Переводим контрагентов на обмен электронными документами: несколько советов

Обмен электронными документами (ЭДО) – процесс двусторонний. Если процесс автоматизации внутреннего документооборота можно выстроить по идеальной методике и вести его по предсказуемой траекторией, то во внешнем объеме появляется серьезная переменная – контрагенты, чье отношение к ЭДО может варьироваться от любопытности до абсолютного неприятия. И от контрагентов будет во многом зависеть то, как быстро вы сможете отказаться от бумажных документов, долго ли продлится переходный период и т.п.

А еще можно провести своеобразную аналогию с социальными сетями: если в них нет ваших друзей, то вам там делать, собственно нечего – надо либо ждать, когда появятся, либо приводить самому. Вот о том, как привести ваших партнеров к ЭДО и поговорим сегодня.

Самое простое - приглашение

Итак, вы выбрали оператора ЭДО, зарегистрировались и загрузили сертификат электронной подписи в сервис. В дальнейшем работа по приглашению контрагентов к обмену должна вестись совместно с вашим оператором. Первоначально это выглядит как самая простая рассылка или телефонный обзвон: вы составляете список контрагентов, с которыми у вас наиболее активный обмен документами – и организовано приглашаете всех к обмену. Оператор поможет вам грамотно составить такое приглашение.

Вполне может быть, что ваши партнеры уже практикуют ЭДО, работают с каким-то сервисом или просто в нем зарегистрированы. В этом случае они легко откликаются на ваше предложение. Для контрагентов, работающих с другими операторами – настраивается роуминг.

Когда приглашения не достаточно

Но довольно часто ваше приглашение остается без внимания. Тут важно понять, по какой причине ваши контрагенты не реагируют на ваше предложение перейти на ЭДО. Причин может быть несколько: руководство не доверяет электронной подписи, бухгалтеры боятся проблем с контролирующими органами или контрагентами, не верят, что такие документы принимают в ФНС или судах и т.п. Грубо говоря, ваш контрагент может мало знать об ЭДО, но при погружении в тему, изучении практики и законодательства многие вопросы снимаются сами собой.  Бывают такие ситуации, когда контрагентам нужна лишь дополнительная мотивация, льготный или бесплатный доступ на какое-то время. Все вопросы вам поможет решить оператор ЭДО СФ, так как сам заинтересован в качественной поддержке своих пользователей и подключении новых абонентов. 

Перечислю несколько вариантов из практики Synerdocs:

• Скидки и вознаграждения. Ритейлеры и их поставщики часто имеют разнообразные программы лояльности. Например, некоторые поставщики делают скидку на продукцию торговым компаниям, принявшим приглашение к обмену. Кредитное учреждение или страхования компания могут повысить сумму агентского вознаграждения для тех партнеров, кто перешел на ЭДО. И вариантов множество.
• Возьмите расходы на себя. Часто встречается вариант, когда крупная компания может берет на себя оплату трафика контрагентов. В качестве примера можно привести практику энергосбытовых компаний (в частности, вам может быть интересен опыт ОАО «Белгородэнергосбыт»), контрагенты которых по сути получают электронные документы бесплатно. Для компании, которая отправляет 50 000 актов в месяц, это в десятки раз выгоднее, чем оставлять документы на бумаге.
• Перенос издержек на партнера. Другой мотивирующий фактор – повышение стоимости услуг или платежей для тех, кто не перешел на ЭДО. В нашей практике есть пример, когда ИТ-компания, поставщик ПО, фактически включила в стоимость лицензий расходы по пересылке заказных писем, повысив тем самым средний чек каждой поставки на несколько сотен рублей для тех дилеров, кто продолжил обмен на бумаге. Разумеется, партнеры в ЭДО эти расходы не понесли.?
• Ультимативная позиция. В качестве иллюстрации мы часто приводим проект с Wildberries. Этот интернет-магазин проявил принципиальность позиции и просто поставил перед фактом партнеров: «мы работаем с ЭДО». Поставщикам пришлось пойти на встречу крупному партнеру. Но, разумеется, не все компании могут в такой жесткой форме требовать перехода на ЭДО, но иногда это самый эффективный способ поторопить контрагентов.

И не начинайте с бумаги

Иногда встречается интересный парадокс: компания активно внедряет ЭДО, переводит контрагентов на электронные документы, но при этом все новые партнеры по-прежнему начинают с обмена бумагой. Когда вы ставите перед собой задачу не просто начать пользоваться ЭДО, а максимально убрать бумажные документы из оборота, то необходимо максимально сократить возможность их появления.  Это значит, что договор с вашим новым партнером/поставщиком/агентом уже сразу должен создаваться в электронном виде. Предложите ему сразу работать через ЭДО, объясните, что вы – современная компания.