Как автоматизировать УДЗ: обзор популярных решений

Продолжая цикл материалов, посвященных управлению дебиторской задолженностью, сегодня мы разбираемся с тем, какие решения в данной области предлагают современные разработчики программного обеспечения и чем принципиально различаются эти решения. 

Табличные формы

Практически любой бизнес начинается с одного-двух клиентов и небольших объемов отгрузок. На начальном этапе вряд ли будет разумным вкладывать в разработку и внедрения сложных систем и ERP решений[i] для того, чтобы контролировать покупателей. Большинство начинает с MS Excel, программы, которая, несмотря на свою видимую примитивность, позволяет вести учет и контроль дебиторской задолженности. Несомненные плюсы этой программы – простота установки и использования, возможность добавлять любые данные, которые хочет видеть пользователь и составлять сводные отчеты по контрагентам. При желании можно делать визуализацию данных, облегчающую процесс восприятия информации. 

Наталья Аксенова, бухгалтер компании «М. Стайл», говорит: «Бизнес у нас стартовал относительно недавно, еще и года не работаем. Клиентов пока немного – 20 компаний, отгрузки товара даже не каждый день происходят, поэтому времени для того, чтобы все цифры заносить в таблицу достаточно. По каждому контрагенту есть отдельная карточка, в которой помимо названия контрагента и срока отсрочки по договору, автоматически идет расчет общей суммы поставок и количества поставок, отдельно рассчитывается сумма к погашению, дата платежа, указан срок просрочки. На отдельном листе информация сводится по всем клиентам, где можно видеть, кто сколько должен, есть ли просрочки. Еще недавно реализовали новую функцию ранжирование контрагентов по срокам просрочек. К примеру, если просрочка у контрагента в текущем отчетном периоде больше 20 дней, то он попадает в табличку с присвоением значения «высокий риск». 

По словам Натальи, тот функционал, который есть в MS Excel, их устраивает, порой только не хватает знания самой программы: для того, чтобы реализовать какие-то функции, приходится регулярно обращаться к IT-специалистам. Еще из минусов можно отметить высокую вероятность ошибки - данные в систему попадают вручную, так что риск реализации человеческого фактора велик. Кроме того, случается, что кто-то из сотрудников ненамеренно «портит» формулу, и тогда приходится заново разбираться, а это отнимает много времени. 

По мнению экспертов, которые имели опыт работы и с MS Excel , и со специальными программами, использование Excel допустимо, если у компании не больше 50 клиентов и до 4-5 отгрузок в день, хотя и этого уже будет многовато.

Генеральный директор компании Калукулейт Алексей Пестриков рассказывает «Процесс управления дебиторской задолженности мы начинали с таблички в MS Excel. Думаю, так поступали многие до нас и будут поступать после нас. У нас был один клиент, контролировать особо нечего. Со временем количество покупателей увеличивалось, и нам потребовалась более совершенная система, которая бы справлялась с большим объемом информации и уберегла бы нас от ошибок, связанных с тем, что многие данные приходится вводить вручную». 

Level up

Крупные компании с большим количеством отгрузок вынуждены вести учет, используя системы, к которым предъявляются более жесткие требования с т.з. системы управления рисками. Это могут быть как специально разработанные программы, так и встроенные модули в существующие системы бухгалтерского учета или ERP системы. На рынке таких систем много, но мы в своем обзоре решили обратить внимание только на самые интересные решения.

Галактика. Модуль DIRECTUM Prestima

Несомненным плюсом Prestima является возможность интегрироваться в уже используемую заказчиком систему, то есть покупать полноценную Directum для работы с модулем УДЗ необходимости нет. При этом, неполноценным его назвать нельзя, так как это вполне самостоятельная эффективная система с широкими возможностями. 

Иcпользуя Directum Prestima, компания может решить задачи, связанные с реализацией требований кредитной политики и непосредственно управлением дебиторской задолженностью. 

Базовый функционал 

Ранжирование клиентов

В системе есть возможность ранжирования контрагентов по степени надежности. Основой таких рангов служат индикаторы, например, годовой оборот контрагента, наличие арбитражных дел, срок отсрочки и кредитный лимит. Каждому индикатору можно присвоить свой вес в зависимости от значимости этого фактора для компании. 

Функция ранжирования помогает структурировать клиентскую базу и проводить ее качественный анализ, и упрощает принятие решений по условиям работы с клиентом. 

