Эта отчетная кампания показала, что вы ничего не успеваете? Есть пару месяцев, чтобы научиться не зашиваться. Чтобы часы и минуты не утекали бесцельно, важно научиться планировать дела. Как правильно распорядиться временем, рассказали эксперты.
1. Заведите ежедневник
С покупки ежедневника обычно и начинают те, кто решает проблемы планирования. И тут кроется главная ошибка, допускаемая новичками.
Ежедневник не должен стать врагом: выбирайте такую книгу, которую приятно держать в руках. Вы любитель забавных роликов со смешными котятами? Не надо стесняться, купите себе блокнот с милыми пушистиками.
Мечтаете о «крутой тачке»? Пусть на обложке ежедневника красуется алый «Феррари» или ослепительно-желтый «Камаро».
Ваша главная задача на первом этапе планирования — закрепить у себя желание делать записи в планировщике. И внешний вид блокнота в этом вопросе играет важную роль.
После того, как вы приучите себя к тщательному планированию и регулярному использованию ежедневника, вы заведете себе новую записную книжку, выглядящую дорого и солидно, как и подобает уверенному в себе человеку.
Но это потом, а пока получайте удовольствие даже от столь серьезного дела — и купите ежедневник, радующий глаз. Возможно, кроме бумажного блокнота вам понадобится и электронный ежедневник, главное — не тратить на поиск решения время, отведенное на планирование.
Михаил Графский, руководитель практики «Развитие персонала продаж» КСК групп, рекомендует: «Регулярно проводите обзор задач. Несколько раз в день в свободное время. Что-то переносите в календарь, что-то переносите в список задач на сегодня. Автоматизируйте работу. Разгружайте голову и снижайте риски потери важной информации — используйте уже существующие инструменты и сервисы. Вы можете создать для себя удобную систему планирования и напоминаний. Самая трудоемкая часть — это начать работать по системе. Но как только вы привыкнете, то система начнет работать на вас».
2. Записывайте все
В список дел включайте все, что требует временных затрат. На страницах ежедневника должна не просто красоваться запись «09.00 — 12.00 поработать». Распишите по пунктам, что вы должны сделать в этот промежуток: позвонить в ООО «Рога и копыта», записать в таблицу данные для ежемесячного отчета или включить стиральную машинку и прогладить две рубашки.
«Зачем эти мелкие записи? Первое время я задавалась таким вопросом, — делится Ирина Зинченко, менеджер по продажам. — На занятиях по тайм-менеджементу нам разъяснили, что умение разделять одну большую задачу на несколько мелких — первый шаг на пути к управлению собственным временем».
3. Не забывайте о перерывах
Расписание обязательно должно включать паузы. Небольшие перерывы на отдых жизненно необходимы. Доктора уверяют, что сознательный отказ от отдыха оказывает огромную нагрузку на организм, а в результате ведет к перенапряжению и срывам. А потому в ежедневнике должен быть прописан не только обеденный перерыв, но и другие таймауты на отдых. Выпейте чашку чая или кофе, почитайте почту или просмотрите сообщения от друзей — главное, вы должны отвлечься от выполняемой задачи.
Существует мнение, что распределение времени работы и отдыха должно выглядеть так: 30 минут работы, 5 минут отдыха. Соотношение не столь важно — вы можете делать перерыв каждый час, полтора или каждые сорок минут, главное — чередовать циклы. Не отвлекайтесь на посторонние вопросы во время циклов: в период работы вы не реагируете на телефон и сообщения в мессенджере, а во время перерыва не обдумываете очередные цифры отчета.
Альфия Закирова, мама четырехлетнего малыша, фрилансер: «Есть техника, которая называется Pomodoro — время измеряется в помидорках, а чередование цикла помогает засечь, сколько помидорок уходит на выполнение задачи. Помогает концентрироваться на текущем вопросе».
4. Делите задачи по срокам исполнения
Соберите все, что вам необходимо сделать в ближайшее время. Для наглядности запланированные дела выпишите на листок.
Разделите поставленные задачи на те, которые необходимо сделать срочно, то, что может еще немного подождать, и те, результат по которым вам нужен к концу месяца. Исходя из времени, разнесите дела по разным дням недели и числам месяца — и не отвлекайтесь на вопросы, относящиеся к будущему периоду.
5. Распределяйте задачи по степени важности
После того, как вы разделили задачи по срокам исполнения, возьмитесь за ежедневное планирование: поставленные на день цели необходимо разбить на две группы — важные и не очень.
Начните утро с выполнения сложных, требующих серьезных усилий и первостепенных по важности задач.
