Новые формы первичных документов

Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н (далее – Приказ № 52н) утверждены новые формы первичных документов и регистров бухгалтерского учета, используемых государственными (муниципальными) учреждениями, а также Методические указания по их применению (далее – Методические указания). Данные документы и регистры следует применять при формировании учетной политики на 2015 год. С вступлением в силу Приказа № 52н утрачивает силу ранее действующий Приказ № 173н^[1]. В статье проведем сравнительный анализ новых и старых форм первичных документов.

Прежде всего, напомним, что непосредственно самим приказом Минфина, как и раньше, утверждаются лишь те формы первичных документов, которые относятся к классу 05 «Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации государственного сектора управления» ОКУД^[2]. Теперь перечень таких документов расширился в первую очередь за счет включения в него тех документов, которые ранее утверждались различными постановлениями Госкомстата РФ и относились к классу 03 «Унифицированная система первичной учетной документации» ОКУД.

Насколько изменились коды и названия форм первичных документов, рассмотрим в таблице:

Далее рассмотрим порядок заполнения новых форм первичных документов (в таблице они выделены) в соответствии с Методическими указаниями, приведенными в приложении 5 к Приказу № 52н.

Рекомендации по заполнению новых форм

Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101). Этот документ заменил сразу три ранее применявшихся учреждениями формы, утвержденные Постановлением Гос­комстата РФ от 21.01.2003 № 7 (далее – Постановление № 7):

• акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001);
• акт о приеме-передаче здания (сооружения) (ф. 0306030);
• акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031).

В связи с этим акт по форме 0504101 теперь составляется при оформлении операций по приемке (передаче) имущества, относящегося к объектам нефинансовых активов, в том числе вложений в объекты недвижимого имущества (здания, сооружения и проч.). Кроме того, данный акт применяется при оформлении приема-передачи как одного, так и нескольких объектов нефинансовых активов (то есть групп объектов).

Согласно методическим указаниям акт по форме 0504101 используется для оформления следующих операций:

• передача нефинансовых активов между учреждениями, учреждениями и организациями (иными правообладателями), в том числе при закреплении права оперативного управления (хозяйственного ведения);
• передача имущества в государственную (муниципальную) казну, в том числе при изъятии органом, осуществляющим полномочия собственника государственного (муниципального) имущества, объектов нефинансовых активов из оперативного управления (хозяйственного ведения);
• передача имущества в качестве взноса в уставный капитал (имущественного взноса);
• изменение правообладателя государственного (муниципального) имущества при иных основаниях, за исключением приобретения имущества на государственные (муниципальные) нужды (нужды бюджетных (автономных) учреждений), продажи государственного (муниципального) имущества. При этом учреждению дается право в рамках формирования учетной политики установить порядок применения акта по форме 0504101 при приобретении, безвозмездной передаче, продаже объектов нефинансовых активов.

Накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф. 0504102). Структура и предназначение данной формы во многом повторяет ранее применяемую учреждениями форму 0306032 «Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств», утвержденную Постановлением № 7, с той лишь разницей, что новая форма используется шире.

Новая форма накладной, по сравнению с ранее применяемой формой, используется для оформления и учета перемещения внутри учреждения не только основных средств, но и других объектов нефинансовых активов, в частности:

• нематериальных активов;
• готовой продукции, произведенной учреждением.

Накладная (ф. 0504102) выписывается передающей стороной (структурным подразделением – отправителем) в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получающей и передающей сторон. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй – остается у материально ответственного лица, передающего объект, третий экземпляр передается материально ответственному лицу, принимающему объект.

Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств (ф. 0504103). Данный акт применяется учреждениями вместо утвержденной Постановлением № 7 формы 0306002 с одноименным названием и практически полностью совпадает с ней. Однако в новой форме, в отличие от ранее применяемой формы, дополнительно необходимо указывать реквизиты договоров о проведении работ и сроки их выполнения.

Установлено, что учреждение вправе использовать акт по форме 0504103 при модернизации нематериальных активов, если это зафиксировано в учетной политике.

Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0504104). Данный акт совмещает в себе информацию, ранее указываемую отдельно в следующий формах, утвержденных Постановлением № 7:

• в акте о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. 0306003);
• в акте о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. 0306033).

