Перед подачей 2-НДФЛ за 2016 год компания должна обновить персональные данные работников

Форма и порядок заполнения 2-НДФЛ утверждены приказом ФНС РФ от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@. В поле «Фамилия, имя, отчество» раздела 2 указываются фамилия, имя и отчество налогоплательщика без сокращений в соответствии с документом, удостоверяющим личность, в поле «Серия и номер» — реквизиты документа, удостоверяющего личность налогоплательщика. При заполнении поля «Адрес места жительства в Российской Федерации» отражается полный адрес места жительства налогоплательщика на основании документа, удостоверяющего его личность, либо иного документа, подтверждающего адрес места жительства.

Таким образом, раздел 2 формы 2-НДФЛ должен быть заполнен налоговым агентом на основании данных документа, удостоверяющего личность налогоплательщика.

Если бухгалтер компании заполнит справки, следуя порядку и в строгом соответствии с документами, удостоверяющими личность налогоплательщиков, такие сведения пройдут форматно-логический контроль и будут приняты.

Следовательно, перед представлением 2-НДФЛ за 2016 год налоговым агентам необходимо проверить актуальность персональных данных работников.

Если компания сдаст справки с некорректными данными физлица (неверно заполнены ИНН отдельных работников, имеются факты незаполнения неудержанной суммы налога), то данный факт будет рассматриваться как представление недостоверных сведений. Ответственность за данное правонарушение предусмотрена ст. 126.1 НК РФ в виде штрафа в размере 500 рублей за каждый представленный документ, содержащий недостоверные сведения.

Обратите внимание: если у физлица произошло изменение в персданных после представления справки в ИФНС, уточненную форму по нему представлять не следует.

ПИСЬМО ФНС РФ от 01.11.2016 № БС-4-11/20817

Примечание редакции:

в то же время, ФНС РФ в письме от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515 разъясняла, что если предоставление недостоверной информации не привело к неисчислению и (или) неполному исчислению НДФЛ, к неблагоприятным последствиям для бюджета, нарушению прав физических лиц, налоговым органам следует рассматривать этот факт как смягчающее обстоятельство.