Чек-лист: готовы ли вы к работе с онлайн-кассами и ОФД

На днях Минфин объявил, что штрафовать за несоблюдение правил работы с онлайн-кассами власти пока не собираются. Свежо предание... Поэтому мы все же советуем не тянуть с установкой онлайн-касс. Проверьте, вся ли последовательность шагов по переходу на онлайн-кассы, новая терминология и правила работы вам понятны.

График перехода на онлайн-кассы такой:

• до 1 февраля 2017 г. применять их можно было добровольно;
• до 1 февраля 2017 г. можно было регистрировать ККТ в прежнем порядке (без фискальных накопителей) и пользоваться ею до 1 июля 2017 г.;
• с 1 февраля 2017 г. зарегистрировать или перерегистрировать можно только онлайн-кассу (либо доработанную (модернизированную) кассовую технику старого образца).
• c 1 июля 2017 г. вся ранее зарегистрированная кассовая техника должна соответствовать Федеральному закону № 54-ФЗ и работать по новым правилам (необязательно для ЕНВД, ПСН и предприятий сферы услуг);
• с 1 июля 2018 г. вся ранее зарегистрированная кассовая техника должна соответствовать 54-ФЗ и работать по новым правилам, в том числе для ЕНВД, ПСН и предприятий сферы услуг.

Сначала немного разберемся в терминологии и сокращениях, используемых в теме онлайн-касс.

Онлайн-касса –  это кассовый аппарат, который соответствует новым требованиям. Работает онлайн-касса так. После совершения покупки покупателем, касса создает транзакцию и направляет ее в фискальный накопитель. Фискальный накопитель сохраняет чек, подписывает его фискальным признаком и отправляет данные на сервера ОФД. Он создает ответный фискальный признак, который высылает обратно ККТ и передает данные о расчетах в налоговую. Вся цепочка действий занимает несколько секунд. После этого покупатель получает бумажный и электронный чек (присылается на электронную почту или абонентский номер). Эти чеки содержат QR-код и ссылку, которые покупатель может использовать для проверки чека.

ОФД – оператор фискальных данных. Это специализированная компания, которая уполномочена принимать данные с кассового аппарата, хранить их и передавать налоговикам. У ОФД обязательно должна быть лицензия от ФСТЭК и Роскомнадзора. Потому что именно ОФД отвечает за сохранность и конфиденциальности данных, полученных с кассового аппарата. 

КЭП – это усиленная квалифицированная электронная подпись. Она нужна для регистрации кассы в личном кабинете ФНС и для подписания договора с ОФД.

Фискальный накопитель - устройство, предназначенное для шифрования, защиты и передачи фискальных данных. Фискальный накопитель хранит в некорректируемом виде сведения о расчетах, которые проводит ККТ, и передают информацию на ККТ, которая, в свою очередь, отправляет информацию в ФНС. Фискальный накопитель является более современным и многофункциональным аналогом электронной кассовой ленты защищенной (ЭКЛЗ).

Кроме того, что КЭП нужна для регистрации аппарата в ФНС и заключения договора с ОФД, она будет использоваться для электронного документооборота с оператором.

КЭП должна быть выпущена либо на руководителя организации, либо на лицо, имеющее право подписывать документы без доверенности (согласно данным ЕГРЮЛ).

Некоторые операторы предлагают услугу получения квалифицированных электронных подписей.

Перед началом работы с онлайн-кассами надо заключить договор с одним из ОФД. Перед тем, как подключиться к ОФД, советуем подумать над условиями, которые предлагает оператор.

На что обратить внимание при заключении договора:

• Есть ли у оператора лицензия от ФСТЭК и Роскомнадзора;
• Какие возможности личного кабинета ОФД;
• Какие дополнительные услуги дает ОФД:

1. дают ли скидку на получение КЭП;
2. какие тарифы на SMS-отправку чеков и email;

• есть ли возможность заключить договор на срок меньше года, на месяцы и дни;
• можно ли подключать к ОФД разные кассы и можно ли для них выбирать отдельные тарифы.

Сколько стоит обслуживание у ОФД?

Средняя рыночная стоимость годового обслуживания у разных операторов примерно одинакова и составляет около 3000 рублей в год за каждый кассовый аппарат. Если просят больше, лучше поискать другого ОФД.

Если у вас есть потребность в сезонном обслуживании ККТ, или на короткие периоды, обязательно уточните, есть ли соответствующие тарифы и каковы условия в таких случаях.

Заключать договоры можно уже сейчас. Добросовестные операторы уточняют, что началом действия тарифного плана (и отсчета для взимания средств) считается дата первого чека.

Как заключается договор?

Советуем уточнить, нужно ли ехать в офис ОФД или можно сделать все без визита к оператору.

Нередко бывает, что оператор такого не требует и достаточно зайти на его сайт, выбрать один из предлагаемых тарифов и присоединиться к стандартному договору-оферте. То есть оформление бумажного варианта договора может и не потребоваться.

Многие из современных кассовых аппаратов можно модернизировать до уровня требований 54-ФЗ. 

Узнать о возможности модернизировать ККТ можно, поискав нужную модель кассы на портале ФНС «Новый порядок применения ККТ» в разделе «Проверить ККТ», или в блоке «Возможность модернизации вашей ККТ».

Какая организация уполномочена модернизировать ККТ, можно узнать у производителя кассы. Или спросить у себя в налоговой инспекции.  

Если модель кассы модернизировать нельзя, то ее нужно снять с учета. И купить новую, которая соответствует новым требованиям.

После подключения к ОФД, кассовый аппарат надо настроить на работу с ОФД и зарегистрировать:

• сначала в ФНС получить РНМ (регистрационный номер машины - ККТ). Этот регистрационный номер и необходимые данные о компании вносятся в кассовый аппарат. Потом формируется отчет о фискализации, который надо снова передать в ФНС (указать в Личном кабинете ФНС) и  получить карту о регистрации ККТ.
• затем завершить процесс регистрации в Личном кабинете ФНС и добавить кассу в Личном кабинете ОФД.

Операторы всегда готовы помочь в регистрации касс для клиентов. Например, у «Платформы ОФД» собраны отдельные инструкции и ответы на частые вопросы на сайте.

Посмотрите видео, как подключить онлайн-кассу в 5 простых шагов.