Форматы фискальных документов: кратко о сложном

Предприниматели, работающие или планирующие работать с онлайн-кассами, часто интересуются, что такое форматы фискальных документов, зачем они нужны и какими бывают. Давайте разберемся.

Что такое форматы фискальных документов?

На рынке e-commerce довольно много участников. Это не только продавец и покупатель, но и оператор фискальных данных (ОФД), а также налоговая. Чтобы все они могли понимать друг друга, нужно было четко структурировать сведения о торговых операциях, то есть создать некие шаблоны для обмена информацией.

Так и появились форматы фискальных документов (далее – ФФД). Окончательно закрепил их приказ ФНС России № ММВ-7-20/229@ со сложным названием: «Об утверждении дополнительных реквизитов фискальных документов и форматов фискальных документов, обязательных к использованию».

Согласно этому документу, ФФД определяет состав, формат и обязательное указание реквизитов в кассовом чеке (бланке строгой отчетности), а также в отчетах об открытии/закрытии смены, регистрации и других фискальных документах. Это справедливо как для бумажного, так и для электронного чека, который отправляется оператору фискальных данных и покупателю.

Какие форматы фискальных документов существуют?

Приказом утверждены сразу три формата фискальных документов – 1.0, 1.05 и 1.1. Различаются эти версии прежде всего перечнем реквизитов, которые должны содержать, а также порядком отражения последних. Так, реквизит 1187 «место расчетов» является рекомендуемым для включения в бумажный чек в ФФД 1.0 и уже обязательным для ФФД 1.05 и ФФД 1.1.

ФФД 1.0 – первый и, пожалуй, самый распространенный на сегодняшний день формат фискальных данных. Он удобен для типичных сделок в розничной продаже, когда сумма оплат эквивалентна стоимости товара, а отгрузка начинается сразу же после получения денег. Однако если вам нужно выполнить более сложную операцию (вроде оформления чеком частичной оплаты товара), начинаются проблемы.

Например, у вас ресторан, и вы принимаете аванс за предстоящий банкет. По закону вы должны выдать чек дважды: первый раз – принимая аванс, второй раз – рассчитывая гостей после банкета. Чаще всего чек на аванс ресторан не выдает, в лучшем случае предоставляет – расписку о получении денег. И только после самого банкета формирует чек на всю сумму. Возможности оформить корректно чек на аванс или другие, более сложные, чем «товар – деньги», операции в ФФД 1.0 не предусмотрены.

Другой пример. Вы продаете подарочный сертификат и реализуете товар с частичной оплатой этим сертификатом. Как отобразить оплату сертификатом в чеке? Раньше, чтобы не задваивать по кассе выручку, при оплате сертификатом делали в чеке скидку на размер данного сертификата. Теперь же данную операцию можно отразить корректно, но только в ФФД 1.05 и 1.1.

Еще одна особенность ФФД 1.0: в отчете о закрытии смены или отчете о текущем состоянии расчетов вы не найдете информацию о сменной выручке. Той, что привыкли видеть в Z-отчете на кассах старого типа, с ЭКЛЗ. Такая возможность появится только при использовании ФФД 1.1.

Чтобы переходить с ФФД 1.0 на ФФД 1.1. было проще, в налоговой придумали промежуточный протокол фискальных документов – ФФД 1.05. С одной стороны, он уже содержит в себе значительную часть новых документов (вы никогда не попадете в ситуацию, как в примере с рестораном), а с другой – может спокойно работать с фискальным накопителем версии 1.0. Стоит ли переходить на ФФД 1.05 уже сейчас? Это решать вам – многое зависит от специфики конкретного бизнеса.

Чем старше версия ФФД, тем больше обязательных реквизитов она может отражать в фискальном документе.  Наиболее продвинутым в этом плане является формат 1.1 – он поддерживает самый широкий круг финансовых транзакций и способен рассказать о вашей сделке практически все. В чеках по 1.1, например, указываются способы оплаты (если это не просто наличные деньги или электронные платежи), признаки реализуемого товара или оказываемой услуги, место расчета и многое другое. Перечень всех реквизитов можно посмотреть в соответствующем приказе ФНС.

Есть ли ограничения по времени использования ФФД?

Таблица. Сроки легитимности использования ФФД

Такие ограничения действуют только в отношении формата 1.0. Пробивать чеки по нему можно будет до 1 января 2019 года. К этому моменту вы должны перейти или на ФФД 1.05, или на ФФД 1.1. Как это сделать, мы рассмотрим ниже. Но отмечу: если вы установили в кассу фискальный накопитель с ФФД 1.0, и срок использования этого накопителя заканчивается после 01.01.2019, вам все равно придется перейти на новые форматы к 1 января 2019 года. Если конечно, хотите избежать штрафа или снятия кассы с учета в одностороннем порядке ФНС.

А что сейчас? Какую технику выпускают производители?

На сегодняшний день большинство онлайн-касс и front-office программного обеспечения уже поддерживают оба формата фискальных документов – 1.0 и 1.05. Совместимость конкретной модели кассы с форматом ФФД 1.05 можно проверить на сайте ФНС в реестре ККТ (ориентируйтесь на поля «поддерживаемые версии ФФД» – они выделены серым).

Касс, поддерживающих ФФД 1.1, еще нет, так как перед выводом на рынок устройство должно пройти сертификацию и войти в реестр ККТ (это вы сможете узнать из приказа на сайте ФНС и записи в поле «1.1.» самого реестра).

Если у вас касса типа «фискальный регистратор», то обратите внимание на то, какое ПО установлено на связанное с ней внешнее устройство (компьютер, ноутбук, планшет, смартфон). Реализована ли в нем поддержка ФФД 1.05, а в будущем – ФФД 1.1? Есть ли интеграция с вашей моделью кассы? Эту информацию можно получить у разработчика программного обеспечения.

Нужно ли менять фискальный накопитель при переходе с ФФД 1.0 на ФФД 1.05?

Согласно приказу об утверждении ФФД, смена версии ФФД возможна только при перерегистрации кассы и замене фискального накопителя. Правда, сейчас в Минюсте регистрируется уже новый вариант этого приказа, разрешающий переходить с ФФД 1.0 на ФФД 1.05 без замены фискального накопителя. С проектом можно ознакомиться здесь.

Мы, в свою очередь, рассчитываем, что процедура перехода между версиями будет упрощена в самое ближайшее время. Поэтому техническая возможность перепрошивки с ФФД 1.0 на ФФД 1.05 без замены фискального накопителя уже предусмотрена в нашей технике. 

Какие ФН с какими версиями ФФД могут работать?

Выбор моделей фискальных накопителей сейчас большой. Есть и ФН 1.0, и ФН 1.1. Их совместимость с различными версиями ФФД отражена в таблице ниже:

ФН 1.0 может работать как в режиме ФФД 1.0, так и в режиме ФФД 1.05. А ФН 1.1 – со всеми версиями ФФД. Выбирать тип ФФД следует на этапе регистрации/перерегистрации кассы.

Как правильно перейти с ФФД 1.0 на ФФД 1.05?

Прежде чем начать переход, выполните несколько действий:

• Закройте смену;
• Убедитесь, что все ранее сформированные фискальные документы были переданы в ОФД. Проверить это можно, посмотрев отчет о закрытии смены или отчет о текущем состоянии расчетов. В них указывается количество непереданных документов и дата первого из них;
• Чтобы пользователи онлайн-касс не меняли ФФД при наличии неотправленных фискальных документов и не получали за это штраф от налоговой, в ряде моделей, в том числе в кассах АТОЛ, предусмотрено ограничение, которое исключает возможность такой операции.

Если у вас обычная автономная касса, то вам нужно будет обновить ее прошивку. В случае с фискальными регистраторами – кассами, работающими под управлением внешних устройств и программного обеспечения, – порядок немного другой:

• Свяжитесь с разработчиком программы, установленной на внешнем устройстве. Уточните, поддерживает  ли она формат 1.05 и нужно ли вам делать апгрейд ПО. Если нужно – сделайте.
• Обновите прошивку в кассе;
• Выполните отчет «Об изменении параметров регистрации ККТ» по причине смены настроек в кассе при помощи «Утилита регистрации ККТ АТОЛ» (начиная с версии 8.16.0.14).

Что-то все равно пошло не так? Обратитесь в техподдержку компании-поставщика – обычно вопрос решается за 10-15 минут.