Какую отчетность турфирме нужно сдать по доходам сотрудников
Представлять в налоговые инспекции сведения о доходах физических лиц должны все турфирмы – налоговые агенты. То есть те, которые выплачивали людям доходы, подлежащие обложению налогом на доходы физических лиц.
Сведения о доходах за 2014 года турфирмы подают в свои инспекции по следующим формам:
- 2-НДФЛ (утверждена приказом ФНС России 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611@). Ее надо подать не позднее 1 апреля;
- в виде приложения № 2 «Сведения о доходах физического лица, выплаченных ему налоговым агентом от операций с ценными бумагами, операций с финансовыми инструментами срочных сделок…»). Оно входит в состав декларации по налогу на прибыль (утверждена приказом ФНС России от 26 ноября 2014 г. № ММВ-7-3/600@). По этой форме турфирмы отчитываются по дивидендам, выплачиваемым своим учредителям.
Дальше подробно расскажем, как заполнить и куда сдать справки по форме 2-НДФЛ.
Как заполнять справки 2-НДФЛ
Прежде чем приступить к заполнению справок, сначала проверьте полноту и правильность учета: доходов, полученных физлицами в 2014 году, предоставленных им вычетов, применения ставок.
Необходимо также уточнить персональные данные налогоплательщиков. Если они изменились (например, поменялись фамилия, документы, удостоверяющие личность), следует внести соответствующие изменения и в регистры налогового учета по НДФЛ. И только после этого бухгалтеру следует приступать к заполнению справок. Не забудьте, что каждая справка оформляется на конкретного человека.
А теперь рассмотрим пример заполнения справок в разных ситуациях.
Налог перечислен в январе
Налог с декабрьского заработка работника турфирма удержала и перечислила в бюджет в январе 2015 года.
В таком случае сумму налога с доходов 2014 года нужно отразить в справках за 2014 год, даже если эта сумма налога удержана и перечислена налоговым агентом в 2015 году.
Если турфирма удержала и перечислила налог уже после того, как подала справку в инспекцию, ей придется сдать уточненную справку за 2014 год.
Турфирма не удержала налог с дорогого подарка
В декабре 2014 года турфирма выдала работнику подарок к юбилею на сумму 8500 руб. Однако НДФЛ с подарка она не удержала. › |
› | Подарки работнику общей стоимостью до 4000 руб. в год НДФЛ не облагаются.
Если исчисленный налог до окончания 2014 года турфирма не смогла удержать с декабрьского заработка, ей придется подготовить сообщение об этом в налоговую инспекцию. В этом случае оформляется две справки о доходах данного налогоплательщика с признаком 2: одна направляется в инспекцию, а вторая выдается самому человеку. Вообще такую справку нужно было представить в инспекцию до 1 февраля 2015 года. В ней надо было указать не только данные о налоговом агенте и налогоплательщике, но и отразить сумму подарка и полагающегося вычета в размере 4000 руб., коды дохода и вычета, сумму исчисленного налога и налога, не удержанного налоговым агентом.
Если же турфирма вовремя не отчиталась, справку все равно надо сдать.
При этом не позднее 1 апреля 2015 года надо подать в инспекцию на этого работника еще одну справку с признаком 1. В ней надо отразить данные о налоговом агенте и налогоплательщике, все полученные в 2014 году суммы доходов, облагаемые налогом, и предоставленные вычеты (по соответствующим кодам), общие суммы дохода, налоговую базу, суммы исчисленного, удержанного и перечисленного налога. В справке с признаком 1 также должна быть отражена сумма подарка и размер вычета, а также сумма неудержанного налога.
Компания пересчитала налог
Работник с 4 декабря 2014 года ушел в отпуск. Отпускные ему выплатили 1 декабря 2014 года. Однако 8 декабря 2014 года работник взял больничный, проболев до конца 2014 года. В январе 2015 года работник сдал больничный лист в бухгалтерию. В связи с болезнью работника бухгалтерия перерасчитала отпускные и начислила пособие по временной нетрудоспособности, которые работник получил уже в 2015 году. Часть начисленных ранее сумм отпускных и НДФЛ за декабрь 2014 года сторнировали. Переплату по НДФЛ за декабрь турфирма вернула работнику в январе 2015 года.
Дата получения отпускных и больничного пособия определяется в соответствии с подпунктом 1пункта 1 статьи 223 Налогового кодекса РФ как день выплаты этих доходов.
При заполнении справки сумму декабрьского заработка и отпускных (с учетом перерасчета) следует отразить как в регистре налогового учета по НДФЛ, так и в справке в составе доходов за декабрь 2014 года. Поэтому в справке 2-НДФЛ по коду дохода 2012 (отпускные) отражается фактическая сумма отпускных. Сумму излишне выплаченных отпускных в справке 2-НДФЛ показывать не надо, поскольку она удержана из доходов работника.
Сумму НДФЛ с декабрьских доходов также следует отразить в регистре налогового учета и в справке о доходах за 2014 год. Причем сумма НДФЛ указывается с учетом перерасчета и возврата переплаты. Сумма переплаты по налогу в справке не отражается, так как ее вернули работнику.
Аналогичная позиция изложена в письме ФНС России от 24 октября 2013 г. № БС-4-11/19079О.
Сотрудник сменил место работы
Сотрудник филиала в октябре 2014 года перешел на работу в головной офис турфирмы. До перехода налог с его заработка турфирма удерживала и перечисляла по местонахождению филиала. Организация и ее филиал находятся в разных районах области. С октября 2014 года с доходов работника удержанный налог фирма перечисляла по месту учета головного офиса.
В такой ситуации на сотрудника следует оформить две справки с признаком 1. В одной надо отразить только доходы, полученные человеком за работу в головном офисе, а также уплаченный с него НДФЛ. В другой справке – доходы, полученные сотрудником за работу в филиале, и налог с них.
Причем в первой справке в разделе 1 надо указать ИНН/КПП организации, код ОКТМО – код муниципального образования, на территории которого находится организация. Во второй справке – ИНН организации, КПП по месту учета филиала, код ОКТМО – код муниципального образования, на территории которого находится филиал организации.
Соответственно, номера у справок будут разными.
Налог пришлось пересчитать из-за того, что у сотрудника поменялся статус
Работник в 2014 году не являлся налоговым резидентом. Поэтому в начале года с его заработка турфирма исчисляла и удерживала налог по ставке в размере 30 процентов. В июле 2014 года работник приобрел статус резидента. В связи с этим бухгалтер пересчитал налог с работника по ставке 13 процентов, предоставив ему стандартные вычеты на троих детей. Помимо этого в организации с июля 2014 года работник получал доход в виде материальной выгоды от экономии на процентах за пользование займом. С материальной выгоды организация исчислила и удержала налог по ставке 35 процентов.
В такой ситуации на работника надо оформить одну справку, но в ней будет столько разделов (с третьего по пятый), сколько ставок турфирма применяла к его доходам.
Например, в третьем разделе справки надо отразить доходы, облагаемые по ставке 13 процентов (по видам кодов), в четвертом – предоставленные стандартные налоговые вычеты (по видам кодов), а в пятом разделе показать общую сумму дохода, налоговую базу и сумму налога (исчисленного, удержанного и перечисленного) по ставке 13 процентов. › |
› | Налоговые вычеты предоставляются резидентам.
В заголовке третьего и пятого разделов проставляется размер ставки 13 процентов. Причем в этом же разделе отражается сумма налога, ранее удержанная по ставке 30 процентов, так как она зачтена в уплату налога по ставке 13 процентов.
В других разделах справки следует указать суммы дохода в виде материальной выгоды и налог по ставке в размере 35 процентов.
Отчитываться на бумаге или электронно
Сведения по форме 2-НДФЛ турфирма может представить либо на бумаге, либо в электронном виде (п. 2 ст. 230 Налогового кодекса РФ). В каком формате отчитаться именно вашей фирме?
На бумажном носителе сведения подают только в тех случаях, когда в течение года турфирма выплатила доходы не более чем 10 людям.
В остальных случаях сведения по форме 2-НДФЛ придется представить в электронном виде.
Датой, когда турфирма представила справки в инспекцию, считается:
- день, когда они были поданы в ваше отделение ИФНС, – если вы отчитываетесь на бумаге;
- день, когда справки были направлены почтовым отправлением с описью вложения, – если вы пересылаете формы по почте;
- день, зафиксированный в подтверждении специализированного оператора связи или налоговой инспекции, – если вы сдаете электронную отчетность.
Рассмотрим процедуру сдачи справок более подробно.
Турфирма подает справки на бумаге
Справки на бумаге турфирме надо представить в инспекцию с сопроводительным реестром в двух экземплярах.
В день сдачи справок и сопроводительных реестров инспектор проверит, правильно ли отражены в документах:
- реквизиты налогового агента (его наименование, ИНН, КПП, ОКТМО);
- реквизиты получателя дохода (Ф.И.О., реквизиты документа, удостоверяющего личность, адрес постоянного места жительства, дата рождения);
- данные о доходах и перечисленных суммах налога (месяц, код дохода, общая сумма дохода, налоговая база, сумма налога, которую турфирма исчислила, удержала и перечислила в бюджет).
По результатам такого визуального контроля инспектор оформит протокол приема сведений о доходах физических лиц на бумажных носителях в двух экземплярах.
По одному экземпляру реестра и протокола инспектор выдаст налоговому агенту, а вторые экземпляры он оставит в инспекции.
В данном случае факт того, что налоговый агент представил в инспекцию верные сведения, будет подтвержден протоколом.
Компания представляет справки на электронных носителях
В этом случае турфирма направляет справки в инспекцию в виде файла (файлов) утвержденного формата. И опять же к файлам надо приложить сопроводительные реестры на бумаге в двух экземплярах на каждый файл.
В этом случае результаты контроля файла со справками о доходах инспектор отразит в протоколе приема сведений, который он оформит вам в двух экземплярах.
По одному экземпляру реестра и протокола выдадут уполномоченному лицу налогового агента либо направят вам по почте, а вторые экземпляры останутся в инспекции.
Предстоит отчитаться в электронном виде
Электронные справки турфирма направляет в инспекцию по телекоммуникационным каналам связи через специализированного оператора связи. Но это только если у турфирмы есть возможность:
- формировать справки в электронном виде;
- шифровать сведения при отправке и дешифровать их при получении информации с использованием шифровальных средств;
- формировать квалифицированную электронную подпись при передаче информации.
Если у турфирмы есть обособленные подразделения, то по каждому из них формируется отдельный файл. При этом в одном файле должны содержаться сведения с одинаковой комбинацией реквизитов: ИНН и КПП, ОКТМО, отчетный год, признак представленных сведений.
В течение 10 дней с даты, когда турфирма отправила сведения в инспекцию, та направляет налоговому агенту реестр и протокол приема сведений в электронном виде. › |
› | В случае подачи уточненных справок в инспекцию надо представить только те сведения, которые скорректированы.
В какую налоговую инспекцию надо представить сведения о доходах
Сведения по форме 2-НДФЛ турфирма должна представить в инспекцию по месту своего учета.
Правда, если она отчитывается по доходам физических лиц, работающих в обособленных подразделениях, сведения придется подать в инспекцию по местонахождению каждого обособленного подразделения. Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от 4 декабря 2012 г. № 03-04-06/8-341.
Важно запомнить
Справку по форме 2-НДФЛ надо заполнять отдельно по каждому работнику, которому турфирма выплачивала доход.
Начать дискуссию