На вечер же лучше оставить несложный вопрос, который не нуждается в тщательном контроле и большом внимании — в этом случае после выполнения последнего дела у вас останется чувство удовлетворенности и приятного завершения дня с гордостью за самого себя.
Игорь Илюхин, Head of External Personal, комментирует: «Главное в планировании — осознанность. Мы должны четко понимать, зачем нам это нужно, отдавать себе отчет, каким путем мы движемся и к чему должны прийти. Время нельзя растянуть или повернуть вспять, изменить время мы не можем, поэтому, менять придется себя. Иногда, болезненно. Но это неизбежно, иначе результата не будет и все наше планирование пойдет прахом».
6. Откажитесь от лишнего
Лишнее — это чтение новостей, проверка новых сообщений в «Одноклассниках» или срочный звонок подруги, которая прямо сейчас выбирает туфли к новому платью и требует совета. Эти дела важны для вашей социальной и личной жизни, однако посвятите им перерывы, а не рабочие часы и минуты. Минута — слишком ценный ресурс, чтобы позволить себе растрачивать ее неэффективно.
Михаил Графский, рекомендует: «Избавьтесь от того, что может отвлекать вас от работы. Слишком много времени тратится на переключения между задачами — до 30% полезного рабочего времени. Поэтому отключите звуковые уведомления у мессенджеров, проверяйте почту не чаще, чем один раз в час. Это поможет вам не отвлекаться от запланированного».
7. Обозначьте цели
Обязательно проговаривайте мысленно, для чего вы делаете ту или иную работу.
В вашем to-do листе не должно быть бессмысленных и бесцельных дел.
8. Делегируйте полномочия
Внимательно перечитайте список запланированных дел. Что из этого можно поручить другим?
Отрегулировать вопрос с контрагнетами может ваш помощник, а купить хлеб — кто-то из домашних по дороге домой, если магазин в соседнем подъезде. Даже если делегируемый вопрос — мелочь, перепоручите его другим. Подобные мелочи здорово загружают день и мешают выполнению других, по-настоящему важных дел.
Наталья Сторожева, генеральный директор Центра развития бизнеса и карьеры «Перспектива», преподаватель Русской Школы Управления: «Научитесь делегировать обязанности. Если предстоящая работа потребует огромных усилий и времени, если ее может выполнить человек с более низкой квалификацией, чем у вас, — передавайте ее выполнение».
9. Учитывайте падение работоспособности
Составляя график, сознательно вносите в него время снижения уровня вашей работоспособности. Вы не в силах сосредотачиваться на важных задачах сразу после обеда? Не пугайтесь — дело не в вашей лени, это физиологическая особенность организма. Распределите дела так, чтобы на первые полчаса после ланча не заниматься ничем важным и не требующем концентрации внимания. Вы — явный жаворонок? Не оставляйте требующие больших умственных усилий дела на вторую половину дня; совам же, наоборот, основную часть работы, заставляющей «напрягать мозг», стоит перенести на послеобеденное время или вечер.
Наталья Сторожева рассказывает: «Планировать стоит не только рабочие дни, но и выходные. Смена деятельности и активное времяпрепровождение — лучшее средство от рутинной работы. Сходите на прогулку с детьми, в театр, на выставку, встретьтесь с друзьями. И наоборот, если в течение недели вы активно общаетесь, вокруг происходит много событий, то выходные должны быть спокойными, умиротворенными — выезд на природу, приятный концерт».
10. Хвалите себя
Хвалите себя за каждое выполненное дело, отмеченное в ежедневнике — можно мысленно сказать себе «молодец!», а можно и наградить себя шоколадом или просмотром новой серии любимого сериала. Даже столь наивная похвала помогает в выполнении дел и поднимает самооценку. Не жалейте для себя похвалы, это важно.
Инна Иголкина, эксперт в области тайм-менеджмента, бизнес-тренер, руководитель тренинговой компании Timesaver, советует: «Хватите себя за заслуги. Составьте wish-list — список того, что вам приятно, чего бы вам хотелось, и реализуйте желания. Хотите в отпуск? Запланируйте! Хотите в театр? Возьмите билет».
Игорь Илюхин резюмирует: «Сделали? Теперь приступайте к планированию! Возьмите за основу ту систему, которая вам понравилась, и начинайте подстраивать ее под себя. Нет универсальной системы планирования, которая подошла бы каждому. Поймите, что это лишь инструмент для достижения целей, а инструмент нужно подбирать индивидуально. Чтобы он был удобный, чтоб подходил вам. Но если вы сделали, о чем мы говорили выше, у вас все обязательно получится».
эксперт, Dailymoneyexpert
Поколение дедлайнов
Про борьбу с дедлайнами подготовили ролик наши друзья из Investory.
У них много других интересных роликов на investory.pro.
Начать дискуссию