Интерес к теме электронных счетов-фактур постоянно меняется: он то возрастает, то спадает в зависимости от той или иной новости, пришедшей со стороны ФНС или законодателей. Источник волнения понятен: вдруг всех заставят переходить на электронные документы, а с первого раза понять все нюансы форм, форматов и технических требований очень трудно.
Обмен электронными документами давно уже воспринимается как перспективная практика, повсеместный переход к которой лишь вопрос времени. Тем не менее, мы знаем примеры, когда слишком поспешное внедрение новой технологии приводило к плачевным результатам. Поэтому сейчас мы отвечаем на важный и интересный вопрос: что сегодня представляет обмен электронными счетами-фактурами – опасность или реальную перспективу?
Почему стоит переходить на электронные счета-фактуры?
Формирование потребности перехода на электронные счета-фактуры выходит за рамки потребностей бухгалтерии. Чаще всего наиболее острую форму этот вопрос принимает в подразделениях, занимающихся сбытом, складским учетом, закупками и т.п. От наличия документов и корректного их содержания зависят все бизнес-процессы. Таким подразделениям как раз нужна быстрая доставка документов, оперативное исправление и корректировка счетов-фактур, возможность работать с ними в своей учетной системе и без забот отправлять любое число документов в контролирующие органы. Истории про «газели» со счетами-фактурами некоторым хочется забыть.
Если компания ежемесячно или даже ежедневно формирует множество первичных документов, то ей жизненно необходимо отказываться от бумажных счетов-фактур. Обычно такие организации и не задаются вопросом, стоит или не стоит переходить на ЭДО. Для них однозначно стоит. Некоторые организации даже не представляют, сколько денег в год они тратят на работу с бумагой и доставку документов. Например, в средней торговой компании суммы могут достигать сотен тысяч рублей. Перевод документов в электронный вид может в 5-6 раз сократить издержки и позволит вкладывать освободившийся актив в развитие бизнеса.
С другой стороны, есть небольшие поставщики или подрядчики, чей внешний обмен документами не так велик – до 10 документов в месяц. Для таких компаний электронные счета-фактуры не представляют особого интереса, но даже и они в последнее время подключаются к операторам обмена – с подачи крупных партнеров, которые уже переходят на ЭДО.
Словом, вопрос о переходе на электронные счета-фактуры решается довольно просто: вы либо переходите уже сейчас, понимая, для чего это надо, либо в ближайшем будущем вас «переведет» важный партнер, чей бизнес слишком тесно связан с вашим, чтобы отказываться.
Какие проблемы возникают у тех, кто сейчас переходит на электронные счета-фактуры?
К счастью, огромная часть технических и организационных проблем при переходе на электронные счета-фактуры сегодня либо решена на уровне нормативных актов, либо успешно решается нами в процессе общения с абонентом. Тем не менее, остается еще несколько «родимых пятен», с которыми приходится считаться.
Например, отсутствие возможности отправлять документы «задним числом». Это техническое ограничение, которое не позволяет менять дату создания документа. Но даже в этом случае у абонентов есть варианты. Первый вариант: выстроить внутренние процессы компании так, чтобы они соответствовали налоговому законодательству с учетом требований по срокам выставления документов. Вполне подходящий выход можно найти, активно используя возможности корректировки документов, тем более, что Минфин РФ облегчает этот процесс.
Если же объективно выставить счета-фактуры не получается (так бывает, например, у топливно-энергетических компаний), то в этом случае можно выставлять счета-фактуры в 5-дневный срок с ориентировочными данными, а потом, когда будут точные сведения, выставлять корректировочные документы.
Поправок, продлевающих срок выставления счетов-фактур, в ближайшее время, к сожалению, не ожидается. Это говорит лишь об одном - пора бизнесу самостоятельно выходить с соответствующей инициативой. Об этом намекает и налоговая служба России в своем письме от 10.07.2014 N ГД-4-3/13390@.
Второй нюанс организационный – ваши контрагенты не всегда готовы сразу перейти на электронные документы. По разным причинам: не подключены к сервису обмена, нет доверия к документам, не достаточно мотивации и т.п. Здесь, конечно, на помощь должен приходить оператор обмена, с которым вы работаете. В нашей практике достаточно историй, когда совершенно незаинтересованная компания все-таки принимает решение о переходе на ЭДО – всего-то надо проработать вопросы мотивации.
Почему мы должны отправлять счета-фактуры через операторов?
Действительно, существует множество возможностей для обмена электронными документами – почта, обменники, облачные хранилища, коммуникаторы, чаты и т.п. Но когда речь идет об обмене электронными счетами-фактурами, то только оператор (а точнее – оператор ЭДО СФ).
Здесь можно было бы просто сказать, что таков закон (Приказ министерства финансов РФ от 25 апреля 2011 г. N 50н). Но этот ответ был бы не полным без существенного пояснения. Оператор играет роль не просто «транспорта» для документов, но третьей доверенной стороны, которая наравне со всеми участниками обмена несет свою ответственность и предоставляет гарантии. А ФНС эти гарантии нужны особенно, ведь речь идет о управлении информацией, связанной с начислением налогов. В нашей стране игра «обмани государство» чересчур популярна, поэтому без специализированного сервиса, чьей задачей будет абсолютный порядок в документообороте – не обойтись.
Оператор берет на себя контроль за порядком обмена, за соблюдением форматов, за работоспособность, юридическую силу и множество других технических и организационных нюансов, которые самостоятельно отслеживать и использовать не получится. Подробнее об этом читайте в статье Карина Кассис.
Могут ли нас заставить обмениваться электронными счетами-фактурами?
По закону – нет. В том же приказе Минфина N 50н указано, что счета-фактуры составляются в электронном виде по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с утвержденным форматом и настоящим порядком. Пока нет закона, который бы обязывал вас переходить на ЭДО. На эту тему мы неоднократно и продуктивно писали, например, в статье «Так будут ли электронные счета-фактуры обязательными?»
А вот на практике могут и заставить. Ваш контрагент может замотивировать вас либо поставить ультиматум – только так и никак иначе. Например, покупатель может заявить, что переходит на прием только электронных документов от поставщика с определенной даты. Или отправитель счетов-фактур начинает их рассылать только в электронном виде, а за бумажной копией необходимо приехать к нему в офис или заказать курьера со стороны получателя. И ваше решение будет зависеть от того, насколько важно для вашего бизнеса работать с этим партнером (как правило, это крупные компании, которые могут позволить себе такую жесткую позицию).
Подводя итог, хочется заметить, что число спорных вопросов об электронных счетах-фактурах становится все меньше. Законодательство, конкретная бизнес-практика и развитие самих операторов делают внешний обмен электронными документами доступным, понятным, прозрачным. И со временем у пользователей окончательно отпадут последние сомнения в том, стоит ли переходить на электронные счета-фактуры.
Партнерами спецпроекта "Без бумаг", проходящего в настоящее время на Клерк.Ру, являются компании «Электронный экспресс», «Национальный удостоверяющий центр», Synerdocs, группа компаний «Такснет», «Линк-Сервис», «Контур Диадок».
Все материалы спецпроекта:
- «Без бумаг»: узнай все об ЭДО из первых рук
- Порвать с бумагой: что происходит на рынке электронного документооборота
- Смею вас заверить: зачем нужна электронная подпись
- Внедрение ЭДО: как не отстать от конкурентов
- В Крыму открылся первый удостоверяющий центр
- Россвязь и Росстат стали лидерами по качеству перевода госуслуг в электронный вид
- 8 признаков того, что пора переходить на электронный документооборот
- Бухгалтерия без бумаг: когда пора переходить на ЭДО
- Обмен электронными документами и сюрпризы от ФНС: интернет-конференция на Клерк.Ру
- Как бухгалтеру создать свой круг электронного общения с контрагентами
- Создать свой круг электронного общения – легко!
- Электронные счета-фактуры: опасность или перспектива?
- Компании могут подтолкнуть к переходу на электронный документооборот
- Электроннообязанные: может ли государство заставить компании перейти на ЭДО?
- Как ЭДО помогает избежать доначисления налогов
- ЭДО поможет во время налоговой проверки
- Бизнес в один клик
- Электронный документооборот: какие проблемы волнуют бухгалтера
- Почему бухгалтеры опасаются перехода на электронный документооборот
- Бумага все стерпит: почему бухгалтерам трудно перейти на электронные документы
- ЭДО: стоит ли опасаться подделок электронной подписи
- Электронный документ можно использовать как доказательство в суде
- Трудно ли отказаться от бумажных документов?
- Электронный документ нельзя отправить "задним числом"
- Участники ЭДО могут пользоваться услугами разных операторов
- Перевести в электронный вид можно любой документ
- Как подготовить инфраструктуру компании к переходу на межкорпоративный обмен электронными документами
- Внедрение ЭДО: как подготовить инфраструктуру компании
- Государство может ввести обязательный документооборот
- Филиал не вправе самостоятельно перейти на ЭДО
- ФНС внедряет ЭДО при подаче заявлений о ввозе товаров и уплате косвенных налогов
- ЭДО позволяет исправить электронные счета-фактуры
- Налоговая отчетность в электронном виде в 2015 году
- Электронная отчетность в 2015 году: как сдать легко и быстро
- А так уж нужен оператор ЭДО?
- Операторы ЭДО выступят третьей стороной в споре с налоговиками
- Мифы и реальность электронного документооборота
- ЭДО против бумаги: мифы и реальность
- Интернет-конференция «Обмен электронными документами и сюрпризы от ФНС»
- Как эффективно внедрить ЭДО: обзор интернет-конференции
- Электронный документооборот: какие проблемы волнуют бухгалтера. Часть 2
- Электронные документы получены на стыке периодов: как учесть расходы и вычет по НДС
Комментарии
9Что с роумингом электронных документов?
Сейчас работают десятки операторов ЭДО. К каждому подключаться за деньги?
Уважаемый Olaf!
Очень интересный вопрос, вы не могли бы продублировать его в конференции?
Вот тут: http://forum.klerk.ru/newthread.php?do=newthread&f=186
Аноним, Вы писали:
"Здесь можно было бы просто сказать, что таков закон (Приказ министерства финансов РФ от 25 апреля 2011 г. N 50н). Но этот ответ был бы не полным без существенного пояснения.
Закон был кем то пролоббирован. Ежедневно тысячи предприятий пересылают в банки платежные поручения ( безналичные деньги) без каких либо операторов ЭДО и ничего "
При этом трудоемкость подключения к системам ДБО и работы с ними многократно ниже, чем ко всему, связанному с государственным документооборотом.