Хранение первички

Три блока документов, без которых не обойтись даже предпринимателю и малому бизнесу

Расскажем, как начать и наладить ведение внутреннего документооборота у субъекта малого предпринимательства. Может показаться, что при работе в сфере малого и «очень малого» бизнеса документации можно уделять не столь много внимания, а сосредотачиваться больше на самом бизнес-процессе.
4,8 тыс. 943
Три блока документов, без которых не обойтись даже предпринимателю и малому бизнесу

Расскажем, как начать и наладить ведение внутреннего документооборота у субъекта малого предпринимательства. Может показаться, что при работе в сфере малого и «очень малого» бизнеса документации можно уделять не столь много внимания, а сосредотачиваться больше на самом бизнес-процессе.

Что случилось?

За некачественно организованный документооборот можно здорово поплатиться.

Иногда предприниматели думают, что документация – вроде как дело десятое. А главное, чтобы все бумаги лежали в папках у главбуха, который зачастую в мелких компаниях еще  и экономист, и делопроизводитель, и завхоз. Но такой подход чреват потерей контроля над количеством и, что важнее, качеством документов, которые предприниматель использует в своей деятельности. Также не стоит забывать и о проверках со стороны контролирующих органов и структур – к примеру, налоговой инспекции, прокуратуры, Роспотребнадзора и т.д. Этим ребятам не объяснишь, что эта «бумажка вдруг куда-то пропала, но она, честное слово, была».

Как организовать грамотный контроль за документами

Ответ очень прост – нужно организовать систему организации документооборота, включающую в себя функцию постоянного контроля за качеством документального оформления всех действий компании или индивидуального предпринимателя.

С чего начинаем?

Для начала нужно разбить всю документацию на три отдельных вида, каждый из которых соответствует следующим частям бизнес-процессов:

  • управляющей,
  • оперативной,
  • обслуживающей.

Для чего это нужно? Да хотя бы для упорядочения всего «вороха» документов, ведь всегда проще что-либо делать, разбив процесс на определенные части. Да и контролировать отдельные блоки документации значительно легче.

Рассмотрим отдельно каждый процесс и определим, какие документы к нему относятся и как их можно контролировать.

Блок 1. Управляющая часть

Управляющая часть в документации – это то, что является фундаментом вашего бизнеса. Для ИП – это документы о государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя (свидетельство, выписки из ЕГРИП), для ООО – это Устав, протоколы решений собраний собственников бизнеса, выписки из ЕГРЮЛ.

Контролировать эти документы, в принципе, не сложно. Изменения в них вносятся не столь часто, но, тем не менее, вносятся. Поэтому не стоит забывать подшивать в папочку с уставными документами новые выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, если вы вносили какие-то изменения (например, добавили новые виды экономической деятельности) или приобщить протоколы решений, если в вашей компании произошло «перераспределение портфелей» в уставном капитале ООО.

Кто контролирует?

В идеале контролировать управляющую часть документации должен сам руководитель бизнеса (индивидуальный предприниматель или директор компании). Если руководителю некогда, то стоит этот вопрос поручить лицу, степень доверия к которому у бизнесмена самая максимальная (обычно это главбух или заместитель директора).

Блок 2. Оперативная часть

Оперативная часть бизнес-процесса – это самый большой по объему процесс в деятельности бизнеса. Собственно, это и есть само по себе «дело».

К этой части процесса относятся все деловые, правовые документы, связанные с непосредственным извлечением прибыли – договоры с контрагентами, договоры аренды, соглашения, акты принятых работ и т.д.

Сюда можно отнести и техническую организацию производственного процесса (если ваша компания занимается производством) – спецификации, технологические карты, расчеты, сметы и т.п.

Контроль за этим типом документации уже более объемный. Начнем с того, что все документы в одну офисную папку вряд ли засунешь. Как минимум, должна быть отдельная папка для договоров с контрагентами, отдельно для документов по технологическому процессу, отдельно – для рекламных и маркетинговых вещей (например, соглашения об информационном или спонсорском сотрудничестве) и т.д.

Кто контролирует?

Лучше не сосредотачивать контроль за различными типами оперативных документов в руках одного человека. При возможности (а они, в малом бизнесе, безусловно, очень ограничены), за каждый тип документов должен отвечать причастный к исполнению этих документов сотрудник. Например, за договора и соглашения – бухгалтер, а за производственный процесс – начальник производства. При этом о состоянии этой документации ответственные лица должны отчитываться перед  руководством минимум раз в квартал, а в конце года подводить итоги за 12 месяцев. И желательно, чтобы этот отчет ответственные лица готовили в письменном виде за собственной подписью, что в дальнейшем значительно облегчит поиск «слабого звена» при выявленных ошибках, как в процессах самого бизнеса, так и  ведении документации. 

Блок 3. Обслуживающая часть

Обслуживающая часть документации – это, если так можно выразиться, техобслуживание вашего бизнеса. Сюда относятся – бухгалтерия, отдел кадров, IT-отдел, охрана, водители и т.п. Соответственно, и документация этой части вашего бизнес-процесса должна быть поделена на сферы влияния этих служб.

Вся бухгалтерская документация должна храниться в отдельном месте в отдельных папках. Уже в других папках должна храниться документация по кадрам, охране, компьютерщикам. 

Кто контролирует?

За качество ведения бухгалтерской документации отвечает лично главбух, за кадры – кадровик, за компьютерщиков – начальник соответственного подразделения.

Здесь система контроля должна быть аналогична контролю за документооборотом операционного процесса – ежеквартальный (а лучше – ежемесячный) отчет в письменном виде каждого ответственного, обязательный разбор полетов с ответственными лицами по итогам года.

