Электронную трудовую книжку прописали в ТК. Готовьтесь передавать данные в ПФР

Подготовка

Предлагаемые изменения затрагивают порядка 4,2 млн юрлиц и 58,4 млн человек, занятых трудовой деятельностью в организациях, отметили в Минтруде.

Работодатели должны провести следующие подготовительные мероприятия:

• подготовка, принятие или изменение локальных нормативных актов;
• внесение изменений в соглашения и коллективные договоры;
• обеспечение технической готовности к передаче сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде в информационную систему;
• уведомление работника в письменной форме об изменениях трудового законодательства, в том числе о его праве написать заявление на ведение бумажной трудовой книжки.

Планируется, что законопроект вступит в силу с 1 января 2020 года.

ИЛС

В связи с переводом трудовой книжки в электронный вид подготовлены поправки в Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ, согласно которым индивидуальный лицевой счет дополняется разделом «Сведения о трудовой деятельности застрахованного лица». Там будут содержаться сведения о трудовой деятельности застрахованного лица, в том числе выполняемой им работе и должности, сведения об увольнении и основаниях прекращения трудового договора.

Формирование сведений о трудовой деятельности застрахованного лица в форме электронного документа осуществляется работодателями с использованием своих программно-технических средств, либо для этих целей ПФР на безвозмездной основе будет предоставлен электронный сервис.

Наказание

Статья 5.27 КоАП будет дополнена частью 8, согласно которой с 2012 года нарушение работодателем сроков предоставления сведений о трудовой деятельности работника в информационную систему ПФР, либо предоставление данных сведений в неполном объеме или в искаженном виде, - влечет предупреждение должностных лиц.

Такая административная ответственность будет применяться в случае неоднократного в течение календарного года совершения указанного правонарушения.

Составлять и рассматривать протоколы об административных правонарушениях о вынесении административного наказания в виде предупреждения, будут должностные лица Роструда.

В чем плюсы, и какие расходы

Как отмечается в пояснительной записке, принятие законопроекта о поправках в ТК дает следующие преимущества:

• сохранность персональных данных в единой информационной системе ПФР;
• дополнительные возможности трудоустройства для удаленных работников за счет простоты взаимодействия с кадровой службой работодателя;
• снижение издержек работодателя и работника при трудоустройстве за счет удобства и скорости получения информации, уменьшение бумажного документооборота.

По предварительной оценке Минтруда, ожидается, что работодатели не понесут расходов, связанных с внедрением  трудовой книжки  в электронном виде, по следующим основаниям:

• кадровые документы в организациях формируются и ведутся в настоящее время в корпоративных информационных системах (1С, Парус, SAP ERP  и другие), таким образом, информационные системы позволяют формировать в автоматизированном режиме необходимые данные для передачи в информационную систему персонифицированного учета ПФР; 
• предполагается, что формат передаваемых работодателями сведений о трудовой деятельности работников по сравнению с действующей формой трудовой книжки практически не будет изменен (уточняется только перечень данных об образовании и квалификации работников);
• работодатели имеют опыт  предоставления данных в электронном виде в информационную систему персучета ПФР отчетности о застрахованных лицах, начиная с 2002 года;
• при постепенном внедрении сведений о трудовой деятельности в электронном виде будут снижаться издержки работодателей на приобретение, ведение и хранении трудовых книжек на бумажном носителе. Например, эффект только от приобретения трудовых книжек в 2020 году может составить 0,7 млрд. рублей.