Укрощение внутрихозяйственных расчетов с помощью «1С:Предприятие»

В жизни предприятий-холдингов есть множество сложностей бухгалтерского и налогового учета различных объектов. При этом достаточно большую часть хозяйственных операций холдинга могут составлять внутрихозяйственные расчеты: наделение имуществом, перевод денежных средств со счета одного филиала на другой, оплата товаров и услуг поставщикам одним филиалом за другой и т. д.

Важной задачей в организации регламентированного учета внутрихозяйственных расчетов в холдинге является предотвращение расхождений в учете разных филиалов по ВХР.

Причинами расхождений могут являться:

Большое количество бухгалтеров, работающих с внутрихозяйственными расчетами. Возникают сложности в контроле расчетов между всеми филиалами, особенно, когда каждый сотрудник следит только за своим отдельным блоком (внеоборотные активы, товарно-материальные ценности, денежные средства и т. д.).
Нет договоренности между филиалами о составе передаваемых объектов учета и регламентов передачи как таковых(например, затрат на оказание услуг, товарно-материальных ценностей), а также их стоимости. В этом случае может возникнуть ситуация, когда один филиал списал со своего баланса тот или иной актив или обязательство, а другой филиал его еще не принял.

В нашей практике часто встречаются подобные проблемы. Недавно мы завершили проект на крупном промышленном предприятии с девятью автоматизируемыми филиалами, где остро встал вопрос об оптимизации управления внутрихозяйственными расчетами.

Для устранения причин расхождений в учете филиалов по ВХР была разработана общая концепция оформления операций по внутрихозяйственным расчетам между филиалами, которая в последствии была автоматизирована на базе ПО «1С: Предприятие. Управление производственным предприятием» (1С: УПП).

Основа концепции заключается в том, что пока получатель передаваемого по ВХР объекта учета не согласует принятие этого объекта, проводки по счету 79 не формируются. В связи с этим для каждой операции требуется три вида документа:

Авизо исходящее — документ, оформляемый отправителем для регистрации намерения передать некий объект учета — проводок не формирует, но содержит всю информацию для их отражения;
Авизо входящее — документ, оформляемый получателем для регистрации намерения принять объект учета — проводок не формирует, но содержит всю информацию для их отражения;
Акцепт авизо — документ, оформляемый получателем для регистрации одной из ситуаций:
- Сформировать проводки по передаче объекта учета в двух филиалах — для этого в документе устанавливается статус «Акцептовано»;
- Отменить операцию по передаче объекта учета между филиалами — для этого устанавливается статус «Отказано в акцепте».

Кроме того, было принято решение — сущность отправляемого и принимаемого объекта учета должна быть одинаковой для каждого филиала. Это обеспечит прозрачность операций.

Например, один филиал оплачивает задолженность другого филиала. В этом случае между филиалами передается именно задолженность — не используется прямой переход из денег в задолженность через 79-й счет.

Сравним на бухгалтерских проводках:

Передача денег в задолженность через 79 счет напрямую	Передача задолженности через 79 счет отдельно от оплаты
Филиал 1 имеет задолженность перед поставщиком (сальдо по Кт 60) Филиал 2 оплатил эту задолженность
Филиал 2: Дт 79 Кт 51 — задолженность за филиал 1 оплачена и передана по авизо; Филиал 1: Дт 60 Кт 79 — погашена задолженность перед поставщиком за счет оплаты филиала 2.	Филиал 2: Дт 60.02 Кт 51 — задолженность за филиал 1 оплачена; Дт 79 Кт 60.02 — задолженность передана в филиал 1 по авизо; Филиал 1: Дт 60.01 Кт 79 — задолженность принята на основании авизо.

При использовании варианта передачи денежных средств напрямую в погашение задолженности главный бухгалтер Филиала 2 в отчетах увидит только часть информации: отправлены деньги в Филиал 1. А для чего? Это он увидит только, открыв платежное поручение.

Оформляя передачу задолженности по авизо отдельно от самой оплаты, в отчетах Филиала 2 бухгалтер увидит более полную информацию. А точнее, информацию о том, что:

деньги были перечислены конкретному поставщику;
возникшая при этом задолженность (счет 60.02) была передана через 79 счет в Филиал 1.

А для того, чтобы в учетной системе 1С: УПП сущность отправляемого и принимаемого объекта учета была одинаковой, а также для разграничения прав доступа (за разные объекты учета отвечают разные бухгалтера) виды документов авизо были уточнены:

Авизо по ТМЦ;
Авизо по основным средствам;
Авизо по взаиморасчетам;
И т. д.

Таким образом, по общей концепции с учетом ограничений, порядок действий пользователей в системе получился следующий:

Филиал-отправитель:
- Пользователь в базе отправителя формирует «Авизо исходящее», соответствующее передаваемому объекту, распечатывает «Извещение (авизо)» и подписывает.
- Сформированный документ системы «улетает» с помощью обмена в базу получателя.
Филиал-получатель:
- В базу получателя «прилетает» документ «Авизо исходящее» (менять его получателю запрещено системно).
- Пользователь принимает решение — согласовать или нет принятие объекта учета (задолженность, денежные средства, ТМЦ и т. д.):
  - Если согласовал принятие — оформляет «Авизо входящее» (и только в случае принятия), в котором дополняет нужную ему информацию, затем оформляет документ «Акцепт авизо» со статусом «Акцептовано» — формируются проводки получателя.
  - Если отказался от принятия — оформляет документ «Акцепт авизо» (без входящего авизо) со статусом «Отказано в акцепте» — проводки не формируются.
- Документ «Акцепт авизо» по обмену «улетает» в базу отправителя.
Филиал-отправитель:
- В базу отправителя «прилетает» документ «Акцепт авизо»:
  - Если в нем установлен статус «Акцептовано» — формируются проводки отправителя.
  - Если установлен статус «Отказано в акцепте» — проводки не формируются.

То есть отражение принятия объектов учета происходит сначала в базе получателя, а затем в базе отправителя. При этом дата проводок одна и та же — день, когда получателем был проведен документ «Акцепт авизо». Таким образом, исключается вариант расхождения в учете на отчетную дату: даже если отправитель оформил авизо исходящее в одном отчетном периоде, а получатель принял его к себе на учет в другом — корреспонденции со счетом 79 сформируются в том отчетном периоде, когда их принял получатель.

В целях сводного учета и контроля внутрихозяйственных расчетов все документы, «Авизо исходящее», «Авизо входящее» и «Акцепт авизо», и их движения (проводки) собираются в Центральной базе (базе, не относящейся ни к одному филиалу, даже к Центральной организации):

Для контроля за статусами межфилиальных взаимоотношений по каждой хозяйственной операции используется специально разработанный сводный журнал документов, а также отчет, показывающий статистику по документам авизо (какие акцептованы, по каким отказано в акцепте, какие еще в работе).
Для анализа оборотов по счету 79 по всему предприятию используются бухгалтерские отчеты (оборотно — сальдовая ведомость по счету, анализ счета и т. д.) с возможностью вывода данных по всем филиалам в разрезе филиалов-корреспондентов.
Для сверки взаиморасчетов между филиалами нами разработан отчет, который строится по правилам стандартного акта сверки взаиморасчетов с контрагентами. В нем при необходимости есть возможность настраивать отборы по субсчетам и субконто 79 счета.

Итак, в результате применения единого подхода в учете внутрихозяйственных расчетов была достигнута желаемая прозрачность и полнота учета при том, что оформляют операции с разными объектами учета разные бухгалтера. Кроме этого, пока филиалы не согласуют между собой операцию по передаче объектов учета, она не отразится ни у отправителя, ни у получателя, что исключает расхождения по 79 му счету.

А благодаря разработке сводного журнала и отчетов по операциям авизо Главный бухгалтер Центральной бухгалтерии может оперативно получить информацию о том, между какими филиалами и по какой аналитике отражены взаиморасчеты, и убедиться в том, что сальдо по счету 79 в целом по предприятию равно нулю.

Однако, только общей концепции для того, чтобы охватить все области учета, соприкасающиеся с внутрихозяйственными взаиморасчетами, не достаточно. Важно проработать детали и аналитику для передачи между филиалами различных объектов учета: затрат, товарно-материальных ценностей, суммы доходов и расходов для расчета налога на прибыль, суммы НДС и т. д. Об этом мы расскажем в следующих статьях.