Взаимосвязи и стоп-листы

DIRECTUM Prestima позволяет вносить сведения о юридической структуре, структуре собственников и аффилированности контрагента. 

Учет признака аффилированности позволяет нивелировать риск отгрузки одному из предприятий холдинга, который попал в стоп-лист.

В стоп-листы компании могут быть отнесены по разным признакам: компания попала в критическую просрочку, лимит отгрузок с отсрочкой по такой компании превышен, были выявлены сведения об ухудшающемся финансовом положении покупателя. 

Оповещения 

В разрезе управления дебиторской задолженностью реализованы основные функции оповещений и критических событиях: превышение или сокращение кредитного лимита, включении компании в стоп-лист. Для каждого клиента определить события можно либо индивидуально, либо руководствуясь порядком действий, разработанным для определенной группы клиентов. 

Анализ дебиторской задолженности

Система позволяет анализировать портфель дебиторской задолженности компании в различных разрезах. 

Во-первых, можно проанализировать состояние дебиторки по объему задолженности, наличию и срокам просрочек, контрагентам, ответственным и т.д. 

Во-вторых, в работу с системой закладываются определенные KPI, отслеживать выполнение которых также легко мониторить в отчетах. Доступ к такой аналитике можно ограничить только топ-менеджментом компании, которому в режиме он-лайн будут доступны данные, необходимые для принятия управленческих решений. 

Microsoft Dynamics AX / Microsoft Dynamics NAV

Microsoft предлагает функцию управления дебиторской задолженностью, встроенную в две ERP-системы: Dynamics AX и Dynamics NAV. Модули предусматривают решение задач, связанных с выполнением требований кредитной политики компании, индивидуальной настройки условий работы с каждым контрагентом, поддержания финансового планирования и, собственно, УДЗ. 

Базовый функционал

Ранжирование и определение кредитных лимитов

Системы Microsoft Dynamics поддерживают функцию ранжирования клиентов и присваивания лимита каждому контрагенту в ручном режиме. 

Клиент может быть причислен к определенной группе. Правила работы с группой клиентов определяют правила работы с контрагентом, входящим в нее. При начале работы с клиентом в карточке задаются графики оплаты счетов, условия стоп-отгрузок, правила формирования скидок (если они предусмотрены условиями работы). Возможность отгрузок в кредит и предельный объем кредитного лимита также отражаются в системе. В случае, если работа с клиентом по отсрочке в данный момент невозможна, соответствующая отметка появляется в системе, и кредит будет установлен в размере 0. Если же условия позволяют предоставить отсрочку клиенту, это также будет автоматически указано в карточке клиента. 

Условия для стоп-отгрузок

Также с помощью системы могут быть настроены условия для стоп-отгрузок: превышение кредитного лимита, возросшая доля просроченной задолженности, либо срок просрочки, после которого отгрузки в адрес клиента должны быть прекращены. 

Настройки для стоп-отгрузок можно сделать такими, чтобы они соответствовали бизнес-процессам компании в части управления дебиторской задолженностью. 

Оповещения 

Контроль сроков погашения задолженности осуществляется в автоматическом режиме - система подает сигнал о критичной просрочке, отправив уведомления и клиенту, и пользователю со стороны поставщика. 

Анализ дебиторской задолженности

Встроенные в систему автоматические системы отчетов позволяют выгрузить информацию по объему дебиторской задолженности, приходящейся на каждого клиента, и срокам просрочки, если таковые есть. Встроенная интеграция позволяет анализировать полученные данные в MS Excel. Интересной опцией системы для управленческого звена компании может стать интеграция в платежный календарь. Графики оплат по каждому клиенту встраиваются в платежный календарь компании, который является хорошим подспорьем при прогнозировании и планировании финансовых потоков. 

С помощью такого календаря удобно регулировать сроки оплат клиентов и решать, можно ли предоставить дополнительную отсрочку тому или иному контрагенту. 

Функции систем Microsoft Dynamics AX / Microsoft Dynamics NAV по управлению дебиторской задолженностью могут быть доступны только при покупке лицензии для всей системы, отдельно модулем по УДЗ воспользоваться нельзя. 

Oracle. Credit to cash

Эта система охватывает процессы от определения и согласования товарного кредита до получения оплаты. Oracle Credit-to-Cash является частью комплексного решения Oracle по управлению ресурсами предприятия класса ERP. Использование решения осуществляется в рамках пакета Oracle Financials. 

