Командировочные – 2017. Частые вопросы и ответы бухгалтера. Часть 2

С 2017 года изменились правила расчета налогов суточных при служебных командировках. Специалисты OZON.travel промониторили частые вопросы и ответы, встречающиеся в бухгалтерских разделах  форума «Клерка» и подготовил дайджест. Первую часть дайджеста читайте: Командировочные – 2017. Частые вопросы и ответы бухгалтера.

Нормативно-правовые акты

• Налоговый Кодекс Российской Федерации
• Трудовой Кодекс Российской Федерации
• Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (Утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. N 749)

Как определить даты пересечения границы РФ при командировках в страны СНГ, если в документах для въезда и выезда никакие пограничные отметки не ставятся?

В  этом случае даты пересечения границы РФ определяются по проездным документам (билетам) (абз. 1 п. 19 Положения о служебных командировках).

Можно ли принять в расходы затраты на оплату такси командированным работником? Если да, то какими документами их подтвердить?

Затраты на такси можно принять в расходы, если они были экономически обоснованы и документально подтверждены (ст. 168 ТК РФ, п. 1 ст. 252 НК РФ, письмо Минфина от 2 марта 2017 г. N 03-03-07/11901). Подтверждающими документами при этом будут кассовые чеки или квитанции об оплате проезда, которые таксист обязан выдать. Вместе с ними сотрудник должен приложить служебную записку с пояснениями расходов на такси, указав маршрут и обоснование использования именно этого вида транспорта (например, отсутствие возможности добраться до аэропорта на другом транспорте).

Как оформить использование личного автомобиля работника в служебной командировке и компенсировать ему затраты?

Необходимо заключить дополнительное соглашение с работником, в котором нужно определить размер компенсации за использование, амортизацию личного транспорта, условия ее выплаты, а также размер иных расходов, связанных с использованием транспорта (ст. 188 ТК РФ).

Как будут возмещаться расходы на оплату проживания двух командированных сотрудников, если фактическая оплата производилась с банковской карты одного сотрудника?

Т.к. один из сотрудников оплатил расходы за проживание в гостинице за себя и за коллегу, то он должен предоставить в бухгалтерию авансовый отчет с банковской выпиской со счета или квитанцией, счет из гостиницы на обоих командированных сотрудников, или два разных счета на каждого из них, и написать пояснительную записку с указанием причин, вызвавших необходимость оплаты проживания за себя и за коллегу. После предоставления авансовых отчетов, со всеми подтверждающими документами, и служебной запиской, бухгалтерия возместит сотруднику, оплатившему всю сумму расходов на проживание в полном объеме. Т.к. командировка была экономически оправдана, а расходы, понесенные сотрудниками в ней документально подтверждены, организация может учесть возмещение затрат на проживание в полном объеме (п. 1 ст. 252 НК РФ, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Можно ли учесть в расходах по УСН 15% суммы затрат на командировки ИП?

Согласно ТК РФ, командировка — это поездка работника по поручению работодателя. ИП работает сам на себя и не является наёмным работником и поэтому он не может учесть затраты на свои поездки как командировочные расходы.

Однако суды находятся на стороне предпринимателей и разрешают учитывать расходы на командировки в налоге УСН (постановления ФАС Уральского округа от 06.06.2011 № Ф09-3147/11-С3 и от 16.05.2011 № Ф09-819/09-С3 , постановление Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 18.06.2013 № 12АП-4368/13, постановления федеральных арбитражных судов Восточно-Сибирского от 24.05.11 № А19-14278/09 и от 21.06.07 № А78-6556/06-С2-24/354-Ф02-3683/07, Дальневосточного от 05.04.06 № Ф03-А73/06-2/628 и Поволжского от 25.01.05 № А65-12447/2004-СА1-19 округов).

Командировка внешнего совместителя оформляется по общим правилам или есть какая-то разница?

По общим правилам. Никакой разницы нет.

Каков максимальный срок пребывания сотрудника в командировке?

В Положении о командировках максимальный срок командировки не установлен. Такой срок определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения о командировках). 

Как определить день отъезда, если самолет вылетает в начале первого ночи?

Днем отъезда будет день, предшествующий дню вылета самолета.

Согласно пункту 4 Положения о командировках при определении дня отъезда нужно учитывать время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта, если данные объекты находятся за чертой населенного пункта. Поскольку аэропорты почти всегда находятся загородом, то днем отъезда будет тот день, когда сотрудник начнет свое движение в сторону аэропорта. Т.к. день отъезда не будет совпадать с датой, указанной в авиабилете, нужно попросить сотрудника сохранить и представить в бухгалтерию билет на транспорт, с помощью которого сотрудник добирался до аэропорта.

Как рассчитать средний заработок для оплаты командировочных, если работник был принят на работу и в тот же день отправлен в командировку?

Поскольку в расчетном периоде нет начислений, средний заработок нужно рассчитывать исходя из оклада (и/или других начислений, предусмотренных трудовым договором).

 Как оплатить работнику выходной день, если этот день приходится на день выезда в служебную командировку?

1 вариант. Возмещать данные дни по нормам ст. 153 ТК РФ (не менее, чем в двойном размере), но следует учитывать, что в расходы по налогу на прибыль такие выплаты можно включить только в случае, если правилами внутреннего распорядка предусмотрен режим работы в выходные и праздничные дни, а также если указанные выплаты связаны с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода, и являются экономически обоснованными (письмо ФНС от 20.08.2014 № СА-4-3/16564).

2 вариант. Возмещать данные дни путем их оплаты исходя из среднего заработка. Тогда возможны споры с контролирующими органами, даже если организация указанные выплаты закрепит в своих локальных нормативных актах. Средний заработок выплачивается за все дни работы по графику (п. 9 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Почему OZON.travel?

Выпуск подготовили специалисты OZON.travel. Если сотрудники вашей организации часто отправляются в командировки, то организацию процесса можно упростить. Сервис OZON.travel решает все вопросы на одном ресурсе: бронирование авиа и ж/д билетов, гостиниц, организация трансфера, оформление страховок и тп.