Верю-не-верю: как доказать легитимность электронного документа

Ситуации, когда необходимо предоставить документы третьей стороне для ознакомления, не редкость в бизнесе. Рассмотрим пример из практики. Предположим, вы – партнер компании разработчика некоторого программного обеспечения. Партнерский договор заключили в электронном виде, т.е. документ изначально был составлен в электронной форме и подписан электронными подписями. Продавая софт по партнерской программе, клиент просит предоставить копию договора, дабы убедиться, что вы, действительно, партнер вендора. При этом ваш заказчик работает по старинке, на бумаге. Как переслать электронный договор третьей стороне и убедить юристов, что документ обладает юридической силой рассказываем в этой статье.

Верю-не-верю

Отправить электронную копию электронного документа очень просто. Для этого достаточно переслать третьей стороне архив с документом и файлами подписей к нему. Сделать это можно прямо в системе обмена документами, если вам доступна такая функциональность, и ваш контрагент подключен к тому же оператору, что и вы (технология роуминга не позволяет пересылать документы 3-ей стороне). В ином случае – выгрузить архив с документом и файлами подписей из системы и переслать его с помощью электронной почты контрагенту. Распакованный архив для договора, подписанного с двух сторон, выгруженный из сервиса обмена Synerdocs будет выглядеть так:

Если у контрагента отсутствует специализированное ПО для просмотра информации о подписях и проверки их действительности, то с большей долей вероятности юристы клиента не пропустят такой документ. Дело в том, что в электронном оригинале нет привычных нам подписей и печатей. Открыв файл, мы увидим просто текст документа. И, как показывает практика, многие юристы отказываются верить электронным документам, просят доказать их легитимность, несмотря на то, что документы, подписанные квалифицированной электронной подписью по закону признаются равнозначными документам на бумаге, подписанными собственноручной подписью (ст. 6 Федерального закона № 63). Ситуацию легко довести до скандала или абсурда, когда клиент попросит вас переподписать документ на бумаге. Подобных неприятностей можно избежать.

Способ 1. Подключите контрагента к ЭДО

Функциональность сервисов обмена позволяет проверить полную цепочку документооборота, определить действительность электронных подписей на момент подписания документов и убедиться в однозначном соответствии документов электронным подписям. Учитывая, что регистрация в большинстве сервисов Операторов бесплатна, а подключение происходит всего в два этапа, вариант эффективен. Плюс для вас – еще один «электронный» контрагент.

Способ 2. Предложите КриптоАРМ

Убедиться в легитимности документа можно с помощью специализированного программного обеспечения КриптоАРМ. Программа позволяет определить действительно ли документ был подписан теми подписями, которые находятся вместе с ним в архиве или нет. Также можно проверить действительность подписей в момент подписания документа. Результат проверки будет выглядеть следующим образом:

Вместе с этим у программы есть ознакомительный период, равный 30 дням, в течение которого любой желающий может бесплатно ознакомиться с функциональностью.

Способ 3. Воспользуйтесь госуслугами

В случае, если контрагент отказывается верить операторам и специализированному ПО, а такие встречаются, есть еще один вариант – воспользоваться услугами государства. На портале госуслуг для всех и каждого доступен бесплатный сервис «Подтверждение подлинности ЭП». Чтобы воспользоваться сервисом не надо ничего скачивать и/или устанавливать и даже регистрация не потребуется. Выбираем нужный тип услуги, в нашем случае это «Электронный документ. ЭП – отсоединенная, в формате PKCS#7» (3я строка сверху), загружаем документ и подпись – получаем результат. Аналогичные действия проделываем для второй подписи. Результат проверки на госуслугах выглядит так:

***

Как сделать юридически значимую бумажную копию с электронного оригинала и почему в результатах проверки легитимного электронного документа с подписями можно получить ответ «Подлинность документа НЕ подтверждена» поговорим в следующий раз.