Для руководителя крайне важно видеть общую картину работы своего дела. И именно такой подход за контролем документооборота позволит не просто держать руку на пульсе своего бизнеса, но и понимать, где у него слабые места. А при визите контролеров можно будет почти на 100% быть уверены в том, что ваша документация:

  • всегда актуальна,
  • всегда под рукой,
  • сотрудник, по вине которого была нарушена часть какого-либо процесса, будет выявлен быстро.

Начать дискуссию

Бесплатно с Архив документов

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс

Разбираемся в мини-курсе, какие типы хранения кадровых документов выделяют и какова продолжительность хранения кадровых документов.

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
НДФЛ

В 2024 году ФНС разошлет уведомления на НДФЛ с процентов по вкладам за 2023 год

В 2024 году вкладчикам впервые необходимо будет уплатить НДФЛ с процентов от банковских вкладов за 2023 год.

Перерасчет имущественных налогов будут делать по-новому

Физлица будут направлять в ИФНС заявления на перерасчет налога на имущество, земельного и транспортного, к которому можно приложить документы, а можно и не прикладывать. Налоговики будут рассматривать это заявление 30 дней.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Как разработать эффективную программу обучения для новых сотрудников

Обучение персонала — сложный и многогранный процесс. Если проводить его правильно, он может стать ключевым инструментом для усиления корпоративной культуры, увеличения продуктивности и стимулирования мотивации сотрудников.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
УК РФ

Поиск бывшего гендира может вылиться в вымогательство

Сотрудники главного управления уголовного розыска МВД совместно с коллегами из Красноярского края задержали подозреваемых в серии вымогательств у бизнесменов.

⚡️Итоги дня: Ozon изменил расчет сбора, Дурова призвали внимательнее следить за Telegram, Камчатку трясет

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Селлеры нарастили продажи на Ozon в 2,5 раза

Заметнее всего нарастили обороты предприниматели Дальневосточного федерального округа, которые торгуют на маркетплейсе Ozon. Они стали продавать почти в 5 раз больше товаров.

Как обезопасить массовые выплаты внештатникам

Компании, которые сотрудничают с большим числом внештатников, проводят массовые выплаты со своего счета. Такие платежи могут нести риски с точки зрения ИФНС и банков. Рассказываем, в чем причины и как обезопасить переводы.

Как обезопасить массовые выплаты внештатникам
Бесплатно с Взносы на травматизм

Подтверждение ОКВЭД в 2024 году: кто сдает, сроки подачи, образец

Работодатели обязаны уплачивать страховые взносы за своих сотрудников. Тарифы по взносам от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний различаются в зависимости от класса профриска и составляют от 0,2% до 8,5%.

Подтверждение ОКВЭД в 2024 году: кто сдает, сроки подачи, образец
ВЭД

Центробанк смягчил валютный контроль по внешнеторговым контрактам

Участники внешней торговли могут не сдавать в банки документы по сделкам с иностранными партнерами, если объем операций не превышает 1 млн рублей.

Что изменится в заполнении баланса по новому ФСБУ 4/2023: обзор поправок от Минфина

Недавно утвердили новый ФСБУ 4/2023 «Бухгалтерская отчетность». Меняют бланки бухотчетов и правила их заполнения.

Торгово-промышленная палата хочет создать единую базу со всеми видами поддержки бизнеса

Чтобы предприниматели получали меньше отказов в финансировании, ТПП создаст единую базу, где будут перечислены доступные и актуальные меры поддержки. Там же будут публиковать критерии отбора и сколько средств осталось в бюджете на финансирование бизнеса.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

✅ Будут изменения по имущественным налогам: обзор от ФНС. Эксперт: вектор цифровизации — правильный

В НК внесут поправки, направленные на повышение эффективности налогообложения имущества.

4
278
НДФЛ

Как считать НДФЛ с продажи подаренной недвижимости

При получении недвижимости по договору дарения надо заплатить НДФЛ. Потом при продаже этой недвижимости тоже заплатить НДФЛ.

Модульбанк удвоил вознаграждение для партнеров

До конца марта Модульбанк платит двойное партнерское вознаграждение за каждую подключенную облачную кассу от Модулькассы.

Ozon изменил принцип расчета сервисного сбора с ПВЗ

Теперь дорогие товары, которые выдает ПВЗ, будут гораздо меньше влиять на оборот и размер сервисного сбора.

42

Приказ Минтруда от 1 марта 2024 года: рассказываем о новых рисках при работе с самозанятыми и способах их избежать

С 1 марта контроль за сделками между бизнесом и самозанятыми стал строже — теперь ФНС не только анализирует формат сотрудничества, но и передает полученные сведения в межведомственные комиссии и органы Роструда. Особое внимание уделят компаниям, которые массово привлекают внештатный персонал. В этой статье разбираемся с новыми требованиями и объясняем, как нивелировать возможные риски.

Приказ Минтруда от 1 марта 2024 года: рассказываем о новых рисках при работе с самозанятыми и способах их избежать
Отпуска

Сотрудник вправе взять накопленный за прошлые годы дополнительный отпуск

Дополнительные отпуска за прошлые годы не сгорают. Сотрудник, у которого накопились дни, может уйти в дополнительный отпуск и взять сразу все дни.

101
Общество

Какой дом выбрать: панельный, кирпичный или монолитный

При выборе недвижимости чаще всего смотрят на планировку квартир и район застройки. Однако соотношение цена–качество напрямую зависит и от вида строительства. Разберемся, на что стоит обратить внимание.

Иллюстрация: m2.ru
91

Интересные материалы

3-НДФЛ

Если ошиблись в 3-НДФЛ, сдайте уточненку

Бывают случаи, когда человек сдал декларацию 3-НДФЛ с ошибкой, в результате которой неправомерно претендует на возврат или, наоборот, начисляет себе налог к уплате.