Трудовая книжка является документом, подтверждающим наличие стажа и рабочих взаимоотношений. Если гражданин не имеет трудовой, документ заводится и заполняется бухгалтером, а по окончании взаимоотношений выдается сотруднику. В дальнейшем он предъявляет книжку работодателям во все места последующего трудоустройства (ст. 65 ТК РФ). Рассмотрим подробно как происходит оформление трудовой книжки при приеме на работу.
Трудовая может быть заполнена только в соответствии с официальными нормативами РФ. Порядок действий регламентируется такими нормативными актами:
- Постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003.
- Постановление Минтруда – Инструкция № 69 от 10.10.2003.
Стандартная последовательность записей работодателя в трудовой книжке работника включает:
- наименование работодателя
- запись о приеме на работу
- возможно, одна или более записей о переводах, присвоении разрядов и т. п.
- запись об увольнении
- подписи
Существуют отклонения от этой последовательности — записи об исправлениях, совместительство и т. д., они будут рассмотрены отдельно.
В тех случаях, когда у принимаемого работника не было ранее трудовой книжки, работодатель оформляет еще и титульный лист. Внимание! Запись «До поступления на работу в … трудового стажа не имел» действующими нормативными актами не предусмотрена!
Наименование работодателя
|
Инструкция по заполнению трудовых книжек (приказ Минтруда России от 10.10.2003 № 69) |
|
|
3.1. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). |
|
Формулировка в инструкции не слишком хороша: игнорирует и работодателей-ИП, и возможность существования у организаций нескольких сокращенных наименований. По всей видимости, следует исходить из того, что при наличии нескольких сокращенных наименований указывается одно из них. Сокращенное наименование обычно пишут в скобках после полного. Удобным и общепринятым является использование для внесения наименования работодателя штампа.
|
№ за- пи- си |
Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
|---|---|---|---|---|---|
|
чис- ло |
ме- сяц |
год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| Общество с ограниченной ответственностью «Рогатые и копытные» (ООО «Рогатые и копытные») | |||||
Для физических лиц понятие сокращенного имени формально не определено, поэтому пишем только полное имя (про указание на предпринимательскую сущность тоже не забываем: хотя это и бессмыслица, но проще не спорить с потенциальными проверяющими):
|
№ за- пи- си |
Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
|---|---|---|---|---|---|
|
чис- ло |
ме- сяц |
год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| Индивидуальный предприниматель Михаил Самуэльевич Паниковский | |||||
Обратите внимание, что номер и дата записи (графы 1 и 2) в строках с наименованием работодателя не заполняются. Если вы по ошибке все же поставили там номер и дату, то проще всего будет не указывать их в строке с записью о приеме.
Общие замечания о внесении записей
Главное, в чем нельзя ошибиться при внесении записи, — это в номере. Связано это с тем, что согласно установленному порядку внесенные записи нельзя зачеркивать; исправление производится путем внесения отдельной записи: «Запись за номером Х недействительна». Поэтому естественно, что ошибка нумерации влечет существенные проблемы с исправлением записи.
Даты вносятся цифрами, число и месяц — по две цифры, год — четыре цифры. Будьте внимательны! В старых трудовых книжках (образца 1938 года; они выдавались до середины 70-х годов) использовался иной порядок записи даты: «год—месяц—число».
В текстах записей не допускаются сокращения.
|
Инструкция по заполнению трудовых книжек (приказ Минтруда России от 10.10.2003 № 69) |
|
|
1.1. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 г. в трудовой книжке делается запись: «05.09.2003». Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т. п. |
|
Прием на работу
|
Трудовой кодекс, ст. 66 |
|
|
…Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной… |
|
|
Инструкция по заполнению трудовых книжек (приказ Минтруда России от 10.10.2003 № 69) |
|
|
3.1. …в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу. В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. |
|
Из существенных моментов следует обратить внимание на то, что в книжке указывается дата приема на работу, а не дата издания приказа или внесения записи. Общая структура записи в графе 3:
- глагол (принят/назначен/избран),
- наименование структурного подразделения, если оно определено трудовым договором (в такой-то цех/отдел),
- наименование должности (тем-то или на должность такую-то).
Изучите другие ситуации из бухгалтерской энциклопедии «Клерка»:
Ситуация 1. «Директор как работник»;
Ситуация 2. «Директор — единственный участник».
Примеры оформления:
|
№ за- пи- си |
Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
|---|---|---|---|---|---|
|
чис- ло |
ме- сяц |
год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| Общество с ограниченной ответственностью «Рогатые и копытные» (ООО «Рогатые и копытные») | |||||
| 17 | 25 | 11 | 2017 | Принят на должность инженера | Приказ от 17.11.2017 № 213-к |
|
№ за- пи- си |
Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
|---|---|---|---|---|---|
|
чис- ло |
ме- сяц |
год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| Общество с ограниченной ответственностью «Рогатые и пальцатые» | |||||
| 9 | 25 | 11 | 2017 | Принят в транспортный цех водителем 2-го класса | Приказ от 25.11.2017 № 44-лс |
Прием в порядке перевода из другой организации
Согласно п. 6.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, при приеме работника в порядке перевода в записи должны содержаться указание на этот факт и наименование организации, откуда переводится работник (заметим, что сокращенное наименование не относится к запрещенным в трудовых книжках сокращениям):
|
№ за- пи- си |
Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
|---|---|---|---|---|---|
|
чис- ло |
ме- сяц |
год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| Федеральное государственное унитарное предприятие «Научно-исследовательский институт по отработке ориентации ракет в безвоздушном пространстве» (ФГУП «НИИ „Лютик“») | |||||
| 4 | 01 | 11 | 2017 | Принят на должность ведущего инженера-конструктора первой категории в порядке перевода из ФГУП «НИИкишмиш» | Приказ от 25.10.2017 № 617-к |
Оформление приема руководителя организации
Смотрите ситуацию «Директор как работник».
Прием по срочному договору
Не рекомендуется указывать в записи о приеме на работу на срочный характер трудового договора, поскольку вы с большой вероятностью обрекаете себя на необходимость внесения дополнительных записей в случае его продления.
Все знаете про прием на работу? Пройдите тест
Поможем бухгалтеру Фантоцци в непростых ситуациях приема на работу.
Начать дискуссию