Как синхронизировать «1С:Бухгалтерию 8» и «1С:ЗУП»

Что делать, если организация работает одновременно с несколькими конфигурациями, осуществляющих регламентированный учет по организации? В «1С:Предприятие 8», начиная с редакции 3.0, появилась возможность настройки автоматической синхронизации между конфигурациями, которые могут выгружаться в указанное время и с определенной периодичностью: больше нет необходимости вручную дублировать данные.

Настройка прав пользователя

При настройке синхронизации между базами «1С:Бухгалтерии 8» и «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» особую роль необходимо уделить правам пользователя, который будет производить настройку. Прежде чем приступить к настройке, необходимо проверить доступна ли у вашего пользователя в обеих конфигурациях такие роли, как «Администратор системы» или «Настройка синхронизации файлов». При этом, как не удивительно, пользователь с ролью «Полные права» не подойдет.

При отсутствии одной из этих ролей у пользователя флаг «Синхронизация данных с другими программами» будет недоступен. Проверить, а также совершить настройку ролей для вашего пользователя можно в режиме «Конфигуратор». Для этого переходим в меню «Администрирование» в подменю «Пользователи». На этой вкладке необходимо выбрать пользователя, который будет осуществлять настройку синхронизации. В открывшемся окне необходимо перейти на закладку «Прочее» и установить флажок напротив роли «Администратор системы» или «Настройка синхронизации файлов». На этом настройка прав пользователя завершена. Нажмите клавишу F5, для того чтобы принять изменения и зайти в программу под пользователем, для которого мы изменили роли.

Настройка синхронизации

Теперь перейдем непосредственно к настройке синхронизации данных. В базе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» в режиме «Предприятие» перейдите на вкладку «Администрирование» – раздел «Синхронизация данных». В открывшемся окне установите флаг «Синхронизация данных» и перейдите по гиперссылке справа «Настройка синхронизации данных». В появившемся окне программы в меню выберите программу, с которой вы хотите настроить обмен данными, и установите префикс информационной базы в одноименном окне. К примеру, в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» – «ЗУП», а в «1С:Бухгалтерии 8» – «БП».

Перед вами откроется окно помощника настроек. Перед настройкой синхронизации программа рекомендует вам выполнить резервную копию базы. Это предотвратит лишние проблемы и сохранит в целостности ваши данные. Далее программа спросит у вас, каким именно способом вы хотите произвести настройки: вручную или загрузить файл с настройками, сделанными в другой программе. Вариант с загрузкой файла «Настройки» используется в тех случаях, когда у нас, допустим в «1С:Бухгалтерии 8», уже настроено расписание синхронизации и для программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» мы хотим использовать то же расписание. Мы рассмотрим настройку, которая производится пользователем вручную, поэтому выбираем пункт «Указать настройки вручную» и нажимаем «Далее».

В следующем окне указываем как мы будем подключаться к программе. Если программа «1С:Бухгалтерии 8» находится на том же компьютере, что и «1С:Зарплата и управление персоналом 8», или расположена в одной локальной сети, мы указываем, что у нас «Прямое подключение к программе на этом компьютере или локальной сети» и указываем путь к информационной базе в поле «Каталог информационной базы».

Если вы не знаете путь к базе «1С:Бухгалтерии 8», его можно узнать следующим образом. Запускаем «1С:Предприятие 8» и выделяем в списке ту базу, с которой будет происходить обмен. Внизу окна будет указан путь к данной базе, скопируйте его без кавычек и вставьте его в поле «Каталог информационной базы».

Если ваша информационная база находится на сервере «1С:Предприятие 8», тогда необходимо указать кластер серверов и имя информационной базы. Эти данные так же можно узнать в окне запуска программы.

Далее необходимо указать пользователя и пароль (если есть), под которыми будем подключаться к базе «1С:Бухгалтерия 8». После того, как мы установили все необходимые настройки, нажимаем кнопку «Проверить подключение». Если все настройки совершены верно, то программа выдаст сообщение «Проверка подключения успешно завершена». Если программа выдаст ошибку и внизу экрана выйдет сообщение: «При создании настройки обмена во второй информационной базе возникли ошибки: {ОбщийМодуль.ОбменДаннымиСервер.Модуль(5750)}; Синхронизация данных запрещена администратором. ВызватьИсключение ТекстСообщения;», значит, в настройках «1С:Бухгалтерии 8», с которой вы собираетесь производить обмен данными, не стоит флажок «Синхронизация данных». Для того чтобы включить данный флажок, воспользуйтесь инструкцией выше, описанной для программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8».  

Полный список ошибок можно посмотреть в «Журнале регистраций», который можно открыть следующим образом: на закладке «Администрирование» переходим по ссылке «Обслуживание», и в верхней части экрана у нас появляется ссылка на «Журнал регистрации». Переходим на закладку «Далее», и перед нами выполняется проверка подключения. Данная проверка может продлится до нескольких минут, в зависимости от работоспособности вашего ПК.

После проверки в программе появится окно настройки синхронизации данных. В данном окне вы можете проверить введенные вами настройки, а так же изменить правила обмена. Например, изменить организацию, по которой будет происходить обмен или сделать обмен данными с детализацией по сотруднику. Эти настройки можно изменить, нажав на гиперссылку «Изменить правила выгрузки данных» внизу окна.

После завершения настройки программа предложит «Выполнить синхронизацию данных с «1С:Бухгалтерия  8», ред. 3.0». При необходимости немедленно выполнить синхронизацию флажок «Выполнить синхронизацию данных с «1С:Бухгалтерия 8», ред. 3.0» оставляем включенным и нажимаем кнопку «Синхронизировать». А если нам необходимо настроить расписание обмена, необходимо снять этот флаг и закончить настройку. После данных действий программа откроет окно с настройкой, уставленной ранее, а также с возможностью настройки расписания.

Если вам необходимо настроить расписание, то нажимаем на кнопку «Настроить». Для того чтобы данные выгружались автоматически по настроенному расписанию, необходимо установить флаг «Автоматически по расписанию». Чтобы настроить само расписание для информационной базы, необходимо перейти на закладку «Расписание» и настроить, когда и с какой периодичностью будет выполняться синхронизация. Обратите внимание на то, что расписание на выгрузку и на загрузку данных настраивается отдельно в соответствующей строке табличной части на форме настройки.

При первой синхронизации обязательно необходимо выполнить сопоставление данных. Это необходимо для того чтобы избежать дублирования данных. Например, в «1С:Бухгалтерии 8» и в «1С:Зарплате и управление персоналом 8» есть справочник «Физические лица», в них зачастую хранятся одни и те же данные, и по умолчанию система выполнит синхронизацию данных по внутреннему идентификатору, он для каждого элемента справочника будет уникальным. При такой синхронизации в справочнике появится два одинаковых физических лица. Во избежание таких ситуаций при первой синхронизации необходимо произвести сопоставление данных и явно указать в программе о том, что Михайлова Елена Леонидовна в одной программе и Михайлова Елена Леонидовна в другой – это один и тот же сотрудник. 

Какие данные переносятся при синхронизации

В «1С:Зарплате и управление персоналом 8» есть 2 основных документа, которые переносятся при синхронизации в «1С:Бухгалтерию 8». Это «Отражение зарплаты в бухучете» и все виды ведомостей. В «1С:Зарплата и управление персоналом 8» их четыре: «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу», «Ведомость перечислений на счет» и «Ведомость выплаты через раздатчика».

Документ «Отражение зарплаты в бухучете» попадает в одноименный документ в «1С:Бухгалтерии 8» и уже там, на основании перенесенных документов, происходит формирование проводок.

Документы ведомостей переносятся в «1С:Бухгалтерию 8» в один документ «Ведомость на выплату зарплаты».

Также есть ряд других документов и справочников, которые также переносятся при синхронизации. К таким документам можно отнести «Начисление оценочных обязательств», «Депонирование зарплаты», «Выплата депонированной зарплаты», «Документы займа (договор, выдача и погашение)». Также с бухгалтерией синхронизируются следующие виды справочников: «Организации», «Физические лица», «Контрагенты», «Подразделение и «Способы отражения зарплаты в бухучете». В «1С:Бухгалтерию 8» перенесутся только те элементы справочников, которые будут использованы в документах синхронизации.

Если вы в программе «1С:Бухгалтерия 8» обнаружили ошибку в синхронизируемых файлах, то рекомендуется исправлять данные в базе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», тогда данные в «1С:Бухгалтерии 8» изменятся автоматически. Если соблюдать данное правило, то при синхронизации в приоритете будут данные из «1С:Зарплаты и управлении персоналом 8» и не будет путаницы в данных. Также приоритет данных можно настроить самостоятельно, или программа выдаст сообщение при конфликтных ситуациях.

При синхронизации все настройки базы «1С:Бухгалтерия 8» основаны на «Параметрах учета» базы «1С:Зарплаты и управлении персоналом 8».

Также при переносе данных стоит учитывать еще один фактор. В базу «1С:Бухгалтерии 8» при синхронизации переносятся только физические лица. Не стоит в «1С:Бухгалтерии 8» на основании этих физлиц создавать сотрудников, так как во всех бухгалтерских документах, где должны быть указаны сотрудники, буду подставляться данные из справочника «Физические лица».

И напоследок укажем еще один подводный камень, связанный с переносом. Представьте ситуацию: вы в базе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» создали документ «Ведомость …» и при синхронизации выгрузили ее в «1С:Бухгалтерию 8». По каким- то причинам данный документ был удален в базе «1С:Бухгалтерии 8». В этом случае при повторной синхронизации данный документ не будет добавлен снова, так как при синхронизации в регистре соответствий программа видит, что данный документ уже перенесен. В такой ситуации есть только одно решение: физически удалить в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» данную ведомость и создать новую, а потом запустить синхронизацию. Так как нового документа нет в регистре соответствий, он с легкостью перенесется в информационную базу бухгалтерии.

При синхронизации данных необходимо учитывать то, что реквизиты организации, по которым будем происходить обмен, должны быть идентичны.

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер».