Как оптимизировать работу бухгалтерии: аутсорсинг расчета заработной платы

Екатерина Меньшикова, руководитель отдела аутсорсинга бухгалтерского учета UCMS Group

Расчет заработной платы — задача, которая отнимает у бухгалтерии много времени и ресурсов, ведь дорогостоящее рабочее время сотрудников финансового подразделения регулярно расходуется на выполнение рутинной операции.

Расчет зарплаты требует от исполнителя  досконального знания ТК, бухгалтерского и налогового законодательства, а также аккуратности и внимания к деталям. Если сотрудник бухгалтерии отвечает не только за участок расчета зарплаты, он далеко не всегда может быть в курсе всех новшеств и тонкостей законодательства, связанных с  этим участком. Это приводит к ошибкам, штрафам и конфликтам с «пострадавшими» коллегами. Когда за этот участок отвечает выделенный специалист, он часто недозагружен или, напротив, перегружен работой. В среднем один специалист рассчитывает зарплату от 400 до 600 сотрудников. Если в штате, например, 700-750 человек, приходится поручать расчет зарплаты двоим специалистам. Найти сотрудника на полставки, чтобы обеспечить расчетчикам полную занятость, — задача, как вы знаете, не из простых.

О необходимости снижения фискальных рисков расходов на расчет зарплаты компании во всем мире задумались еще в середине прошлого века. Одним из вариантов решения этой задачи стала передача функции на аутсорсинг. Первые провайдеры, считающие зарплату, появились в США после Второй мировой войны. Практика прижилась, поскольку аутсорсеры смогли обеспечить оптимальные условия для ведения расчета - автоматизацию, стандартизацию, отсутствие ошибок и независимость от персонала (зависимость возникает, когда штатные расчетчики болеют или увольняются, а заменить некем).

Функция расчета зарплаты, как и любой другой рутинный процесс – обособленный, предсказуемый и регулярный, ­— это идеальный вариант для аутсорсинга. По данным исследования рынка аутсорсинга учетных функций, проведенного HeadHunter в конце 2013 года среди 400 компаний, аутсорсинг расчета зарплаты используют уже треть (!) организаций из числа опрошенных. По мнению участников опроса, он в первую очередь интересен собственнику, генеральному директору и руководителям финансовой функции — главному бухгалтеру и финансовому директору, то есть отвечающим за финансовые показатели компании.

Мифы об аутсорсинге

Последние пять-семь лет число использующих аутсорсинг российских компаний постоянно растет. Однако некоторые предубеждения против этой бизнес-модели живы до сих пор. Например, мнение, что аутсорсинг слишком дорог и рискован, ведь генеральный директор отвечает головой за правильность учета и отчетности в компании.

Здесь нужны некоторые пояснения. Дешевым качественный аутсорсинг быть не может, ведь в штате провайдера должны работать квалифицированные специалисты, юристы и аудиторы. Низкие расценки аутсорсинговой компании — залог больших проблем для его клиентов. О том, насколько аутсорсинг дорог именно для вашей компании лучше всего судить после учета всех затрат на самостоятельный расчет зарплаты:

• прямых расходов на подбор, обучение, оплату отпусков и больничных; мотивацию и оплату труда расчетчиков; приобретение, внедрение и техническую поддержку ПО, а также расходов на оборудование рабочих мест.
• косвенных расходов в виде сумм штрафов, уплаченных из-за ошибок в расчетах, а также затрат на замену ключевых сотрудников, перекупленных конкурентами, узнавшими размеры их окладов и условия премирования и проч.

Максимальную экономию при аутсорсинге получают компании с численностью персонала от тысячи человек. Практика показывает, что организации со штатом менее 100 работников уже через год возвращают порядка 60% инвестиций в проект.

Несмотря на возможности экономии расходов, основной мотив перехода на аутсорсинг во всем мире — не столько снижение издержек, сколько стандартизация процессов, уменьшение числа претензий со стороны проверяющих органов и экономия ресурсов.

Что касается ответственности за правильность отчетности, учета и расчета зарплаты, то директор и главный бухгалтер несут ее вне зависимости от того, кто делает эту работу –  провайдер или собственные специалисты. Отличия лишь в том, что аутсорсер обязан по договору компенсировать ущерб, причиненный клиенту по своей вине, и имеет на этот случай серьезное страховое покрытие. Штатного расчетчика вам вряд ли удастся привлечь к какой-то ответственности. 

Преимущества аутсорсинга расчета заработной платы для главного бухгалтера

Мы уже коснулись таких плюсов аутсорсинга расчета зарплаты как снижение издержек на выполнение функции и фискальных рисков. Однако есть еще несколько значимых аспектов, важных для руководителя бухгалтерской службы.

Экономия ФОТ подразделения

Освобождение от рутинных операций позволяет сократить часть ставших ненужными позиций и перераспределить нагрузку на бухгалтеров. Это объективно делает работу функции эффективнее. К тому же главные бухгалтеры часто подбирают в команду специалистов, способных подменять друг друга. Передача расчета зарплаты на аутсорсинг снимает необходимость иметь сотрудников, знающих этот участок. Так что вместо недозагруженных расчетчиков или бухгалтеров-«многостаночников» можно нанять бухгалтеров с более узкой специализацией (они дешевле) и, при необходимости, недорогого координатора работы с провайдером, в задачи которого будет входить общение с аутсорсером и сотрудниками компании.

Кстати, оплата услуг провайдера относится к категории затрат и уменьшает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль и НДС на всю сумму.

Улучшение качества расчета зарплаты

Для аутсорсера учетных функций бухгалтерия и кадры — прибылеобразующие направления, а не поддерживающие, как в остальных компаниях. Поэтому он использует передовые методики, современное ПО и постоянно повышает квалификацию своих специалистов. Это позволяет провайдеру считать зарплату оперативно, в полном соответствии с законодательством и без ошибок. При этом в интересах аутсорсера выстроить свои процессы и отладить процессы клиента наиболее оптимальным образом, поскольку от этого зависит его прибыль. А бухгалтерия заказчика услуги также выиграет в качестве получаемых отчетов и сроках их предоставления.

Независимость от персонала

Отсутствие рисков, связанных с текучкой кадров и человеческим фактором, облегчает жизнь любому руководителю, в том числе и главному бухгалтеру. Компании часто принимают решение передать расчет зарплаты на аутсорсинг после того, как уход бухгалтера с этого участка негативно сказался на бизнесе в целом. Например, если расчет зарплаты поручили менее опытным сотрудникам, которые в итоге допустили много ошибок. Или если нет возможности быстро закрыть вакансию – скажем, за пару недель найти бухгалтера со знанием английского языка и SAP.

Состав услуг

Основные, стандартные операции по расчету зарплаты провайдеры обычно «упаковывают» в базовый пакет услуг с фиксированной стоимостью, которая зависит только от количества сотрудников клиента. В такой пакет входят два расчета зарплаты в месяц (в том числе подготовка отчетности в налоговую, ПФР и ФСС). Заказчик аутсорсинга получает от провайдера ведомости с аналитикой по подразделениям и видам выплат, суммы к выплате и суммы налогов, расчетные листы в нужном формате и проводку в 1C, SAP и другие финансовые системы.

Оказание необходимых от случая к случаю услуг (таких как межрасчеты или взаимодействие с налоговыми органами), можно оплачивать отдельно по факту предоставления. Однако это может привести к непредвиденному росту стоимости обслуживания. Поэтому мы рекомендуем сразу определиться с потребностями в услугах и зафиксировать в договоре с провайдером их оказание в определенном объеме. При крупном контракте аутсорсер вполне может включить некоторые дополнительные услуги (предоставление разъяснений по методологии расчета или формирование дополнительных отчетов) в базовый пакет на выгодных заказчику условиях.

Как не ошибиться с выбором провайдера расчета зарплаты?

В России рынок аутсорсинга учетных функций начал формироваться в начале 1990х годов и уже достиг определенного уровня зрелости. Некоторые провайдеры успешно работают в России уже 15-20 лет, имеют хорошую репутацию и солидных клиентов. При выборе подрядчика стоит ориентироваться именно на такие, хорошо зарекомендовавшие себя компании.

Определившись с пулом благонадежных провайдеров, обратите внимание на их опыт работы с компаниями, аналогичными вашей. Ознакомьтесь с полным перечнем их услуг, проверьте наличие нужных вам дополнительных опций и способность оказывать услуги с учетом вашей специфики. Например, считать зарплату при cложной схеме премирования, посменной работе, оплате сверхурочных по корпоративным тарифам. Узнайте, какую финансовую IT-систему использует аутсорсер, и может ли он обеспечить интеграцию с вашим ПО.

Свяжитесь с текущими и бывшими клиентами потенциального провайдера и расспросите их об особенностях сотрудничества, причинах его продолжения или прекращения.

Посчитайте стоимость услуг провайдеров и сравните с текущей стоимостью процесса со всеми прямыми и косвенными расходами. Небольшое превышение стоимости со временем окупится за счет улучшения качества расчета и снижения издержек. Если обслуживание выходит существенно дешевле или дороже, поищите другого поставщика.

И последнее – обязательно поинтересуйтесь «внутренней кухней» аутсорсера. Проверьте стандартный договор на оказание услуг и SLA (соглашение об уровне качества оказания услуг), наличие страховки. Обратите внимание на наличие политики качества и действующего сертификата ISO 9001:2008. Посетите офис провайдера и удостоверьтесь, что там действительно работают штатные сотрудники по расчету зарплаты, бухгалтеры, юристы и т.д. Познакомьтесь со специалистами, которые будут работать на вашем проекте. Если оценка их квалификации вызывает затруднения, привлеките сторонних консультантов. Поверьте, эти расходы многократно окупятся. Ведь некачественный аутсорсинг легко потянет компанию ко дну, а высококлассный — также легко позволит бизнесу «взлететь», освободившись от рутины.

Если у вас есть вопросы или вы хотели бы получить консультацию, напишите нам на электронную почту либо свяжитесь по контактам ниже, мы с удовольствием пообщаемся с вами:

UCMS Group
Тел. + 7 (495) 369-64-61
Адрес: Москва, 115280, ул. Ленинская слобода, д. 26, стр. 28, офис 313