Отчетность по НДС формируем по-новому: инструкция для бухгалтеров

Уже в январе 2018 года компании отчитаются по НДС с учетом изменений, внесенных в правила заполнения счетов-фактур, книг покупок и продаж, журналов учета. Целая группа важных поправок внесена постановлением Правительства РФ от 19.08.2017 № 981, и все они действуют с 1 октября 2017 года. Специально для вас мы подготовили памятку о том, что изменилось и как правильно заполнять документы.

Шесть важнейших изменений в счетах-фактурах

Добавлен код вида товара

В счет-фактуру добавлена графа 1а “Код вида товара”. Похожая графа появилась и в корректировочном счете-фактуре под номером 1б. Графу нужно заполнять в соответствии с единой товарной номенклатурой внешнеэкономической деятельности ЕАЭС (Приложение к Решению Совета Евразийской экономической комиссии
от 16 июля 2012 года № 54).

Коды сгруппированы в разделы по видам деятельности, всего 21 раздел. Данные графы 1а заполняются не всеми налогоплательщиками, а только экспортерами, которые вывозят товары из РФ на территорию стран ЕАЭС.

Кто подпишет счет-фактуру

Индивидуальный предприниматель (ИП) теперь вправе подписывать счет-фактуру не только лично, он может делегировать соответствующие полномочия другому лицу. Для этого нужно оформить нотариальную доверенность. Напомним, что соответствующая норма существует в НК РФ с 2014 года, а теперь ее просто внесли в постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Как указать адрес контрагента

Адреса контрагентов указываются  по ЕГРЮЛ или ЕГРИП, а не по месту нахождения, как было раньше. Адрес по ЕГРЮЛ можно узнать, заказав выписку, например, на сайте ФНС egrul.nalog.ru. Однако ошибка в адресе не должна стать причиной для отказа в вычете по НДС. Инспекторы могут идентифицировать контрагентов по ИНН и другим реквизитам. Такая позиция доведена в письмах Минфина России от 02.04.2015 № 03-07-09/18318, от 15.11.2017 № 03-07-09/75380.

Что включить в корректировочные счета-фактуры

В дополнительные строки корректировочных счетов-фактур разрешено включать реквизиты первичного документа. Сделать это можно 2 способами:

1. Добавить графы. В одном бланке можно корректировать сразу несколько счетов-фактур. В этом случае можно добавить строки перед графой 1 или столбцы после графы 9, главное, чтобы сохранилась форма счета-фактуры (письмо ФНС России от 17.08.2016 № СД-4-3/15118).

2. Добавить данные после строки 5, не нарушив форму счета-фактуры (письмо ФНС России от 17.08.2016 № СД-4-3/15094). В дополнительной строке можно записать номер соглашения к договору, по которому изменилась цена товаров.

Регистрационный номер вместо номера ГТД

В графе 11 счета-фактуры, напомним, указывается регистрационный номер таможенной декларации. Регистрационный номер имеет установленный формат (утвержден решением комиссии Таможенного союза от 20.05.2010 № 257):

код таможенного органа /  дата регистрации декларации /  порядковый номер декларации.

Регистрационный номер находится в графе А основного и добавочных листов таможенной декларации. Графа заполняется даже при продаже импортного товара в российской упаковке (письмо Минфина России от 07.04.2017 № 03-07-09/20667).

Составление счетов-фактур экспедиторами и застройщиками

Установлен порядок составления счетов-фактур при приобретении товаров, работ, услуг, имущественных прав у двух и более продавцов от своего имени такими лицами:

-   экспедиторами;

-  застройщиками;

-  заказчиками, выполняющим функции застройщика.

При выставлении счета-фактуры все эти лица придерживаются индивидуальной хронологии (указывают свой номер и дату счета-фактуры). В строку 2 «Продавец» сводного счета-фактуры вносят собственное название. В строку 2а - свой адрес, в строку 2б - свои ИНН и КПП. Раньше было не ясно, как указать в таком бланке продавца, так как строка всего одна, а продавцов несколько.

В строке 5 через точку с запятой «;» перечисляют даты и номера платежек на перевод и получение денежных средств.

В графе 1 перечисляются все товары (услуги, работы) из счетов-фактур по каждому продавцу. Это значит, что товары с одинаковыми названиями нельзя объединить в одну строку, если у них разные продавцы.

В графах 2-11 экспедиторы указывает данные счетов-фактур, выставленных каждым из продавцов в доле, предъявленной покупателю (клиенту).

Что касается застройщиков, то они в графах 2-11 укажут суммарные данные счетов-фактур, выставленных:

- подрядчиками по строительно-монтажным работам;

- поставщиками по товарам, работам, услугам, имущественным правам.

В обоих случаях данные счетов-фактур нужно указать в доле, предъявленной покупателю (инвестору).

Правила хранения документов по НДС               

Уточнен порядок хранения документов по учету НДС (в том числе при использовании электронного документооборота). Так, счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные), подтверждения оператора ЭДО, извещения покупателя о получении счета-фактуры должны храниться в хронологическом порядке:

• по дате выставления;
• по дате составления или внесения исправлений (когда счет-фактура не направляется покупателю либо не получен им);
• по дате получения за соответствующий налоговый период.

Расширился перечень документов по учету НДС, подлежащих хранению. В их число теперь включены копии счетов-фактур, выставленных продавцом застройщику или экспедитору на бумажном носителе. Эти копии заверяются застройщиком (экспедитором) и передаются покупателю (инвестору, клиенту). Покупатель (инвестор, клиент) так же хранит полученные от застройщика (экспедитора) счета-фактуры продавцов, выставленные в электронном виде.

Все эти документы наряду с прочими (перечисленными в п. 11 Правил заполнения счетов-фактур, утв. Постановлением № 1137) нужно хранить не мене четырех лет с даты последней записи в журнале учета или в книге.

Комитент (принципал) обязан хранить копии счетов-фактур, выставленных продавцом.

Если компании используют электронный документооборот, то можно хранить документы в электронном же виде, не обязательно делать бумажные копии.

Какие изменения в книгах покупок не упустить    

 Общие правила

Допускается регистрация в книге покупок первичных или сводных учетных документов при отсутствии счетов-фактур. Например, такая ситуация возможна, если компания и контрагент на спецрежиме отказались от счетов-фактур. Также разрешено указывать через точку с запятой несколько дат принятия на учет товаров, работ, услуг.

Может сложиться так, что компания получила предоплату, и счет-фактура в соответствии с законодательством не выставлен. Тогда в книге покупок при восстановлении НДС регистрируется платежка, ранее отраженная в книге продаж. В графе 3 книги покупок указываются ее реквизиты. В таком же порядке можно отразить и реквизиты сводного документа на все авансы, полученные от покупателей.

Исправленные счета-фактуры

Уточнены правила регистрации исправленных счетов-фактур. Аннулировать счета-фактуры с ошибкой и регистрировать исправленные документы нужно в том же квартале (налоговом периоде), к которому относятся эти документы. Если квартал уже закончился, то следует использовать дополнительные листы.

Напомним, раньше покупатели могли аннулировать счет-фактуру и зарегистрировать новый в периоде, когда получили исправленный документ. Теперь же из-за ошибок поставщика потребуется подавать уточненную декларацию.

Единые корректировочные счета-фактуры

Определены особенности отражения в книге покупок единых корректировочных счетов-фактур. При регистрации такого счета-фактры в графе 3 указывается его номер и дата, при этом графа 4 не заполняется.

При уменьшении стоимости товаров (работ, услуг) продавец в графах 9 и 10 книги покупок указывает реквизиты покупателя (наименование, ИНН) из единого корректировочного счета-фактуры. Напомним, что при регистрации в случае уменьшения стоимости товара обычного корректировочного счета-фактуры в названных выше графах указываются реквизиты продавца.

При увеличении стоимости отгруженных товаров (работ, услуг) покупатель отражает в графах 9 и 10 книги покупок реквизиты продавца из единого корректировочного счета-фактуры.

Если меняется стоимость товаров

При уменьшении стоимости товара, поставленного лицами, не являющимися плательщиками НДС, в графе 3 отражаются реквизиты документа, которым подтверждается согласие поставщика на изменение стоимости товара. Либо реквизиты корректировочного документа, в котором содержатся сводные данные.

Внимание реквизитам продавца

Для определенных операций (к примеру, возврат аванса, выставление счета-фактуры на уменьшение стоимости товара) организация должна указать собственные реквизиты -  наименование, ИНН и КПП, а не ее контрагента.

Установлены и случаи, при которых реквизиты продавца (наименование, ИНН. КПП) не заполняются, в частности:

• регистрация сводного счета-фактуры, выставленного комиссионером (агентом);
• регистрация счета-фактуры, выставленного налоговым агентом, приобретающим товары, работы, услуги у иностранного лица;
• импортные операции.

Когда товар ввозится в РФ

При импорте товаров в графе 3 книги покупок отражается регистрационный номер таможенной декларации. Кстати, теперь допустимо указывать несколько номеров таможенных деклараций через точку с запятой. Эти же номера необходимо вносить также в строку 150 раздела 8 декларации по НДС.

Если товары ввозятся из стран ЕАЭС, то в графе 3 указывается номер и дата заявления о ввозе и уплате косвенных налогов. Обратите внимание, что в этой ситуации в графе 3 можно указать реквизиты только одного заявления. Их не может быть несколько, так как НДС принимается к вычету по каждому из заявлений.

