Как подключиться к ЕГАИС и не напиться?

С 1 июля 2016 года согласно закону №182-ФЗ, для розничной торговли алкоголем требуется использование специального программного обеспечения и кассового оборудования для работы с ЕГАИС.

Магазины и точки общепита, начавшие работу до 2016 года, уже прошли тернистый путь подключения к ЕГАИС. Вместе с компанией Subtotal, мы попытались разобраться, как подключение сделать максимально комфортным.

ЕГАИС - система, созданная государством для борьбы с производством и продажей поддельной алкогольной продукции. Теперь путь каждой бутылки от производителя или импортера до конечного покупателя можно отследить, так как все операции купли/продажи на каждом этапе фиксируются в ЕГАИС.

Розничному продавцу алкоголя для начала работы с ЕГАИС необходимо приобрести Квалифицированную Электронную подпись (КЭП) в любом Удостоверяющем центре. Она предоставляется на физическом носителе — электронном крипто-ключе (JaCarta),  который подключается через USB-порт компьютера и является «пропуском» для работы с ЕГАИС.

Так же, на сайте Росалкогольрегулирования необходимо скачать Универсальный Транспортный Модуль (УТМ) — это устанавливаемая на компьютер программа, которая обеспечивает взаимодействие между складским/кассовым программным обеспечением и ЕГАИС.

Итак, имея компьютер с операционной системой Windows и доступом в интернет, цифровую подпись, JaCarta и УТМ можно подключиться к ЕГАИС и получить доступ в Личный кабинет на сайте Росалкогольрегулирования. Однако, этого пока недостаточно для начала торговли.

Розничный торговец алкоголем должен отправлять данные в ЕГАИС в момент:

• получения товара от оптовика,

• продажи бутылки, имеющей акцизную марку (в случае отсутствия интернет-соединения, отправка данных возможна в течение 3 суток с момента продажи).

Для решения этих двух задач используется складская программа (прием и подтверждение товарно-транспортных накладных) и кассовая программа (продажа алкоголя).

Существует множество вариантов программного обеспечения, совместимого с ЕГАИС. Это могут быть отдельно складская программа и отдельно кассовая программа, а может быть единая система. В первом случае, есть гибкость в выборе наиболее подходящего для вашего бизнеса варианта ПО (что важно для крупных/средних розничных сетей). В случае единой системы автоматизации затраты ниже, так как нет необходимости интегрировать кассовое и складское программное обеспечение.

Так же это может быть коробочное программное обеспечение, а может быть онлайн-программа (облачный сервис). Плюсы и минусы каждого из вариантов зеркальные и они описаны ниже:

Важно отметить, что облачные сервисы — это полноценная автоматизация розничной торговли, а не просто касса, соответствующая требованиям законодательства. То есть владелец получает инструмент повышения эффективности бизнеса: снижения затрат времени и денег на рутинные операции (подсчет денег в кассе, инвентаризация, печать ценников и пр.) и инструменты контроля и развития бизнеса (оптимизация складских остатков и ассортимента, управление акциями, включая SMS-рассылки и прочее).

Для приема товара от поставщика достаточно любого компьютера, ноутбука или планшета с операционной системой Windows 7 и выше.

Для продажи алкоголя необходимо специализированное кассовое оборудование (сканер двумерных штрих-кодов и фискальный регистратор с печатью QR-кодов). Ниже представлены варианты кассового оборудования для ЕГАИС, которые доступны на рынке и их краткие описания:

Партнер этого выпуска Картотеки - компания Subtotal - представляет систему по автоматизации торговли. Программа позволяет вести учет склада, розничных продаж и совестима с ЕГАИС. Для оценки удобства есть возможность бесплатно протестировать программу в течение 1 месяца.