Нормы расхода ГСМ: когда и как применять

Деятельность любой организации, в которой присутствуют автомобили и другие транспортные средства, всегда сопряжена с расходами, связанными с эксплуатацией автомобилей, в частности, затратами на приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ).

С ростом стоимости ГСМ в нашей стране, руководители компаний всё чаще ищут ответы на ряд важных вопросов. Какие существуют инструменты, помогающие контролировать расход топлива? Как снизить расходы на ГСМ, но сохранить эффективность работы всей организации?

В настоящее время существует ряд механизмов, которые активно используются для контроля и оптимизации расходов на ГСМ. В данной статье мы рассмотрим, как и когда осуществлять нормирование расходов на ГСМ.

Как нормировать?

Общий принцип нормирования расходов основывается на сравнении нормативных затрат на ГСМ с фактически списанными расходами, и как следствие, управляющее воздействие на выявляемые экономию и главное - перерасход.

Существует два метода списания ГСМ:

1. На основании данных о фактически выработанном топливе. При этом следует ежемесячно в специальном акте подтверждать остатки бензина в баках автотранспорта.
2. По нормам расхода, утвержденным руководителем организации, с учетом марки и модели эксплуатируемых автомобилей, степени износа, условий работы. Или же при списании ГСМ можно использовать «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», установленные распоряжением Минтранса РФ от 14 марта 2008 года № АМ-23-р.

Проще использовать нормы и поправочные коэффициенты Минтранса, однако можно разработать собственные нормы для организации. Чаще всего собственные нормы принимают организации с большим парком транспортных средств, поскольку процесс разработки собственных норм является достаточно трудозатратным:

• издается приказ директора о необходимости провести замеры расхода топлива по маршрутам и в различных условиях;
• оформляются актами по каждому автомобилю результаты замеров;
• утверждаются внутренние нормы расхода топлива, например, в форме Положения о контроле за расходом бензина.

Чтобы при этом избежать вопросов со стороны налоговиков, необходимо подтвердить, что принятые в учетной политике нормы учитывают реальные транспортные условия и техническое состояние транспортных средств. Ведь только таких подробных расчетов расхода топлива по каждой автомашине будет достаточно, чтобы у проверяющих не возникло сомнений в обоснованности затрат.

Чтобы списать затраты на ГСМ, они должны быть экономически обоснованы. Под этим налоговики понимают ситуацию, когда фактический расход ГСМ не превышает нормы расхода топлива, утвержденной в организации. Это действует и для общей, и для упрощенной системы налогообложения.

Учитывайте особые условия

Существует возможность учета расходов на ГСМ в повышенном размере дает распоряжение Минтранса РФ от 14 марта 2008 года № АМ-23-р. Нормы расхода ГСМ могут повышаться при работе автотранспорта в следующих условиях:

• в зимнее время года (в зависимости от климатических районов страны) – с 5% до 20%;
• на дорогах общего пользования в горной местности (в зависимости от высоты над уровнем моря) – до 20%;
• на дорогах общего пользования со сложным планом (в зависимости от категории трассы) – до 30%;
• в городах (в зависимости от количества жителей) – до 25%;
• при частых технологических остановках, связанных с погрузкой и выгрузкой, – до 10%;
• при перевозке нестандартных, крупногабаритных, тяжеловесных, опасных грузов, грузов в стекле и т.д. с пониженной скоростью – до 35%;
• при обкатке новых и вышедших из капремонта автомобилей – до 10%;
• при использовании кондиционера или установке системы «климат-контроль» при движении транспортного средства – до 7% от базовой нормы.

Таким образом, для регулирования расхода ГСМ следует установить различные режимы его использования в зависимости от условий эксплуатации автомобиля.

IT в помощь

На помощь в решении практически любых бизнес-процессов приходит программное обеспечение. Главное выбрать удобный для себя инструмент, чтобы при минимуме усилий получить максимальный результат.

Для отслеживания нормативных и фактических расходов на ГСМ можно использовать привычный всем Excel. Однако, для того, чтобы сделать учет и контроль более удобным, зачастую используют специализированные программные продукты. С их помощью можно учитывать в автоматическом режиме поступление и расход ГСМ по автотранспортным средствам, по водителям и по видам, контролировать отклонение фактических затрат от нормативных, формировать отчетность и т.д.

Если случился перерасход

Любые отчеты имеют смысл лишь в сравнении с предыдущими или последующими показателями. Если Вы увидели, что факт расходования ГСМ значительно отклонился от нормы, нужно проанализировать причины и принять решение.

Помните, что факт повышенного расхода не всегда свидетельствует о нелегальной утечке топлива. Возможно, нужно пересмотреть нормирование. Допустим, не учтены зимние нормативы, и ГСМ по-прежнему списываются по летним нормативам. Также на расходы топлива могут влиять и другие факторы: по городу или трассе ехал автомобиль, с грузом или без и т д.

Обязательно нужно получить объяснительную водителя о перерасходе, после чего принимается решение — учесть ли перерасход при налогообложении прибыли, списать ли за счет собственных средств компании или удержать с водителя.

Таким образом, каждая организация сама оценивает важность учета расходов ГСМ, выбирает соответствующие механизмы оптимизации затрат, в частности использует нормы расходы ГСМ, как эталон, относительного которого будет выявляться экономия или перерасход.

Да, можно списывать ГСМ в размере фактических затрат, но обоснованными затратами будут только расходы в пределах установленных в учетной политике норм.

Самостоятельно разрабатывают нормы расхода ГСМ организации с большим парком, либо в которых доля таких расходов является существенной. В противном случае можно использовать стандартные нормы, установленные распоряжением Минтранса РФ от 14 марта 2008 года № АМ-23-р и соответствующие повышающие коэффициенты.