Как защититься от субсидиарки за утрату или искажение документов бухучета

Ситуация

Примерный перечень доказательств

Документы утрачены при чрезвычайных обстоятельствах (пожар, затопление помещения, кража и т.п.).

1. Справки из уполномоченных органов о том, что произошло ЧП (МСЧ, МВД, организаций ЖКХ);

2. Документы, которые подтверждают, что вы приняли меры для восстановления учета:

• приказ о создании комиссии по восстановлению документов;
• акты инвентаризации;
• письма контрагентам с просьбой предоставить дубликаты документов, акты сверки с контрагентами;
• письма налоговым органам с просьбой предоставить дубликаты отчетности, акты сверки с налоговыми органами;
• запросы в банки, в которых открыты счета;
• запросы в регистрирующие органы (Росреестр, ГИБДД, Технадзор и т.п.)

Документы вам не передал бывший директор.

1. Переписка с бывшим директором, которая подтверждает, что вы требовали от него документы.

2. Решение суда или копия искового заявления, которая подтверждает, что вы обращались в суд с требованием обязать бывшего директора передать вам документы.

3. Документы, которые подтверждают, что вы приняли меры для восстановления бухгалтерского учета.

Документы вам не передала компания, которая вела  бухгалтерский учет компании.

1. Договор с компанией о предоставлении услуг по ведению бухучета.

2. Акты приема-передачи, которые подтверждают, что все документы передавались компании.

3. Переписка с компанией, которая подтверждает, что вы обращались к ней с требованием вернуть документы.

4. Решение суда или копия искового заявления, которая подтверждает, что вы обращались в суд с требованием обязать компанию передать вам документы.

5. Документы, которые подтверждают, что вы принимали меры для восстановления бухучета.

Документы потерял/не составлял ваш штатный бухгалтер.

1. Приказ о приеме на работу бухгалтера и трудовой договор с ним.

2. Должностная инструкция бухгалтера или перечень его обязанностей.

3. Переписка с бухгалтером, которая подтверждает, что вы требовали  представить документы, но он отказался передавать их вам (с указанием причины отказа).

4. Документы, которые подтверждают, что вы приняли меры для восстановления бухучета.