Какие изменения в книгах продаж не упустить

Общие правила

Разрешено регистрировать в книге продаж первичные или сводные документы, которые заменяют счета-фактуры. Например, когда товар реализуется физическому лицу, когда компания и ее контрагент на спецрежиме отказались от счетов-фактур. В таком же порядке можно отразить реквизиты сводного документа на все авансы, полученные от покупателей.

Когда счет-фактура не выставляется в предусмотренных НК РФ случаях, в книге продаж регистрируются первичные учетные документы или документы, содержащие суммарные (сводные) данные по операциям за месяц (квартал). Разрешена также регистрация платежно-расчетных, в том числе сводных документов по оплате, а также документов, которыми подтверждается согласие покупателя на увеличение стоимости товаров (работ, услуг, имущественных прав).

Когда товар  вывозится из РФ

При вывозе товаров с территории РФ на территорию стран ЕАЭС в графе 3б книги продаж  нужно  указать код вида товара по Единой товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности ЕАЭС.

Внимание реквизитам покупателя

Уточнены случаи, при которых наименование, ИНН и КПП покупателя в книге продаж не заполняются. Например, при отражении данных:

• по счету-фактуре, составленному комитентом комиссионеру, который реализует товары от своего имени двум и более покупателям;
• по счету-фактуре, составленному при реализации товаров иностранному лицу, не состоящему на учете в налоговом органе РФ;
• по документу, в котором содержатся суммарные данные по операциям продавца;
• по документу, в котором имеются суммарные данные по авансовым операциям.

Вносят вклад в уставный капитал

При передаче имущества, нематериальных активов, имущественных прав в уставный (складочный) капитал в книге продаж регистрируются документы, которыми оформляется такая операция. При этом сумма НДС должна быть выделена. Дело в том, что эта сумма подлежит восстановлению. Получатель (принимающая сторона) в свою очередь регистрирует в книге покупок эти же документы, они послужат основанием для получения вычета налога.

Это важное нововведение. Соблюдение такого порядка позволит  сторонам сделки избежать расхождений по операциям внесения вкладов в уставный капитал при сверке данных деклараций в налоговых органах.

Единые корректировочные счета-фактуры

Определены особенности отражения в книге продаж единых корректировочных счетов-фактур. При регистрации такого счета-фактуры в графе 3 указывается его номер и дата, при этом графа 4 не заполняется.

При отражении продавцом в книге продаж данных по единому корректировочному счету-фактуре на увеличение стоимости в графах 7, 8 указываются реквизиты (наименование, ИНН, КПП) покупателя из этого же счета-фактуры.

При отражении покупателем в книге продаж данных по единому корректировочному счету-фактуре на уменьшение стоимости в графах 7, 8 указываются реквизиты продавца из этого счета-фактуры.

Напомним, что при регистрации обычного корректировочного счета-фактуры на уменьшение стоимости в названных графах книги продаж указывают собственные реквизиты.

Какие изменения при ведении журналов учета не упустить

Когда же ведется журнал

Законодатели пришли к заключению, что журнал учета полученных (выставленных) счетов-фактур заполняется при соблюдении двух условий:

- ведется предпринимательская деятельность по договорам комиссии (субкомиссии), агентским (субагентским) договорам на реализацию и (или) приобретение товаров (работ, услуг), имущественных прав от имени комиссионера (субкомиссионера), агента (субагента), по договорам транспортной экспедиции, а также при выполнении функций застройщика;

- в рамках такой деятельности выставляются или получаются счета-фактуры.

Общие правила

В части 2 журнала («Полученные счета-фактуры») разрешено регистрировать счета-фактуры, поступившие в следующем налоговом периоде -  по аналогии с книгой покупок.

Исправления в журнал нужно вносить за тот период, когда зарегистрирован ошибочный счет-фактура. При этом заполняются две строки. В одной указывают данные аннулированного счета-фактуры (с отрицательными значениями), в другую строку вносят верные данные.

Вниманию посредников

Сводный счет-фактура отражается в журнале особым образом: данные из счетов-фактур, на основе которых составлен сводный, указывают отдельными позициями по каждому продавцу или комитенту.

При выставлении одного счета-фактуры на собственный и комиссионный товар отражается полная стоимость товара в графе 14, а сумма НДС  - в графе 15 и только в части комиссионного товара.

Когда товары ввозятся в РФ

Есть особенности и при отражении в журналах сведений по ввозимым на территорию РФ товарам.

При ввозе товаров из стран, не входящих в ЕАЭС, в журнал учета вносятся данные таможенной декларации. При этом в графе 14 журнала указывается стоимость этих товаров, отраженная покупателем в учете.

Если же товары ввозятся с территории ЕАЭС, то в графе 14 журнала указывается налоговая база из графы 15 заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов.