Что и как изменилось в правилах применения печатей

Почти год назад, 7 апреля 2015 года, вступил в силу Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ. Документ изменил порядок применения печати хозяйственными обществами. Общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества теперь вправе, но не обязаны обзаводиться печатью. Нововведение до сих пор вызывает много вопросов у компаний - когда печать все же нужна, что говорить налоговой, требующей поставить печать, как оформлять первичку без печати?

Как отказаться от применения печати

Если компания решила отказаться от применения круглой печати, например, чтобы снизить расходы на изготовление печатей, то это решение обязательно нужно зафиксировать в Уставе. Как это сделать? Первым делом необходимо провести собрание участников/акционеров общества, на котором вынести решение о том, что круглая печать в компании более не используется. По итогам собрания составить протокол, который подпишут все участники. А затем внесенные изменения следует зарегистрировать в налоговой инспекции. По истечении 6 рабочих дней инспекция выдаст документ, подтверждающий факт отказа от печати.

Не стоит забывать, что формы своих первичных документов компания фиксирует в учетной политике. В нее придется внести изменения, поскольку в утвержденных формах первички фигурирует реквизит «м.п.».

Если компания решила продолжить применение печати, но прежде о печати в уставе ничего не говорилось, изменений устава не избежать. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества  -  это прямая норма Закона № 82-ФЗ. Формулировка может быть, к примеру, такой: «Общество имеет круглую печать, содержащую  его полное фирменное   наименование  на  русском  языке».

Первичка без печати

Расходы для целей налогового учета, напомним, можно принять только на основании документов, оформленных в соответствии с требованиями законодательства (ст.252 НК РФ). Требования к обязательным реквизитам первичных учетных документов поименованы в ст.9 Федерального закона от 06.12.2011№402-ФЗ «О бухгалтерском учете», и среди них не упоминается оттиск печати организации. Это значит, что отсутствие печати, например, на акте выполненных работ, не является основанием для отказа в признании понесенных затрат в расходах. Такая позиция изложена, например, в письме ФНС России от 13.01.2016 № СД-4-3/105.

Чтобы инспекция не сомневалась в проявлении компанией должной осмотрительности, можно порекомендовать запрашивать у компании-поставщика копию устава, а также сопроводительное письмо с указанием, что печать организацией не применяется.

Когда печать по-прежнему нужна

В настоящий момент организации самостоятельно определяют формы первичных учетных документов (ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Более того, компании самостоятельно решают, будут ли использовать в утверждаемых формах документов реквизит «печать».

Если организация не внесла изменений в учетную политику об исключении реквизита "печать" из первичных документов, и в утвержденной форме предусмотрено наличие печати, то оттиск печати необходимо проставить.  Это позволит избежать спора с налоговой инспекцией.

Напомним, требования к оформлению определенных документов регламентированы отдельными подзаконными актами. К примеру, кадровые документы находятся в ведении Минтруда, а оформление кассовых и расчетных документов таких, как платежно-расчетная ведомость, платежная поручение, расходно-кассовый ордер регламентируется Центральным Банком России.

Требования о применения печати до сих пор действуют для кассовых операций (при оформлении квитанции к ПКО, платежной и расчетно-платежной ведомостей), для расчетных документов, по которым происходит перечисление денег (платежное поручение/требование, аккредитивы, чеки, инкассовое поручения). Печать применяется и в бланках строгой отчетности, приравненных к кассовому чеку, при оформлении кадровых документов (трудовая книжка, справка о сумме заработка за предшествующие два года году увольнения). Для заверения этих документов можно разработать свою форму оттиска печати, например, отдельно для кадровой службы.

В ряд федеральных законодательных актов уже внесены поправки о том, что печать проставляется при ее наличии. Например, согласно изменениям, внесенным 6 апреля 2015 года в Федеральный закон от 21.07.1997 № 122-ФЗ "О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним», на копиях юридических документов, предоставляемых для госрегистрации прав юридического лица на имущество, печать организации ставится только при ее наличии.

Полный перечень законодательных актов, в которые уже внесены аналогичные изменения, можно найти в Законе № 82-ФЗ (ГК РФ, ТК РФ, законы о рынке ценных бумаг, об ипотеке и другие). А вот если соответствующая поправка не внесена в закон, регламентирующий оформление документов, то обойтись без печати не получится.

Стоит также отметить, что позиция судов по этому вопросу не однозначна. Например, в отношении необходимости проставления печати на квитанции к ПКО существует два противоположных решения. Так, в Постановлении ФАС Уральского округа от 17.07.2008 № Ф09-4813/08-С4 сказано, что факт оплаты не может быть подтвержден без печати. Напротив, в Постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 22.01.2009 № А33-11360/07-Ф02-7117/08 проставление печати на квитанции к ПКО расценивается как не обязательное.
Пока споры не утихли, рекомендуем использовать печати, разработанные специально для таких случаев.

Информация о компании в печатях

Каких-либо даже минимальных требований к форме печати или к ее содержанию в Законе 82-ФЗ нет. Значит, на печати может присутствовать та информация, которую участники (акционеры) общества посчитают нужным указать, что и зафиксируют в уставе.

По вопросу использования «обновленных» печатей судебная практика пока еще не сложилась. Большинство организаций пока настороженно относятся к данному нововведению. В любом случае, если компания приняла решение использовать печать, в ее интересах разработать и утвердить такую форму печати, по которой можно было бы безошибочно идентифицировать организацию.  Стоит также отметить, что в пояснительной записке к Закону № 82-ФЗ взамен круглой печати предлагается использовать специальные бланки, голографические печати и прочее. Но законодательной базы для реализации такой возможности пока нет.

Как реагировать на требования инспекции проставить печать

Процедура подачи налоговой декларации регламентирована пунктом 3 статьи 80 НК РФ. Там предлагается два способа подачи налоговой декларации в органы ФНС: по установленной форме на бумажном носителе или в установленном формате в электронной форме. И если порядок заполнения деклараций на бумажном носителе предусматривает наличие печати, то при ее отсутствии налоговый орган вправе отказать в приеме документа. Такой позиции придерживается Минфин в своем письме от 01.02.2013 № 03-02-07/1/2031.

Что касается наличия печати на копиях документов, которые компания представляет по требованию налогового органа, то оно не обязательно. В Письме от 05.08.2015 № БС-4-17/13706@ "О наличии в документах печати общества с ограниченной ответственностью и акционерного общества" ФНС России доводит до сведения нижестоящих налоговых органов свою точку зрения. Она состоит в том, что инспекторы обязаны принимать документы вне зависимости от наличия или отсутствия в них печати. Копия каждого документа при этом заверяется подписью руководителя организации с указанием даты заверения.

Если объем документов, запрошенных инспекцией, более одного листа, то подборку необходимо прошить. При этом заверительная надпись на сшиве опечатывается печатью организации лишь при ее наличии (письмо Минфина России от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336).

Инспектор может настаивать на проставлении печати на копиях документов. И если на спор времени совсем нет, организация может в соответствии с ГОСТР 6.30-2003 использовать печать по своему усмотрению (не круглую).

Если организация представляет документы в ФНС в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, заверять их печатью нет необходимости, поскольку они визируются электронной подписью (письмо ФНС России от 23.11.2015 № ЕД-4-2/20421).

Обратите внимание, 8 мая 2015 года  ФНС России были утверждены формы, используемые налоговыми органами для реализации своих полномочий. Заверение печатью этих документов приказом налоговой службы не предусмотрено. Поэтому если документы из налоговой пришли без печати, отказаться от изложенных в них требований у компании нет никаких оснований (письмо ФНС России от 15.07.2015 № ЕД-3-2/2739).