Сравниваем способы обмена документами: e-mail или Оператор ЭДО СФ

Обычно, когда заходит речь о пересылке электронных документов контрагентам, выделяют 2 способа обмена: самостоятельный и через оператора ЭДО СФ. Самостоятельный обмен также называют взаимодействием «точка-точка», т. е. без посредников. Какой и когда выбрать порассуждаем в этой статье.

Инструменты для самостоятельного обмена

Электронная почта, социальные сети (ВКонтакте, Facebook), мессенджеры (Telegram, 4talk), файлообменники, Skype и другие сервисы поддерживают функциональность обмена файлами, электронными документами. При этом законодательство нас никак не ограничивает. Приобретите сертификаты квалифицированной электронной подписи (КЭП), подпишите соглашение с контрагентами о переходе на ЭДО, установите сертифицированное ФСБ РФ СКЗИ и работайте (ч. 1 ст. 6 Федерального закона № 63). Такой сценарий не подойдет только в том случае, если вы планируете обмениваться электронными счетами-фактурами (ЭСФ). Об этом позже.

Бизнес вряд ли выберет обмен через мессенджеры – несерьезно как-то, а вот электронная почта пользуется популярностью. Так бы и работали, но в 2012 году появились Операторы ЭДО СФ. Давайте сравним обмен по e-mail и через сервис Оператора.

Обмен по e-mail

Согласно ч. 1 ст. 6 Федерального закона «Об электронной подписи» информация в электронной форме, подписанная КЭП, признается электронным документом, равнозначным бумажному документу, подписанному собственноручной подписью. Заметьте, о способе обмена ничего не сказано. После получения КЭП приобретите средства криптографической защиты (СКЗИ) для работы с электронной подписью и заключите соглашение с контрагентами о переходе на ЭДО. Последнее – рекомендация, а не обязательное условие. Начинайте обмен.

Единственное ограничение – обмен ЭСФ. В соответствии с п. 1.3 Приказа Минфина РФ № 50н обмен электронными фактурами осуществляется через Операторов и только через них. Если вы не планируете обмениваться ЭСФ и минусы электронной почты не доставляют вам неудобства, используйте этот вариант.

E-mail
Плюсы	Минусы
Бесплатно.	Для обмена электронными договорами, накладными, актами рекомендуется заключать соглашение с каждым контрагентом о начале ЭДО.
Популярно. Контрагенты уже пользуются.	Законодательство запрещает обмениваться электронными счетами-фактурами (п. 1.3 Порядка обмена ЭСФ).
Настройка папок позволяет сортировать письма.	Отсутствует архив самих электронных документов.
Функциональность поиска позволяет искать нужные письма.	Отсутствует поиск по документам.
Техническая поддержка.	Специалисты поддержки не ответят на вопросы по работе с электронными документами.
	Отсутствует поддержка форматов ФНС накладной ТОРГ-12 и акта о выполнении работ.
	Отсутствует автоматическая выгрузка документов. При подготовке к налоговой проверке придется выгружать по отдельности каждый документ.
	Спам.
	Отсутствует поддержка работы с электронной подписью (или ее надо самостоятельно настраивать, что бывает очень непросто).

Обмен через Оператора

Чтобы приступить к обмену, выберите своего из списка ФНС и приобретите сертификаты КЭП и СКЗИ. Какие нюансы вас ожидают – смотрите в таблице:

Оператор ЭДО СФ
Плюсы	Минусы
Обмен любыми видами документов.	Платно
Готовые интеграционные решения с ECM и ERP-системами.	Технология находится на этапе проникновения в бизнес. Контрагенты могут быть не подключены к ЭДО.
Поддержка форматов ФНС счетов-фактур, накладной ТОРГ-12 и акта о выполнении работ.	Медленное развитие технологии роуминга.
Специалисты поддержки ответят на любые технические вопросы, а также на вопросы по работе с электронными документами.	Отсутствует возможность выставления документов задним числом.
Хранение счетов-фактур и первичной документации в течение 5 лет.
Подтверждения Оператора, как независимой стороны, о фактах подписания и обмена документами.
Подготовка первичной документации к налоговой проверке (поиск, фильтрация, массовая выгрузка).

E-mail или Оператор?

Предлагаю сравнить варианты между собой:

Получилось наглядно, даже добавить нечего. Мы проводили сравнение по общим критериям. Не забывайте, что функциональность сервисов разных Операторов отличается. Не через каждого Оператора возможен обмен по факторингу или бесплатная интеграция с 1С и др.

Делайте выбор, исходя из своих задач и целей. Если вы небольшая компания, не планируете обмениваться электронными счетами-фактурами, вам не нужен архив и т. д., – используйте электронную почту. В противном случае обращайтесь к Оператору.