Главный бухгалтер – одна из ключевых должностей в любой компании. Но и главбух, как и любой другой работник, имеет право на отпуск (за свой счёт, по уходу за ребёнком, ежегодный). Если у главного бухгалтера есть заместитель, особых проблем возникнуть не должно. За время отсутствия главного финансового специалиста на всех бумагах зам может ставить свою подпись, решать все важные дела за него, отправлять документы в госорганы.
Варианты замещения главбуха
Совсем другая ситуация складывается в тех случаях, если у главного бухгалтера заместителя нет. Тогда встаёт вопрос о том, кто будет исполнять его обязанности. Его полномочия можно передать кому-то другому по нескольким сценариям.
- Совмещение. Если в компании есть компетентный работник, который справится с обязанностями главного бухгалтера, работу поручают ему. Предварительно составляется письменное согласие, в котором указана должность, срок, размер доплаты. И/о главбуха может стать финансовый директор или «обычный» бухгалтер. Этот вариант подойдёт для кратковременного замещения (ежегодный отпуск).
- Временный перевод. Если главбух уходит в длительный отпуск по уходу за ребёнком, есть смысл рассмотреть вопрос о том, чтобы перевести на его должность другого работника из штата. Заработная плата у кандидата должны быть такой же, как и у главного бухгалтера. Перевод временный, за основным работником должность сохраняется.
- Срочный трудовой договор. В период отсутствия главного бухгалтера можно передать его работу на аутсорсинг, то есть нанять сотрудника «со стороны». Он занимается ведением бухгалтерского учёта, отвечает за финансовые дела компании т.д. Таким образом, руководитель оберегает себя от проблем, связанных с поиском, наймом и увольнением работника на должность главного бухгалтера.
Человек, который на время отсутствия главного бухгалтера будет выполнять его обязанности, должен отвечать всем требованиям: соответствующее образование, стаж работы, необходимые профессиональные знания и навыки.
Главный бухгалтер, который уходит в отпуск, со своей стороны должен подробно проинструктировать замещающего его работника о текущем состоянии дел, предоставить полную информацию о том, какой объём работы нужно сделать.
Подписание документов
Одним из основных реквизитов многих финансовых документов является подпись главного бухгалтера. Если он в отпуске, подписывать документы может уполномоченное лицо (заместитель, финансовый специалист и/о главного бухгалтера, руководитель компании).
Другая ситуация обстоит с подписанием документов в компаниях, которые перешли на электронный документооборот. На счетах-фактурах проставляют заверенную электронную подпись руководителя компании или другого уполномоченного лица.
Когда потребуется доверенность?
Единственным лицом, которое вправе вести финансовые дела компании без доверенности, является руководитель. Если в период отсутствия главного бухгалтера получать и отправлять документы будет другое лицо, ему для совершения таких действий понадобится доверенность.
Учтите, что приказ о назначении – это внутренний документ компании, он не имеет такой юридической силы, как доверенность.
Что делать при налоговых проверках?
Налоговая проверка – одно из самых серьёзных испытаний для руководителей и финансовых специалистов компании. Можно ли провести её в случае отсутствия главного бухгалтера? Основанием для проведения проверки является распоряжение руководителя налоговой инспекции. Конечно же, из-за отсутствия в компании главбуха переносить её не будут. Если возникли трудности с подготовкой документации, можно ходатайствовать о продлении срока проверки или отсрочке даты представления документов в государственные органы.
Нередко руководители компаний в случае налоговой проверки отзывают главного бухгалтера из отпуска, ведь лучше него подготовить весь пакет документов и объяснить все нюансы налоговикам вряд ли кто-то сможет. Насколько законно такое решение?
В ст. 125 ТК РФ указано, что отозвать работника из отпуска можно только с его согласия.
Итак, чтобы компания безболезненно пережила временное отсутствие главного бухгалтера, необходимо всё тщательно подготовить. Главбух должен завершить все свои дела, подготовить и оформить документацию, вместе с руководителем найти работника, который будет временно исполнять обязанности главного бухгалтера. С этим сотрудником заключают письменное согласие, при необходимости главбух оформляет на его имя доверенность, передаёт все дела, и с чистой совестью уходит в отпуск.
Комментарии
3Там, где 1 главбух - это как правило МП. И этот вывоз звучит как минимум смешно
Главбух должен завершить все свои дела, подготовить и оформить документацию, вместе с руководителем найти работника, который будет временно исполнять обязанности главного бухгалтера. С этим сотрудником заключают письменное согласие, при необходимости главбух оформляет на его имя доверенность, передаёт все дела, и с чистой совестью уходит в отпуск.
Месяц готовимся к уходу в отпуск, две недели отдыхаем)))