Как учесть затраты на ремонт основных средств: расходы в бухгалтерском и налоговом учете, проводки

Восстановление основного средства может производиться посредством текущего и капитального ремонта. Это два вида ремонта. Важно понимать разницу между этими понятиями, чтобы в случае проверки не иметь проблем с контролерами.

Любой вид ремонта начинается с составления сметы и плана за подписью генерального директора, а завершается оформлением акта о приеме-сдаче (форма ОС-3).

Текущий ремонт устраняет мелкие неисправности основных средств и проводится регулярно, а капитальный ремонт восстанавливает или заменяет изношенные конструктивные элементы и системы.

Реконструкция и модернизация отличается от ремонта тем, что на выходе первоначальный объект ОС сильно видоизменяется, процедура направлена на улучшение технико-экономических показателей.

Основные документы, которые положено оформлять при ремонте:

1. Приказ генерального директора компании с перечнем объектов, подлежащих ремонту.

2. Дефектная ведомость, фиксирующая выявленные поломки и недостатки, требующие устранения в ходе ремонта.

3. Смета со стоимостью предстоящих работ и материалов.

4. Договор с подрядчиком, когда ремонтом занимается сторонняя организация.

5. Акт приемки-сдачи отремонтированных объектов по форме ОС-3, подтверждающий завершение ремонта и передачу объекта обратно в эксплуатацию.

Ремонт основных средств может осуществляться подрядным или хозспособом. Подрядный способ предполагает привлечение сторонних организаций по договору подряда, а хозяйственный — выполнение работ собственными силами. Затраты на ремонт относятся на счета учета производственных издержек и включаются в себестоимость продукции.

Смотрите основные проводки по ремонту ОС в таблице:

То, как в компании признаются расходы, зависит от способа их учета, применяемого в компании: по методу начисления или кассовому.

Метод начисления предполагает, что затраты признаются в момент их возникновения (ст. 272 НК).

Пример. При ремонте подрядным способом затраты включите в момент подписания акта ВР. При хозспособе — запчасти включите после их замены, а зарплату рабочих – в том месяце, когда ее начислили.

Кассовый метод предполагает, что затраты признаются в момент оплаты и приемки работ (ст. 273 НК).

Например, при ремонте подрядным способом затраты учтите в момент оплаты, а стоимость запчастей — когда их оплатили или передали в ремонт. Смотря какое событие произошло раньше.

В НУ ведение учета затрат на ремонт основных средств возможно 2 способами (ст. 260 НК):

1. Включайте их в расходы в том периоде, когда закончен ремонт.

2. Создайте резерв. Его размер устанавливается законом и имеет ограничения (п. 2 ст. 324 НК).

Из-за того, что в бухучете запрещено создавать резерв на ремонт ОС, а в налоговом учете в случае крупного ремонта большинство компаний его создают, возникают разницы между данными БУ и НУ в части резерва, формируемого для целей налогового учета.

1. Компания не оформила внутренние документы, свидетельствующие о необходимости проведения ремонта имущества и учла эти затраты. Так можно?

Нельзя. Если компания при расчете налога на прибыль признает расходы на ремонт ОС без составления сметы и прочего, налоговики, вероятнее всего, исключат их как документально неподтвержденные (п. 1 ст. 252 НК).

2. Компания-арендатор признала расходы на ремонт арендованного ОС, в то время как в договоре аренды указано, что арендодатель возмещает ей такие расходы. Опасно?

Да. Нужно действовать в соответствии с условиями договора, согласно которому возмещение указанных расходов арендодателем не предусмотрено (п. 2 ст. 260 НК).

3. Компания признала расходы на ремонт основного средства, право собственности на которое за ней еще не зарегистрировано. Возможно?

Да. Для признания расходов на ремонт ОС не требуется зарегистрированное право собственности (ст. 260 НК). Важно, чтобы объект был ОС, введен в эксплуатацию и использовался для получения дохода.