Основной объем российского рынка электронного документооборота приходится на крупные географически-распределенные корпорации с большой филиальной сетью, в особенности можно выделить производство с подразделениями и филиалами в различных городах, а также ритейловый сектор с развитой региональной сетью магазинов и подразделений.
С чем это связано? Как правило, там, где большое количество сотрудников (обмен, пересылка, предоставление справок занимает много времени и ресурсов сотрудников HR-служб), там и требуется большой объем бумажного сопровождения. Высокие показатели текучести персонала также ведут за собой большой поток операций, связанных с приемомувольнением сотрудников.
Или, например, все больше компаний создают собственные общие центры обслуживания (ОЦО) для снижения внутренних издержек, при этом выводят их в небольшие города. При таких условиях скорость передачи данных и снижение потерь документации становятся критичными. И здесь, как правило, уже на этапе проектирования корпоративного ОЦО, мы рекомендуем планировать автоматизацию документооборота между ОЦО и структурными подразделениями (внутренними клиентами).
Все вышеописанное преимущественно относится к крупным российским корпорациям и холдинговым структурам, но есть и другие виды компаний, которые также заинтересованы в снижении затрат (временных, финансовых, ресурсных) при обмене документами за счет автоматизации данных бизнес-процессов. Речь идет о российских подразделениях, филиалах и представительствах международных компаний. Здесь ситуация обратная, данные компании даже если хотят провести внутреннюю оптимизацию и автоматизацию процессов, вынуждены согласовывать все изменения с Головным офисом, который находится в другой стране, поскольку приходиться учитывать корпоративную ИТ-архитектуру. Традиционно, они сталкиваются с необходимостью использования решений, продиктованных требованиями корпоративной службой безопасности и корпоративных стандартов. В результате, такие компании сталкиваются с такими сложностями, как внедрение «спустившихся» сверху корпоративных ИТ-решений с учетом российской специфики и российского законодательства. Все эти нюансы и особенности должны учитываться при проектировании как самих корпоративных Центров, так и при планировании внедрения систем электронного документооборота.
На текущий момент для российских компаний наиболее актуальными задачами в области внедрения систем электронного документооборота являются:
- Сокращение времени на обмен документами между подразделениями и сотрудниками;
- Предоставление наиболее оперативных и качественных услуг в части сервисов «Личного кабинета» работника (прим. Личные кабинеты – портальные сервисы самообслуживания работников).
И в решении данных задач электронный обмен позволяет достигать намеченных показателей. Однако хочется отметить, что российское законодательство не позволяет достигать существенных изменений при внедрении ЭДО в части процессов кадрового учета. А порой, наоборот, может даже замедлять работу HR-специалистов, поскольку система обмена документами может приводить к дублированию функций. Например, при создании электронной копии трудовой книжки работника, ее необходимо отсканировать, сохранить в системе, а это в свою очередь приводит к дополнительному объему работ у сотрудников HR-службы.
Безусловно, при хранении электронной копии документа повышается надежность и безопасность документов. Кроме того, нет необходимости обращаться в отдел кадров для предоставления оригинала, а можно получить все данные через ту же самую систему сервисов самообслуживания (через «Личный кабинет» сотрудника), что безусловно повышает скорость предоставления данных как для самих сотрудников, так и для HR-служб. Но, исходя из нашей практики, основной эффект от внедрения систем электронного документооборота достигается в процессах развития персонала, таких как подбор, обучение, оценка персонала и формирование кадрового резерва. Компании, которые активно инвестируют в развитие и удержание сотрудников, активно применяют электронный документооборот в данных процессах.
Для того, чтобы объективно оценить необходимость внедрения системы электронного документооборота и выбрать подходящую ИТ-платформу для ЭДО, в компаниях проводится оценка эффективности как самого процесса обмена документами, так и анализ ИТ-системы, которая будет отвечать всем требованиям как со стороны бизнес-архитектуры, так и со стороны общекорпоративного ландшафта.
При внедрении систем электронного документооборота в российских компаниях, как правило, устанавливают следующие показатели эффективности проекта:
- Сокращение количества печатной документации при обмене;
- Сокращение времени передачи документов;
- Сокращение времени согласования документации.
Целевые значения по каждому показателю устанавливаются на этапе проектирования системы электронного документооборота и учитываются при оптимизации и автоматизации бизнес-процессов. Часто бывает, что при первоначальном анализе бизнес-процессов в Компании, сами показатели или их целевые значения могут быть скорректированы с учетом выявленных особенностей и ограничений.
Как же выбрать оптимальную и эффективную ИТ-систему для внедрения системы электронного документооборота в части процессов обмена кадровой документацией именно для вашей компании? Наиболее распространенной системой для внедрения в крупных корпорациях, в которых уже существует система SAP является SAP EFM by Open Text, поскольку данное решение уже учитывает специфику российского законодательства, том числе в части хранения данных по персоналу. Кроме того, данная система глубоко интегрирована с SAP HCM и SuccessFactors. Многие компании активно используют также решения компании Microsoft, особенно если речь идет о портальных решениях на базе Microsoft SharePoint. Компания ТерраЛинк более 25 лет является признанным лидером в области внедрения систем электронного документооборота на рынках России и Казахстана. Наши сотрудники имеют богатый опыт как непосредственно автоматизации процессов документооборота, так и проведения диагностики текущих бизнес-процессов, анализа корпоративных стандартов и ограничений для выбора оптимального решения. Мы готовы провести оценку эффективности внедрения системы электронного документооборота в вашей компании. Кроме того, мы поддерживаем долгосрочные отношения с нашими клиентами, и готовы провести референс-визиты для демонстрации внедренных решений у наших клиентов.
Источник: компания TerraLink.
Начать дискуссию