С 1 октября началась годовая инвентаризация. Проверьте, все ли помните о процедуре.
Цель инвентаризации
Целью инвентаризации являются выявление фактического наличия имущества, сопоставление с данными бухгалтерского учета и проверка полноты отражения в нем обязательств (п. 1.4 Методических указаний по инвентаризации).
- Все экономические субъекты, организация ведения бухгалтерского учета у которых осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ред. От 18.07.2017г.), должны руководствоваться ст. 11 указанного Закона «Инвентаризация активов и обязательств», согласно ч. 3 которой случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации. Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством Российской Федерации, федеральными и отраслевыми стандартами.
- Кроме Закона № 402-ФЗ, организациям, которые осуществляют ведение бухгалтерского учета в соответствии с Планом счетов, утвержденным Приказом Минфина России N 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению», следует учитывать и п. 26 — 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, и положения других ПБУ, которые в настоящее время выполняют функции национальных стандартов.
- Для организаций, осуществляющих ведение бухгалтерского учета в соответствии Инструкцией по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н., следует учитывать, что согласно п. 6 порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств должен быть установлен учетной политикой.
- Напомним, что с 1 января 2018 г. вступили в силу Федеральные стандарты для организаций государственного сектора, в частности «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора» (Приказ Минфина России от 31.12.2016 N 256н «Об утверждении Федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора»), и инвентаризации в 2018 году нужно будет проводить с учетом их положений.
Без регулярных инвентаризаций бухгалтерская отчетность в какой-то момент может оказаться недостоверной и в этом случае штрафы могут грозить организации и должностным лицам (ст. 120 НК РФ, ст. 15.11 КоАП РФ).
Когда организация обязана провести инвентаризацию
- Проведение инвентаризации обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась начиная с 1 октября отчетного года).
- Годовая инвентаризация проводится в IV квартале — с 1 октября по 31 декабря.
- Перед составлением годовой отчетности инвентаризации подлежат все активы и обязательства, причем в соответствии с п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет.
- Инвентаризация обязательна при смене материально ответственных лиц.
- Инвентаризация обязательна при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества.
- Инвентаризация обязательна в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций.
- Инвентаризация необходима при ликвидации или реорганизации организации.
- В рамках проведения выездной налоговой проверки инвентаризацию имущества проверяемого налогоплательщика (подп. 6 п. 1 ст. 31, п. 13 ст. 89 НК РФ) могут проводить налоговые органы.
Присутствие аудитора на инвентаризации
- Организациям, подлежащим обязательному аудиту, при проведении инвентаризации перед составлением годовой отчетности желательно обеспечить возможность присутствия аудиторов в ходе ее проведения.
- Международные стандарты аудита обязывают аудиторов уделять внимание проверке фактического наличия и состояния запасов, включая присутствие в ходе их инвентаризации.
- В соответствии с МСА 500 (Международный стандарт аудита 500 «Аудиторские доказательства» (введен в действие на территории Российской Федерации Приказом Минфина России от 24.10.2016 N 192н), МСА 501 (Международный стандарт аудита 501 «Особенности получения аудиторских доказательств в конкретных случаях» (введен в действие на территории Российской Федерации Приказом Минфина России от 24.10.2016 N 192н) присутствие аудитора при проведении инвентаризации необходимо, особенно это касается запасов, т.к. результаты инвентаризации служат основой для подготовки финансовой отчетности организации и вполне могут удостоверить надежность системы непрерывного учета запасов организации.
- Присутствие при инвентаризации дает аудиторам возможность убедиться в существовании запасов, а также помогает выявить, например, устаревшие, поврежденные или просроченные запасы.
- Если материальные ценности размещены в нескольких местах, аудитор должен определить, где его присутствие является наиболее важным. Ему следует принять во внимание существенность этих запасов и оценку неотъемлемого риска и риска средств контроля применительно к разным местам нахождения материальных ценностей.
- В тех случаях, когда присутствие аудитора при инвентаризации является практически невозможным, аудитор может подтвердить наличие и состояние запасов при помощи альтернативных аудиторских процедур, например инспектирования документации о последующей продаже запасов, которые были получены или закуплены до проведения инвентаризации.
- В том случае, когда у аудитора нет возможности доказать наличие и состояние запасов таким способом, он должен модифицировать мнение в аудиторском заключении вследствие ограничений объема аудита в соответствии с МСА 705 (Международный стандарт аудита 705 (пересмотренный) «Модифицированное мнение в аудиторском заключении» (введен в действие на территории Российской Федерации Приказом Минфина России от 09.11.2016 N 207н).
Как проводится инвентаризация
Инвентаризация осуществляется в соответствии с приказом руководителя организации и проводит ее либо постоянно действующая инвентаризационная комиссия, либо рабочие инвентаризационные комиссии (при большом объеме одновременно проводимой работы).
Персональный состав этих комиссий утверждает руководитель организации, а в состав включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций, а также специалистов, разбирающихся в особенностях хранения и использования инвентаризуемого имущества.
Важно! Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
Материально ответственные лица не могут входить в состав инвентаризационной комиссии, однако их присутствие при проверке фактического наличия имущества является обязательным (см. п. 2.3, 2.8 Методических указаний по инвентаризации).
Количество членов инвентаризационной комиссии не регламентируется, а определяется организацией самостоятельно исходя из специфики осуществляемой деятельности и вида инвентаризации.
Инвентаризация, особенно при больших объемах и местоположения инвентаризуемого имущества, процесс трудоемкий и требует отвлечения специалистов от основной деятельности.
В настоящее время есть возможность использования различных технических средств и информационных технологий — нанесение инвентарных номеров в формате штрихкодов, фото- и видеофиксации фактического наличия или отсутствия имущества в режиме реального времени с присутствием отдельных членов комиссии по месту нахождения упомянутого имущества (письмо Минфина от 23.12.2016 N 02-07-10/77499).
Однако при применении фото- и видеофиксации при проведении инвентаризации необходимо с определенной периодичностью осуществлять выездные проверки по месту нахождения имущества в полном составе комиссии.
Что следует инвентаризировать
- Имущество.
- Денежные средства
- Обязательства.
- Расчеты с дебиторами
- Оценочные резервы ( резерв по сомнительной дебиторской задолженности).
- Кредитовые остатки:
— задолженность по оплате приобретенных товаров, выполненных работ, оказанных услуг (п. 3.45 Методических указаний по инвентаризации);
— суммы полученных авансов и предоплат в счет предстоящих отгрузок продукции (товаров), выполнения работ, оказания услуг;
— задолженность перед банками и иными заимодавцами по суммам полученных кредитов (займов) и причитающихся к уплате процентов;
— задолженность перед участниками ООО (акционерами АО) по выплате доходов от участия в организации (дивидендов);
— задолженности перед разными дебиторами и кредиторами, например депонированные суммы заработной платы, суммы НДС, принятые к вычету при перечислении авансов и предоплат поставщикам и подрядчикам (п. 12 ст. 171, п. 9 ст. 172 НК РФ).
- Расчеты по оплате труда
При проведении проверки расчетов по оплате труда счета необходимо изучить документы, на основании которых начисляется заработная плата и иные выплаты. К таким документам, в частности, относятся:
— приказ руководителя учреждения о зачислении, увольнении и перемещении сотрудников в соответствии с утвержденным штатным расписанием (утвержденными штатами) и ставками (тарифами) заработной платы;
— положение по оплате труда и иные нормативные акты, согласно которым происходит начисление выплат;
— табель учета использования рабочего времени;
— записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и в других случаях;
— иные учетные документы по учету труда и его оплаты.
- Расчеты с подотчетными лицами
— проверка остатков по каждому подотчетному лицу в разрезе выданных авансов (предоставленных отчетов), в проверке соблюдения подотчетным лицом сроков представления авансового отчета и возврата не израсходованных по нему сумм, наличия первичных документов, подтверждающих произведенные оплаты, соответствия отчета целевому назначению полученного аванса.
Главный вывод заключается в том, что в организации инвентаризация при подготовке годовой бухгалтерской отчетности необходима, так как она подтверждает данные финансовой отчетности об активах организации, об их наличии и о стоимости.
Комментарии
3Бухгалтерская справка...
(см. п. 2.3, 2.8 Методических указаний по инвентаризации).
Но в этих пунктах нет прямого запрета на включение в инвентаризационную комиссию материально ответственных лиц, как например это есть в п. 30 Приказ Минфина России от 09.12.2016 N 231н но это касается инвентаризации драгоценных металлов и драгоценных камней:
"В состав инвентаризационной комиссии не включаются материально ответственные лица, в подотчете у которых находятся ценности, подлежащие инвентаризации."
На практике этот вопрос возникает довольно часто, особенно при нехватке людей для комиссии.