Таким образом, теперь акт по форме 0504104 составляется на один или несколько объектов нефинансовых активов по одной группе государственного (муниципального) имущества (недвижимое, особо ценное движимое, иное). На объекты недвижимого имущества акт оформляется с указанием информации, содержащейся в кадастровом паспорте объекта недвижимости.

В соответствии с Методическими указаниями акт по форме 0504104 составляется комиссией по поступлению и выбытию активов на основании ее решения о необходимости списания объектов основных средств, нематериальных активов, иных материальных ценностей (кроме сырья, материалов, а также готовой продукции, произведенной учреждением) и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения операций по выбытию нефинансовых активов.

Акт о списании транспортного средства (ф. 0504105). Данный акт заменил ранее применявшуюся учреждениями форму 0306004 «Акт о списании автотранспортных средств», утвержденную Постановлением № 7. Обе формы применяются для отражения операций по списанию автотранспортного средства.

Стоит отметить, что структура и порядок заполнения данных документов практически совпадает, с той лишь разницей, что новая форма акта более адаптирована для применения учреждениями государственного сектора.

Требование-накладная (ф. 0504204). Эта форма более компакта по сравнению с ранее применяемой одноименной формой 0315006, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а (далее – Постановление № 71а).

Несмотря на это, предназначение указанных форм и правила заполнения совпадают. Как и раньше, требование-накладная применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами, а также для оформления операций по сдаче на склад остатков материалов, образовавшихся в результате разборки, выбытия основных средств.

Составляет требование-накладную материально ответственное лицо структурного подразделения-отправителя, передающего материальные ценности подразделению-получателю (например, со склада – на склад; со склада – в структурное подразделение и др.) или другому материально ответственному лицу, в двух экземплярах, один из которых служит основанием для передачи ценностей, а второй – для их принятия.

Накладная на отпуск материалов (материальных ценностей) на сторону (ф. 0504205). Оформлять такой документ учреждения обязаны вместо ранее используемой формы 0315007 «Накладная на отпуск материалов на сторону», утвержденной Постановлением № 71а.

Накладная по форме 0504205 применяется для учета отпуска материальных ценностей учреждением-отправителем сторонним учреждениям (организациям) – получателям, организациям, в том числе с привлечением организаций, осуществляющих перевозку, на основании договоров (контрактов) и других документов.

Накладная по форме 0504205 выписывается в двух экземплярах учреждением-отправителем на основании договоров (контрактов), нарядов и других соответствующих документов при предъявлении представителем учреждения (организации) – получателя; организации, осуществляющей перевозку, на основании доверенности на получение материальных ценностей, заполненной в установленном законодательством порядке. Один экземпляр является основанием для отпуска материалов, второй – передается представителю учреждения (организации) – получателя материальных ценностей.

Карточка (книга) учета выдачи имущества в пользование (ф. 0504206). Данная форма введена впервые и ранее аналогов не имела. Согласно Методическим указаниям карточка (книга) (ф. 0504206) применяется для учета имущества, которое выдается в личное пользование работнику (служащему) при исполнении им служебных обязанностей.

В карточке регистрируется выданное в пользование имущество по наименованиям, отраженным в графе 1, с указанием нормы выдачи, нормативного срока использования (при наличии), количества выданных материальных ценностей.

При возврате имущества регистрируется количество сданного имущества по наименованиям с указанием количества возвращенного (сданного) имущества, даты возврата и подписи лица, которое приняло сданное работником (служащим) имущество.

При формировании карточки (книги) (ф. 0504206) в целях учета имущества учреждения, выданного работникам (служащим), реквизиты, отражающие индивидуальные характеристики лица, получившего имущество (размеры головного убора, одежды, обуви и т. д.), могут не заполняться.

Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207). Это абсолютно новая форма. Составлять ее придется учреждениям при поступлении материальных ценностей (в том числе основных средств, материальных запасов) в том числе от сторонних организаций (учреждений). Приходный ордер служит основанием для принятия к бухгалтерскому учету и отражения на балансе учреждения поступивших материальных ценностей. В нем указываются сведения о наименовании товара, его количестве, стоимости.

Бухгалтерия учреждения отражает в приходном ордере корреспонденцию счетов и оформляет отметку о принятии к учету и оприходовании материальных запасов (материальных ценностей).

При наличии количественного и (или) качественного расхождения, а также несоответствия ассортимента принимаемых материальных ценностей сопроводительным документам отправителя (поставщика) комиссия учреждения по поступлению и выбытию активов составляет акт приемки материалов (ф. 0504220), который является правовым основанием для предъявления претензии отправителю (поставщику).

Акт приемки материалов (материальных ценностей) (ф. 0504220). Теперь такой акт составляется вместо ранее используемой формы 0315004 «Акт о приемке материалов», утвержденной Постановлением № 71а.

Сравнивая эти формы, отметим, что информация, указываемая в них, практически совпадает. Поэтому перейти на новую форму учреждениям не составит труда.

Расчетная ведомость (ф. 0504402). Структура такой ведомости во многом повторяет одноименную форму 0301010, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. При этом новая форма более адаптирована для применения учреждениями именно государственного сектора.

В соответствии с Методическими указаниями расчетная ведомость (ф. 0504402) применяется для отражения начислений по заработной плате работников, стипендий, пособий, иных выплат, осуществляемых на основе договоров (контрактов) с физическими лицами, а также отражения удержаний из сумм начислений (налогов, страховых взносов, удержаний по исполнительным листам и иных удержаний).

Авансовый отчет (ф. 0504505). Согласно Приказу № 52н авансовый отчет перенесен из регистров бухгалтерского учета к первичным документам. В связи с этим изменился код формы. Ранее применялся код 0504049.

Как и раньше, авансовый отчет применяется для учета расчетов с подотчетными лицами. При этом указания по его заполнению несколько скорректированы.

Согласно новой редакции таких указаний подотчетное лицо при оформлении авансового отчета приводит сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняет графы 1 – 6 на оборотной стороне о фактически израсходованных им суммах с указанием документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Авансовый отчет утверждаются руководителем учреждения или лицом им уполномоченным.

На оборотной стороне такого отчета графы 7 – 10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету, и бухгалтерские корреспонденции заполняются лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте. Авансы, полученные подотчетным лицом, отражаются с указанием даты их получения.

Помимо введения новых форм первичных документов, следует отметить изменение порядка заполнения действующих форм, в частности:

• более подробно описываются правила заполнения табеля учета использования рабочего времени (ф. 0504421). Приведена таблица с условными обозначениями, которые используются для оформления такого табеля;
• извещение (ф. 0504805) теперь используется при оформлении расчетов, возникающих по операциям приемки-передачи имущества, обязательств не только между учреждением и созданными им обособленными структурными подразделениями (филиалами), но и между другими субъектами учета, в том числе при межведомственных и межбюджетных расчетах;
• основанием для составления акта о результатах инвентаризации (ф. 0504835) теперь являются инвентаризационные описи (сличительные ведомости), а не ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092);
• значительно скорректирован порядок применения и заполнения уведомления по расчетам между бюджетами (ф. 0504817).

* * *

Проанализировав новые формы первичных документов, утвержденные Приказом № 52н, которые дополнили перечень действующих форм учетной документации государственного сектора управления, отметим, что большинство из них повторяют структуру и порядок заполнения аналогичных унифицированных форм, установленных соответствующими приказами Госкомстата. Тем самым, взяв за основу единые унифицированные формы, Минфин адаптировал их для применения учреждениями государственного сектора. Отдельные формы (0504206, 0504207) введены впервые и ранее аналогов не имели.

Также обратите внимание, что принятие Приказа № 52н повлечет за собой внесение значительных изменений в инструкции по бухгалтерскому учету, установленные отдельно для казенных, бюджетных и автономных учреждений. Напомним, что проекты изменений в данные инструкции размещены на сайте Минфина, однако в них не были учтены новые формы первичной документации. Возможно, с изданием Приказа № 52н эти проекты будут отредактированы окончательно и приняты в скором времени.

В следующем номере журнала читайте о новых формах регистров бухгалтерского учета и порядке их применения.

^[1] Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

^[2] Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011‑93, утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299.

Источник: Журнал "Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение"