Электронная отчетность: облегчение работы или дополнительные сложности?

В целях упрощения порядка работы с отчетной документацией, процедуры доступа к ней, а также минимизации загруженности работников контролирующих органов, ответственных за прием, обработку и хранение отчетной документации, сдаваемой представителями организаций различных уровней, законодателем была установлена обязанность сдачи некоторых видов отчетности в электронном виде. Несмотря на то, что введение электронной отчетности преследовало цель максимальной оптимизации документооборота, многие организации столкнулись с трудностями при формировании документов в электронном виде, установке и настройке специализированного программного обеспечения и непосредственно отправки сведений в контролирующие органы.

Проблемы сдачи электронной отчетности

К числу основных проблем, с которыми сталкиваются специалисты, обязанные сдавать электронную отчетность, относятся:

• нестабильность работы Интернет-соединения, которая может привести к нарушению установленных законодателем сроков сдачи отчетной документации, и, как следствие, к наложению штрафных санкций на организацию, несвоевременно сдавшую отчетность;
• возможные сбои в работе программного обеспечения, для устранения которых требуется помощь квалифицированных специалистов;
• сложности с загрузкой готовой отчетности в программу, предназначенную для ее отправки, или на сайт контролирующего органа;
• возникновение ошибок при проверке актуальности сертификата электронной цифровой подписи лица, ответственного за сдачу отчетности, и прочих затруднений, связанных с использованием такой подписи;
• вероятность пропуска некоторых видов ошибок средством форматно-логического контроля, позволяющим распознать неправильно заполненные формы отчетной документации или их несоответствие действующим законодательным требованиям, но не обладающим возможностью выявления счетных и иных ошибок.

Способы сдачи электронной отчетности

Передать готовую электронную отчетность можно следующими способами:

1. Через официальный сайт контролирующего органа. Большинство государственных учреждений, принимающих от индивидуальных предпринимателей и юридических лиц отчетность в электронном виде, предоставляют сервисы, предназначенные для загрузки готовой отчетности непосредственно на сервер контролирующего органа. Порядок получения доступа к системе и работы с ней можно найти на следующих сайтах:

• Федеральная налоговая служба;
• Пенсионный фонд России;
• Фонд социального страхования;
• Росалкогольрегулирование;
• Росприроднадзор

Преимуществами самостоятельной отправки отчетности является возможность экономии денежных средств вследствие отсутствия необходимости приобретения программного обеспечения. Однако такой подход к сдаче отчетности чреват возникновением проблем с установлением точного времени отправки документации: нередко приемный шлюз контролирующего органа не справляется с большими объемами входящей информации и отказывает в доступе очередному отправителю. Для того чтобы передать документ, потребуется совершить немало попыток, причем в конечном счете сервер зафиксирует время последней загрузки.

2. При помощи специализированного программного обеспечения. Для того чтобы автоматизировать процесс сдачи электронной отчетности в контролирующий орган, ответственное лицо может использовать возможности программного продукта, обладающего соответствующими функциями. Так, 1С-Отчетность, входящая в перечень наиболее часто используемых для работы с электронной отчетностью программ, позволяет работать с любыми документами, ранее подготовленными в программной среде 1С. Процедура отправки электронной отчетной документации на сервер контролирующего органа осуществляется с помощью спецоператора связи, предоставляющего свой сервер для проведения всех операций по подготовке и передачи отчетности.

Преимуществами сдачи отчетной документации с использованием программного обеспечения являются:

• Фиксация точного времени отправки пользователем готовой отчетности. В том случае, если по техническим или иным причинам электронные документы не будут своевременно переданы на сервер контролирующего органа, на организацию-отправителя будут наложены штрафные санкции. Избежать незаслуженного наказания поможет спецоператор, являющийся посредником при передаче документов, предоставив сведения о дате отправки документов и о ее соответствии установленным законом срокам.
• Консультационная и техническая поддержка пользователей. Любой программный продукт, разработанный специально для сдачи отчетной документации в контролирующие органы в электронном виде, имеет мощную службу технической поддержки, специалисты которой способны решить любую проблему, независимо от того, на какой стадии подготовки и сдачи отчетности она возникла.
• Актуальность используемых форм документации. Программное обеспечение обладает встроенной функцией автоматической загрузки обновленных форм отчетной документации в случае внесения изменений в действующее законодательство.
• Интерактивность работы. Помимо основной функции, направленной на импорт готовой отчетности из сторонних приложений и отправку ее на проверку, программный продукт позволяет вести работу с контролирующими органами в режиме реального времени: получать выписки из реестров, задавать вопросы сотрудникам, проводить сверки и т.д.

Несмотря на то, что работа с электронной отчетностью на практике вызвала у ответственных специалистов немало вопросов и затруднений, передача документации через телекоммуникационные каналы связи, без необходимости личного посещения контролирующих органов, позволила существенно снизить нагрузку на лиц, ответственных за сдачу и прием отчетных документов. Специализированное ПО, разработанное для упрощения процесса передачи отчетности на проверку, позволяет минимизировать число ошибок при загрузке и отправке документов.

Источник: ООО "Астрал-М"