощность и т. д.;
• однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и другие объекты одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений учреждения и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета указываются по наименованиям с указанием количества этих предметов;
• товарно-материальные ценности указываются по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.);
• по товарно-материальным ценностям, переданным в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов;
• предметы спецодежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт, должны записываться в инвентаризационную опись на основании ведомостей-накладных или квитанций организаций, оказывающих эти услуги;
• товарно-материальные ценности, не списанные и пришедшие в негодность, в инвентаризационную опись не включаются, на них составляется акт на списание с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования этих предметов в хозяйственных целях;
• драгоценные металлы и драгоценные камни, содержащиеся в деталях и изделиях (находящихся в составе незавершенного производства) и не поддающиеся взвешиванию указываются в массе драгоценных металлов и драгоценных камней, установленных по учетным данным или по нормам расхода на детали (изделия) с учетом процента готовности;
• драгоценные металлы и драгоценные камни, находящиеся в составе оборудования, – указываются в описи по учетным техническим документам или комиссионно;
• драгоценные металлы в сплавах, химических соединениях, находящиеся во время инвентаризации в опломбированной специальной таре, предохраняющей их от порчи, заносятся в инвентаризационную опись на основании учетной и технической документации, документов поставщика или данных входного контроля;
• тара указывается в инвентаризационных описях по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта).

Инвентаризация расчетов проводится в основном по бухгалтерским документам в согласовании с корреспондирующими счетами (субсчетами). При ее проведении используются данные аналитического учета, первичные документы, акты сверки расчетов. В ходе проведения инвентаризации расчетов устанавливается: правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями учреждения, выделенными на отдельный баланс, правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям и сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

Оформление результатов инвентаризации и их отражение в бухгалтерском учете

В результате проведенной инвентаризации могут быть выявлены излишки или недостачи.

Согласно п. 31 Инструкции № 157н^[1]излишки принимаются к бухгалтерскому учету по текущей рыночной стоимости, установленной на дату принятия к бухгалтерскому учету, под которой понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов на дату принятия к учету.

Внесенными Приказом Минфина РФ от 29.08.2014 № 89н (далее – Приказ № 89н) в Инструкцию № 157н изменениями термин «текущая рыночная стоимость» заменен на «текущую оценочную стоимость». Таким образом, сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи активов на дату принятия к учету, теперь является текущей оценочной стоимостью.

Положения Приказа № 89н применяются при формировании показателей объектов учета на последний день отчетного периода 2014 года, если иное не установлено учетной политикой учреждения.

Операция по принятию выявленных в ходе проведения инвентаризации излишков к бухгалтерскому учету отражается следующей корреспонденцией счетов:

*

Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденная Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.

**

Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.

***

Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.

Для формирования в денежном выражении информации о состоянии расчетов по суммам причиненных ущербов, в том числе недостач, имуществу учреждения и операций, изменяющих указанные расчеты, используется счет 0 209 00 000 «Расчеты по ущербу имуществу».

Приказом № 89н данный счет переименован, он будет называться «Расходы по ущербу и иным доходам».

Для учета расчетов по ущербу нефинансовым и финансовым активам используются следующие счета:

• 0 209 71 000 «Расчеты по ущербу основным средствам»;
• 0 209 72 000 «Расчеты по ущербу нематериальным активам»;
• 0 209 73 000 «Расчеты по ущербу непроизведенным активам»;
• 0 209 74 000 «Расчеты по ущербу материальных запасов»;
• 0 209 81 000 «Расчеты по недостачам денежных средств»;
• 0 209 82 000 «Расчеты по недостачам иных финансовых активов».

Стоит отметить, к перечисленным аналитическим счетам согласно изменениям, вносимым Приказом № 89н, добавится еще счет 0 209 83 000 «Расчеты по иным доходам».

В бухгалтерском учете суммы выявленных недостач отражаются следующим образом:

*

Инструкция № 162н не содержит такой проводки. По мнению автора, в случае выявления недостачи денежных документов и финансовых активов казенные учреждения могут воспользоваться приведенной проводкой.

Согласно п. 5.5 Методических указаний результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.

В бюджетном учреждении культуры в ходе проведения инвентаризации были выявлены:

• неучтенное оборудование (иное движимое имущество) текущая рыночная (оценочная) стоимость которого составила 54 000 руб.;
• недостача продуктов питания в размере норм естественной убыли на сумму 1 500 руб. Расходы учтены при формировании себестоимости услуг в рамках выполнения госзадания в составе прямых расходов;
• недостача мягкого инвентаря (иного движимого имущества) на сумму 800 руб. (виновные лица не установлены) (приобретены за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности);
• недостача компьютера в сумме 16 000 руб. (иное движимое имущество), приобретенного за счет средств от приносящей доход деятельности.

Сумма недостачи мягкого инвентаря возмещена лицами, их допустившими, путем внесения денежных средств в кассу учреждения.

В бухгалтерском учете эти операции нужно отразить следующей корреспонденцией счетов:

* * *

В этой статье перечислены формы документов, которыми следует оформлять проводимую в учреждении инвентаризацию в зависимости от объекта учета, и основные требования, предъявляемые к их заполнению. На примере приведен порядок отражения результатов проведенной инвентаризации в бухгалтерском учете.

^[1] Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.