Функции Oracle. Credit to cash позволяют не только реализовывать в системе требования, соответствующие кредитной политике компании, но и «положиться» на систему в вопросах отслеживания и контроля соблюдения этих правил. 

Базовый функционал

Структура системы, можно сказать, повторяет структуру системы управления дебиторской задолженностью, созданную (или планируемую для создания) в компании. 

Управление лимитами 

В первую очередь использование Oracle Credit-to-Cash дает возможность оперативно и гибко управлять кредитными лимитами. В системе можно задать условия, при которых кредитный лимит может быть одобрен в том или ином объеме, причем лимит может быть закреплен за компанией, либо он может быть сформирован по запросу. К примеру, в случае работы с новым клиентом. О падении рейтинга или о запросе лимита в размере большем одобренного система автоматически уведомляет пользователя и также автоматически формирует запрос на просмотр кредитной истории контрагента. 

В системе компания-контрагент рассматривается с точки зрения ее взаимосвязей с другими торговыми партнерами. Такой подход называется Trade Community Architecture . Поэтому кредитные лимиты можно устанавливать не только на отдельную компанию, но и на группу взаимосвязанных партнеров. 

Ранжирование контрагентов

Система создает иерархию клиентов (рейтинг) на основе истории взаимоотношений, анализа документов и замечаний относительно размера кредитного лимита. Кстати, такие замечания могут формироваться как автоматически, так и вводиться вручную. Разным группам клиентов могут быть присвоены разные кредитные политики - условия работы. При этом можно задать ограничения по использованию кредитной политики того или иного типа, чтобы не допустить широкого распространения высокорисковых моделей работы. 

Несомненный плюс такого подхода в том, что управление товарными кредитами не нужно осуществлять в ручном режиме, постоянно сверяясь с нормами действующей кредитной политики и отвлекая такой важный ресурс сотрудников компании, как время. 

Управление дебиторской задолженностью: напоминания и оповещения

Как и все другие системы, Oracle. Credit to cash автоматически рассылает напоминания об оплате и иные оповещения для менеджеров. Набор критических событий уже заложен в программе, но его можно корректировать, например, менять срок критической просрочки или максимальный объем просроченной дебиторской задолженности по покупателю. События, требующие оперативной реакции, могут быть настроены и для компании в целом. Так, в случае если доля допустимой просроченной дебиторской задолженности на балансе компании близка к максимальному порогу, система отправит уведомление нужному сотруднику. 

Это дает возможность оперативно вмешаться и скорректировать бизнес-процессы, а также сэкономить времени как сотрудников продающих подразделений, так и топ-менеджмента. 

Анализ дебиторской задолженности

Разумеется, подобная система имеет аналитический модуль, который позволяет отслеживать объем дебиторской задолженности на балансе компаний, текущие просрочки и наиболее крупных дебиторов. 

В дополнение к этому модулю Oracle может предложить специальный модуль Advanced Collections для работы с просроченной дебиторской задолженностью. По словам разработчиков, он предоставляет дополнительную удобную функциональность пользователю: формирование очереди задач, которые должен выполнить коллектор, возможность заносить в систему дополнительную информацию о звонках, встречах с клиентом (элементы CRM-системы) и т.д. 

В сочетании с эффектом, которые может получить компания, использующая полный комплекс Oracle Financials, преимущества, которые дает использование решения Oracle Credit-to-Cash, кажутся впечатляющими, что вполне оправдывает его стоимость. 

Современным разработчикам автоматизированных решений действительно есть что предложить бизнесу. Трудность может возникнуть в том, что отдельных специализированных решений конкретно для управления и контроля дебиторской задолженности не так уж много. Большинство предлагает эту функцию в составе более сложных ERP-систем. Таким образом компании придется приложить значительные усилия для перевода на такую систему или интеграции ее в существующие системы управленческого учета. Но если размер бизнеса и объем дебиторской задолженности внушительны, потенциальный позитивный эффект от использования таких решений с большой вероятностью может превзойти затраты на их внедрение.  

[i] ERP-решения (Enterprise Resource Planning, англ. ) - это автоматизированная информационная система управления предприятия. В данном контексте под ERP следует понимать сложное программное обеспечение (ERP-решение, ERP-система, программное решение уровня/класса ERP), используемое для планирования и идентификации всех материальных/нематериальных ресурсов компании, необходимых для осуществления производственно-хозяйственной деятельности.