Что такое путевой лист?

Путевой лист – это первичный документ, который обеспечивает учет ГСМ, также позволяет уменьшить налогооблагаемую базу затратами на топливо.

Министерство транспорта РФ приказом №17 от 18 января 2017г. внесло изменения в приказ «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» от 18 сентября 2008г. №152. Изменения коснулись двух моментов:

1. В п.12 исключена фраза, обязывающая ранее ставить в заголовочной части путевого листа печать или штамп организации или индивидуального предпринимателя.
2. Также п.16 дополнен фразой: « Дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов."

Выходит, что к обязательному медицинскому осмотру водителя прибавился и технический контроль транспортного средства.

Приказ Министерства транспорта РФ №17 от 18 января 2017г, изменяющий порядок заполнения путевого листа, вступает в силу 26 февраля 2017г.

Обязательными реквизитами путевого листа являются:

• наименование и номер путевого листа;
• сведения о сроке действия путевого листа;
• сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
• cведения о транспортном средстве;
• сведения о водителе.

В письме Министерства финансов РФ от 30 ноября 2012г.№03-03-07/51 говорится, что нетранспортные компании могут сами разрабатывать форму путевого листа, главное, чтобы были отражены все реквизиты, предусмотренные Федеральным законом от 21 ноября 1996 г.№129-ФЗ.
Форма путевого листа для автотранспортных организаций носит обязательный характер.

Что же касается описания маршрута следования в путевом листе, связанного с выполнением перевозок или служебного задания, то он записывается по всем пунктам следования автомобиля (письмо Министерства финансов РФ от 01 августа 2005г. №03-03-04/1/117). Хотя в обязательных реквизитах и нет такого пункта, как «маршрут», но всё равно налоговая может отказать в признании ГСМ в расходах.  Арбитражная практика по данному вопросу складывается двояко.

Есть решения как в пользу организаций -Постановление ФАС Поволжского округа от 21.05.2013 N Ф06-3255/13, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.09.2013 N Ф04-3922/13, так и в пользу налоговых органов -  Постановление ФАС Поволжского округа от 20.06.13 N Ф06-3844/13, Постановление Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015г. №Ф05-3450/2015.

Чтобы не возникало споров с налоговыми органами, должен быть указан подробный маршрут следования автомобиля.

Путевой лист может оформляться как на один день, так и на более длительный период. Максимальный срок на который может быть выдан путевой лист – один месяц.

Штраф за отсутствие путевого листа предусмотрен п.2 ст.12.3 КоАП РФ – 500 руб.

Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.

В путевом листе обязательно должна быть отражена информация о прохождении водителями медицинского осмотра. Порядок проведения предрейсовых, послерейсовых медицинских осмотров утвержден Приказом Минздрава России от 15.12.2014г. №835н «Об утверждении Порядка проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров».

За нарушения, связанные с предрейсовыми медицинскими осмотрами водителей, предусмотрена ответственность:

• за непроведение предрейсового медицинского осмотра может привлечь к ответственности  Трудовая инспекция по ч.3 ст.5.27.1 КоАП РФ должностных лиц (штраф 15 000-25 000 рублей), организацию (штраф 110 000 – 130 000 руб.). Также по данному нарушению может наказать и ГИБДД согласно ч.2 ст.12.31.1 КоАП РФ на должностных лиц (штраф 5000 руб), организации (штраф 30 000 руб.).
• за повторное нарушение, совершенное в течение года со дня уплаты штрафа за первый случай, предусмотрена ответственность по ч.5 ст.5.27.1 для должностных лиц (штраф 30 000 – 40 000 руб. или дисквалификация на 1-3 года), для организаций (штраф 100 000 – 200 000 руб. или приостановка деятельности на срок 90 суток).

Что касается учета движения путевых листов, то собственники (владельцы) транспортных средств должны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов.

Журнал регистрации путевых листов обязательно должен заполняться организацией, подтверждением тому является Постановление Четвертого Арбитражного апелляционного суда от 19.03.2015г. № 40АП-7160/2014.

Срок хранения путевых листов – 5 лет.