Что принес 2018 год работодателям и к чему готовиться в скором будущем

Эксперты компании СКБ Контур об изменениях в законодательстве, состоявшихся или будущих, но определенно имеющих отношение к работникам компаний.

Вячеслав Шинкарев, эксперт сервиса Контур.Зарплата компании СКБ Контур:

Удивительная форма

Форма 2-НДФЛ удивила специалистов в 2018 дважды. В первый раз в начале года, когда из справки наконец-то убрали поле «Адрес» (приказ ФНС России от 17.01.2018 № ММВ-7-11/19). Не секрет, что большая часть проблем с отчетностью по форме 2-НДФЛ была связана именно с адресами получателей дохода.

Второй сюрприз налоговое ведомство преподнесло ближе к концу года: Приказом ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566 утвердили изменения в самой форме, порядке ее заполнения, электронном формате. Все поправки вступят в силу с 1 января 2019 года.

Отметим, что сейчас в НК РФ трижды упоминается обязанность налогового агента сформировать некий «отчет»:

часть 5 статьи 226 НК РФ: сообщение в ФНС о невозможности удержать исчисленный НДФЛ (не позднее 1 марта);
часть 2 статьи 230 НК РФ: сообщение в ФНС сведений о доходах и исчисленных, удержанных, перечисленных суммах налога (не позднее 1 апреля);
часть 3 статьи 230 НК РФ: справка о полученных доходах и удержанных суммах налога, которую нужно выдавать по заявлению работника.

Во всех трех случаях используется одна и та же форма справки 2-НДФЛ. С 2019 года справка, выдаваемая работникам, заметно отличается от справки, представляемой в налоговые органы. Дело в том, что форму справки для работников также изменили Приказом № ММВ-7-11/566.

Год несбывшихся изменений

С 1 января 2018 должен был уйти в прошлое классификатор адресов РФ — КЛАДР. На смену ему ожидался новый справочник — ФИАС. Но похоже, что КЛАДР слишком прочно обосновался в прикладном программном обеспечении, поэтому перейти на новый справочник не удалось. Период перехода продлили до конца 2018 года и не факт, что не продлят и на 2019 год.

Сложности с переходом на ФИАС объясняются размерами базы данных. Архив полного КЛАДР занимает 50 мегабайт, архив полного ФИАС — 5 гигабайт (1 гигабайт — 1024 мегабайта). Поэтому разработчикам, кроме непосредственной смены классификатора, приходится изыскивать и решение для оптимизации базы данных адресов (веб-сервисов проблема не касается).

Другим несостоявшимся событием назовем переход на новый ГОСТ- 2012 для электронной цифровой подписи. Сначала это событие наметили на 1 января 2019 года, затем объявили, что переходить на новый стандарт нужно в течение всего 2019 года и завершить переход к 1 января 2020.

Наконец, третье ожидаемое, но не сбывшееся событие — обновление формы расчета страховых взносов. У нынешней формы РСВ целый ряд недоработок. Так, в Расчете имеются явно избыточные показатели, к примеру, указание суммы взносов за квартал при том, что есть помесячные суммы. Или в организации может применяться несколько ставок тарифа взносов в ФСС, но Приложение 2 в форме только одно. Расчет планировали подправить к отчетности за первый квартал 2018 года, но сейчас нет уверенности, что новый РСВ появится даже к отчетности за первый квартал 2019. Правда, время пока терпит, так что измененная форма еще может появиться.

Электронные больничные набирают обороты

Электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) понемногу отвоевывают себе место под солнцем. В регионах — участниках пилотного проекта по прямым выплатам, не применять ЭЛН, как минимум, неразумно, поскольку электронные листки в разы упрощают заполнение реестров для отправки в ФСС. В регионах с зачетной системой, где больничные по-прежнему оплачивают организации, особых выгод от использования ЭЛН пока нет. Однако нужно помнить, что к пилотному проекту с прямыми выплатами подключаются каждый год все новые и новые регионы. Так, с 01.07.2018 подключились Кабардино-Балкарская Республика, Республика Карелия, Республика Северная Осетия — Алания, Республика Тыва, Костромская и Курская области (постановление Правительства РФ от 30.05.2018 № 619). В 2019 году к пилотному проекту в два этапа планируется подключить еще несколько регионов:

с 1 января 2019 года —Ингушетия, Марий Эл, Хакасия, Чечня, Чувашия, Камчатский край, Владимирская, Псковская, Смоленская области, Ненецкий и Чукотский автономные округа;

с 1 июля 2019 года — Забайкальский край, Архангельская, Воронежская, Ивановская, Мурманская, Пензенская, Рязанская, Сахалинская и Тульская области.

