Современная онлайн-касса – помощник для бизнеса

Изменения в закон 54-ФЗ: используйте новые требования для того, чтобы автоматизировать бизнес-процессы.

В июле 2017 года в закон о применении ККТ № 54-ФЗ от 22.05.2003 внесены изменения, которые установили новый порядок расчетов с покупателями. Основной их смысл – применение такой кассовой техники, которая в онлайн-режиме отправляет информацию о расчетах с покупателями в налоговую. 

Онлайн-кассы можно использовать с пользой для бизнеса

Есть такие модели онлайн-касс, которые выполняют не только основную функцию – передача информации в ФНС, но и способны автоматизировать процессы в торговле. Это смарт-терминалы, или как их еще называют - “умные кассы”. Если кассы все равно нужно менять, то присмотритесь к моделям с дополнительными функциями. Про выбор кассы подробнее можно прочитать здесь.

Кассовые аппараты обычно продаются вместе с установленным на них программным обеспечением (ПО).

На какие характеристики нужно обратить внимание при покупке онлайн-кассы?

Во-первых, на то, какие функции есть у конкретной модели ККТ: 

• Возможно ли быстро завести товар в номенклатуру без подключения кассы к компьютеру и ручного заполнения карточки товара?

• Автоматизированы ли кассовые операции:

• быстрый поиск продаваемого товара по наименованию или путем сканирования его штрихкода,

• возможность назначить акцию как на отдельную позицию в чеке, так и на весь чек,

• возможность оплаты  по одному чеку как наличкой так и банковской картой,

• можно ли отложить чек и т.д.   

• Можно ли с этой кассой управлять   товарооборотом, ассортиментом, ценами на товары и вести товароучет, делать необходимые выгрузки по остаткам?

• Поддерживает ли касса  акционные, скидочные и бонусные программы?

• Можно ли кассу интегрировать с внешними учетными системами, такими, например, как 1С Бухгалтерия.

Во-вторых, на условия техобслуживания и его стоимость.

• Время, в течение которого можно обращаться в техническую поддержку (идеально, когда круглосуточно)

• Скорость оказания помощи

• Стоимость технического обслуживания (например, в LiteBox стоимость круглосуточной техподдержки всего 500 р в месяц).

Полезные функции онлайн-касс для  собственника, руководителя и бухгалтера

1.  Совместимость программного обеспечения  кассы и программ для ведения бухгалтерского учета

В процессе интеграции возможности управления остатками в магазинах, на складах, в кассе, контроль за работой сотрудников соединяется с возможностями подготовки документов на отгрузку, в банк, контрагентам и отчетности.

Интегрировать можно различные данные, например:

• номенклатурный справочник который используется в онлайн-кассе с балансовыми счетами по учету запасов в 1С

• коды поставщиков ─ с бухгалтерскими счетами по расчетам

• номера касс ─ с субсчетами на счете «Касса»

• коды магазинов ─ с субсчетами на счете «Выручка»

Плюсы интеграции облачной товароучетной системы с внешними бухгалтерскими системами.

На примере интеграции с товароучетной системой LiteBox (Лайтбокс)

• Загрузка  данных по всем движениям товаров и денег в 1С избавляет бухгалтера от ручного ввода документов по этим операциям. При этом сохраняются все аналитические данные: поставщик, код товара, стоимость и т.п. Бухгалтеру остается только проверить корректность выгрузки
• Разграничение функций товарного учета Лайтбокс  и программ для бухгалтерского, налогового учета и отчетности. Каждая программа настраивается для решения определенных задач. Это позволяет оптимально организовать работу во всех направлениях. И обеспечивает сохранность и защиту документов через предоставление доступа только определенным сотрудникам.
• Возможность в любой момент выгрузить актуальные данные из товароучетной системы Лайтбокс, посмотреть текущее состояние дел. Для этого не нужно находится в торговой точке- облачные технологии позволяют это сделать дистанционно, достаточно иметь доступ в интернет.

2. Возможность автоматизации работы сотрудников, которая приведет к экономии ресурсов и росту производительности

Процессы, которые нужно автоматизировать в первую очередь:

- Операции с большим количеством повторений (итераций). Если есть потери ресурсов на таких участках, то они многократно увеличиваются.

Например, частая операция в торговой точке  - заказ быстро продаваемых товаров у поставщиков. Поставка таких товаров должна проводиться постоянно, без перебоев. А это значит, что кто-то должен постоянно анализировать остатки, отправлять заявки, принимать товар и так по кругу. Сбой в любом из звеньев этой цепочки скажется на прибыли компании. Лайтбокс для своих пользователей предусмотрел функцию А=”Автозаказа” которая  налаживает бесперебойную работу по закупке нужных товаров, формируя заказ поставщику исходя из его остатков на складе и скорости продаж.

- Рутинные и при этом обязательные для торговли операции. Например, инвентаризация, приемка и заведение товаров, назначение цен, учет остатков в магазине и на складе, учет пересортицы и контроль за неликвидными товарами, отслеживание цены закупки и цены продажи, , ведение аналитики продаж , .контроль денег в кассе и работы кассиров и т.д.

О том, как с помощью программы LiteBox можно автоматизировать необходимые операции и как это скажется на прибыли компании читайте в этой статье. 

Дополнительные возможности товароучетной системы Лайтбокс , которые помогают в работе бухгалтеру:

1.   Формирование отчетов по поставщикам в разрезе поступающих и проданных товаров

2.   Классификация по категориям и анализ данных об остатках товаров

3.   Просмотр остатка в кассе в любой момент и оборота налички за нужный период

4.   Отслеживание движения товара: приход/расход/возврат

5.   Оперативное получение данных про неликвиды и пересортицу

6.   Своевременное получение информации о перемещении товара на склад

7.   Выгрузка данных по остаткам и расчетам с поставщиками в Excel

В чем преимущества облачных технологий перед «коробочными» продуктами

Облачный сервис. Все данные, которые были заведены в программу, хранятся в “облаке”. Это значит:

• в любое время, из любой точки мира можно проконтролировать работу магазина: посмотреть во сколько открылся магазин, сколько денег в кассе, товарооборот и др.  Для входа вам нужен интернет и права доступа

• данные надежно защищены:

а)  Информация хранится в надежных DATA центрах, где информация специальным образом защищена (Лайтбокс использует защиту данных Tier III).

б) Попасть в личный кабинет сервиса могут только те, у кого есть свой  логин и пароль. При этом в товароучетной системе Лайтбокс, например, есть разграничение прав для пользователей. И вашему бухгалтеру, товароведу или кассиру будут доступны только разрешенные этими правами функции.

• автоматическое обновление. Кроме этого, облачные программные решения дорабатываются разработчиками и обновляются   автоматически. При изменении законодательства или других требований, не нужно думать об актуализации вашей программы.

«Коробочные» программные решения . Работа с ними происходит по такому сценарию:

- покупка дистрибутива лицензионной версии программы на диске

- установка программы на один или несколько компьютеров и ее настройка

- покупка обновлений и их установка на те же компьютеры, на которых уже стоит основная программа

Дополнительное неудобство ─ доступ к данным можно получить только на тех компьютерах, где установлено ПО. В случае поломки оборудования возможна частичная или полная потеря всех цифр.

В целом, современные облачные сервисы гораздо удобнее ПО, которые устанавливаются с дисков.

В таблице представлены сравнение облачных и коробочных решений по ряду признаков: