Аутсорсинг вместе с бухгалтером, а не вместо него

Источник: UCMS Group

Что «тормозит» бухгалтерию?

Иногда можно услышать мнение, что бухгалтерия работает напряженно всего несколько дней в месяц. Это, конечно, не так – все ее сотрудники постоянно заняты делом. И задача главного бухгалтера, особенно в кризисные периоды, организовать работу так, чтобы при оптимальном штате бухгалтерия работала бесперебойно и безошибочно, как часы (и стоила при этом разумных денег для компании).

При самостоятельном ведении всех без исключения участков бухучета это сделать непросто. Изучение последних изменений в законодательстве, выполнение рутинных операций, обучение и общение с проверяющими органами отнимают у бухгалтеров большое количество времени.

В качестве одного из возможных способов высвободить время и перераспределить людские ресурсы компании используют аутсорсинг рутинных участков бухгалтерского учета. На аутсорсинг, как правило, передают расчеты с поставщиками, банковские и кассовые операции, обработку авансовых отчетов, подготовку управленческой и иной корпоративной отчетности (в т.ч. по МСФО), расчет зарплаты.

По контракту аутсорсер обязан своевременно готовить и сдавать все необходимые отчеты, считать зарплату. Обычно он также берет на себя взаимодействие с фондами и налоговой.

Аутсорсинговая модель удобна еще и тем, что при росте объема работ не требуется увеличивать штат, приобретать дополнительные лицензии и оборудовать новые рабочие места. К тому же уменьшение общей численности персонала в компании может снижать стоимость аутсорсинга (например, стоимость аутсорсинга расчета зарплаты, которая формируется по числу расчетных листков).

Быть «в курсе» законодательства

Российское трудовое и налоговое законодательство в последние годы обновляется с завидной регулярностью, требования к ведению учета и отчетности постоянно меняются, а проверяющие органы становятся суровее и пристрастнее. 

Бухгалтерам приходится тратить все больше времени и сил на отслеживание изменений в законах и изучение принципов их применения. С последним особенно непросто, ведь новые правила и нормы часто бывают то «сырыми», то противоречивыми. Мероприятия, посвященные их рассмотрению и разъяснению, традиционно собирают тысячи бухгалтеров. Они отвлекаются от своих задач, тратят рабочее время и бюджет подразделения на получение комментариев экспертов. Однако все это не страхует от ошибок, ведь эксперты не несут никакой официальной ответственности за рекомендации, которые дают во время выступлений.

В случае если бухгалтерский учет или отдельные его участки передаются на аутсорсинг, от рисков, связанных с ошибками и штрафами, можно защититься. По договору об оказании аутсорсинговых услуг всю ответственность за правильность ведения учета, начисление зарплаты и пр. официально несет поставщик услуги. Он же предоставляет разъяснения в налоговые органы, сопровождает проверки и контактирует со всеми надзорными инстанциями от лица вашей компании. «Головная боль» бухгалтера становится «головной болью» провайдера аутсорсинга, с которой он успешно справляется, имея большой опыт и высококвалифицированных бухгалтеров и юристов в штате. Эти специалисты сами связываются с регуляторами для получения официальных разъяснений, сами ищут лучшие способы применения законодательных норм, проходят курсы повышения квалификации и следят за обновлением программного обеспечения. Все это главный бухгалтер делегирует провайдеру, который несет ответственность за качество и своевременность выполнения работ на переданном ему участке.

Разграничение и страхование ответственности

Объем и условия финансовой ответственности провайдера — один из главных пунктов аутсорсингового контракта. Как правило, в нем прописано, что заказчик отвечает за достоверность передаваемой провайдеру исходной информации, на основании которой ведется расчет и готовится отчетность, а также за предоставление актуальных алгоритмов расчета премий, бонусов и пр. Аутсорсер же несет полную ответственность за правильность расчетов и корректность сформированной отчетности.

Мы настроятельно рекомендуем прописывать в договоре порядок применения штрафных санкций при обнаружении ошибок в расчетах. Обычно договариваются о том, что при выявлении ошибки по вине аутсорсера, он делает перерасчет, а если клиент понес убытки, то и компенсирует их. Когда ошибается заказчик, предоставив неверные данные, провайдер вносит исправления и делает перерасчет. Если ошибку обнаружила налоговая инспекция, сначала выясняется, кто ее допустил, а затем «запускается» вышеописанный алгоритм.

Не секрет, что с каждым годом ошибки в бухучете обходятся компаниям все дороже, ведь суммы штрафов растут. Компаниям, передавшим участки бухгалтерии на аутсорсинг, это не страшно, ведь любой серьезный провайдер аутсорсинга имеет страховку профессиональных рисков. Она покрывает весь понесенный по его вине документально подтвержденный ущерб (оплаченные штрафы, пени и пр.). Некоторые аутсорсеры ограничивают свою ответственность по договору страхования. Например, размером трехмесячной выручки на проекте.

К этому можно относиться по-разному. С одной стороны, если провайдер не из числа лидеров имеет неограниченную сумму покрытия ущерба, он серьезно рискует сам и подвергает риску своих клиентов. С другой стороны, при рассмотрении исков о возмещении ущерба, судьи часто руководствуются принципом соразмерности выручки аутсорсера по контракту и убытка, понесенного заказчиком по его вине. Так что присужденная сумма компенсации вряд ли будет в разы больше заработка аутсорсинговой компании на конкретном проекте. В любом случае при выборе провайдера мы советуем обращать внимание на наличие у него страховки, репутацию компании-страховщика, размер страхового покрытия, порядок и сроки выплаты возмещения.

Сохранение конфиденциальности информации

Бытует мнение, что использование аутсорсинга учетных функций чревато утечкой конфиденциальной информации. Если разобраться, сотрудничество с компетентным провайдером, напротив, повышает сохранность персональных данных сотрудников

и сведений о положении дел в компании. Посмотрим, почему это происходит.

Во-первых, компетентный аутсорсер хранит данные в собственном надежном дата-центре и передает их по защищенным каналам связи.

Во-вторых, он заинтересован в предотвращении утечки данных, ведь давно работающие на рынке аутсорсинговые компании очень дорожат своей репутацией, и негативные отзывы клиентов им ни к чему. Поэтому у провайдера отсутствуют мотивы разглашать сведения о зарплатах в вашей компании, чего не скажешь о штатных работниках, нередко замешанных в разных внутрикорпоративных интригах.

Кстати, многие наши клиенты называют необходимость соблюдения полной конфиденциальности информации в качестве одной из главных причин перехода на аутсорсинг. Ведь в таком случае лишь одно должностное лицо в организации владеет данными о размере и условиях выплат сотрудникам.

Аутсорсинг в помощь

Аутсорсинговая модель прочно вошла в мировую практику как способ сфокусироваться на ключевых, прибылеобразующих процессах путем передачи непрофильных рутинных операций профессиональному провайдеру. Аутсорсинг позволяет оптимально выстроить бизнес-процессы, до которых у компании не всегда доходят руки. Однако для его успешного использования важно иметь максимально четкое описание процесса, который делегируется аутсорсинговой компании.

Расчет зарплаты, отдельные участки бухучета и ведение кадрового делопроизводства передают на аутсорсинг наиболее часто. Не только из-за их рутинного характера, но и из-за сложности и трудозатратности ведения. Как показывают опросы, учетные функции в России «аутсорсит» каждая вторая зарубежная и каждая четвертая отечественная компания («Рынок аутсорсинга учетных функций 2013», Headhunter). При этом аутсорсинговый контракт не означает отказа от штатных специалистов. Он вполне может гармонично помогать бухгалтерии, позволяя с максимальной пользой для компании перераспределить рабочее время и обязанности бухгалтеров, снизить количество ошибок в периоды пиковой загрузки, повысить конфиденциальность и своевременность выполнения поставленных задач.