Соответствующий проект постановления Правительства РФ уже представлен на рассмотрение.

Татьяна Евдокимова, эксперт сервиса Контур.Бухгалтерия компании СКБ Контур:

Процедура, которую не стоит откладывать

Специальная оценка условий труда (СОУТ) — та процедура, которую уже нельзя откладывать на будущее. Если вы еще ее не провели, займитесь немедленно и решите этот вопрос в январе 2019.

Напомним, что обязанность проводить спецоценку появилась в 2014 году, она пришла на смену процедуре аттестации рабочих мест. «Отсрочка», предоставленная некоторым категориям работодателей, завершается 31 декабря 2018 года.

Специальную оценку труда должны провести все организации, кроме тех, у кого нет сотрудников. Или работники есть, но они заняты исключительно дистанционно либо работают на дому. Если компания зарегистрирована по домашнему адресу учредителя, и в ней, сидя на домашнем диване, трудится один директор, то оценку условий труда также можно не проводить. Во всех прочих случаях процедура обязательна.

Специальная оценка условий труда должна проводиться не реже, чем раз в 5 лет, при этом доверить ее проведение можно лишь аттестованной организации.

Стоимость услуг по проведению спецоценки обычно определяется из расчета за одно рабочее место. Например, в Москве есть ценовые предложения от 800 до 1500 рублей за одно рабочее место. Кажется, что если в компании работает 2-3 сотрудника, то цена 5000 рублей за спецоценку один раз в пять лет не так уж и высока. Но микропредприятия могут столкнуться с другой проблемой: далеко не все специализированные организации возьмутся за выполнение работ, если цена договора не высока. Некоторые специализированные фирмы устанавливают свои критерии, например, сотрудничают только с компаниями, которым требуется спецоценка не менее чем 20 рабочих мест. Другие устанавливают ценовой минимум. Например, стоимость спецоценки рабочих мест компании, которая находится в Москве, составляет минимум 10 000 рублей. А если требуется аттестовать пару рабочих мест в офисе, который расположен в пригороде Москвы, то минимальная стоимость процедуры может составить 30 000 рублей.

Штрафовать компании, если не проведена спецоценка, начнут уже с января 2019. Размеры штрафов установлены в части 2 статьи 5.27.1 КоАП РФ. Так, для индивидуального предпринимателя штраф составит от 5 до 10 тысяч рублей. Аналогичный размер штрафа предусмотрен и для должностного лица. Штраф, налагаемый на юридическое лицо, может составить от 60 до 80 тысяч рублей. Если же надзорные органы выявят повторные нарушения, то сумма штрафов увеличится в разы, а деятельность организации или ИП могут и вовсе приостановить — на срок до 90 суток.

Проведение специальной оценки связано и с трудовыми договорами. По итогам процедуры в компании устанавливаются классы рабочих мест: оптимальные, допустимые, вредные и опасные условия (ч. 1 ст. 14 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ). В трудовом договоре с сотрудником должна содержаться информация об условиях труда — этого требует статья 57 ТК РФ. Достоверную информацию об условиях труда можно получить только по результатам аттестации рабочих мест либо спецоценки. Кстати, эта норма действует с 2014 года, и никаких отсрочке не предусматривает.

Совет. Если вы не успели провести специальную оценку условий труда в организации, не оттягивайте этот момент. Провести спецоценку в любом случае придется, но чем дальше вы откладываете, тем выше вероятность штрафа.

По итогам специальной оценки условий труда организация должна составить и направить в трудовую инспекцию декларацию о соответствии условий труда государственным нормативным требованиям по охране труда по тем рабочим местам, по которым не выявлено вредных и опасных условий. Сдавать декларацию, как и проводить спецоценку, нужно раз в 5 лет. На сдачу декларации отводится 30 рабочих дней после утверждения итогов спецоценки. Скорее всего, не поданные в срок декларации также дадут контролерам основания для наложения штрафов.