Новая 2-НДФЛ за 2018 год: теперь справка и форма разные

Налоговой службой утвержден Приказ от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@, вступающий в силу с представления сведений о доходах физических лиц и суммах налога за налоговый период 2018 года. В статье рассмотрим, по каким формам и в каком порядке будут представляться данные сведения и как их заполнять.

Приказом ФНС РФ № ММВ-7-11/566@ утверждены:

1. Форма сведений о доходах физических лиц и суммах налога на доходы физических лиц «Справка о доходах и суммах налога физического лица» (далее – форма 2‑НДФЛ).

2. Порядок заполнения формы сведений о доходах физических лиц и суммах налога на доходы физических лиц «Справка о доходах и суммах налога физического лица» (далее – Порядок заполнения формы).

3. Формат представления сведений о доходах физических лиц и суммах налога на доходы физических лиц «Справка о доходах и суммах налога физического лица».

4. Порядок представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц и суммах налога на доходы физических лиц и сообщения о невозможности удержания налога, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога на доходы физических лиц (далее – Порядок представления сведений).

5. Форма справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога на доходы физических лиц «Справка о доходах и суммах налога физического лица», которая выдается в соответствии с п. 3 ст. 230 НК РФ (далее – справка 2‑НДФЛ).

С 01.01.2019 утратят силу приказы ФНС РФ от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ «Об утверждении формы сведений о доходах физического лица, порядка заполнения и формата ее представления в электронной форме», от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576@ «Об утверждении Порядка представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц и сообщений о невозможности удержания налога и сумме налога на доходы физических лиц».

Как видим, законодатель предусмотрел два документа для подачи сведений о доходах – форму 2‑НДФЛ и справку 2‑НДФЛ. Именно на них и сделаем акцент в статье: когда какую из них заполнять и сдавать.

Форма 2‑НДФЛ

Форма 2‑НДФЛ – это новый документ для представления сведений о доходах в налоговые органы. По своей структуре она схожа с налоговыми декларациями, то есть имеет машинно ориентированную структуру.

В ее состав входят (п. 1.1 Порядка заполнения формы):

• общая часть;
• разд. 1 «Данные о физическом лице – получателе дохода»;
• разд. 2 «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода»;
• разд. 3 «Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты»;
• приложение «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода».

Форма 2‑НДФЛ заполняется учреждением на основании данных, содержащихся в регистрах налогового учета.

Как и в налоговых декларациях, в форме 2‑НДФЛ не допускаются (п. 1.3, 1.4, 1.8 Порядка заполнения формы):

– исправление ошибок с помощью корректирующего или иного аналогичного средства;

– двусторонняя печать формы на бумажном носителе и скрепление листов, приводящее к порче бумажного носителя;

– заполнение отрицательными числовыми значениями.

Заполнение полей формы 2‑НДФЛ значениями текстовых, числовых, кодовых показателей осуществляется слева направо начиная с первого (левого) знако-места. При ее заполнении с использованием программного обеспечения значения числовых показателей выравниваются по правому (последнему) знако-месту.

Каждому показателю соответствует одно поле, состоящее из определенного количества знако-мест (одно поле – один показатель) (п. 1.6, 1.7 Порядка заполнения формы).

Если отсутствует какой‑либо показатель или не требуется его заполнение, во всех знако-местах соответствующего поля проставляется прочерк: прямая линия посредине знако-места. При отсутствии значения по суммовым показателям указывается ноль («0») (п. 1.11, 1.12, 1.16 Порядка заполнения формы).

При подготовке формы 2‑НДФЛ с использованием программного обеспечения при распечатке на принтере допускается отсутствие обрамления знако-мест и прочерков для незаполненных знако-мест. При этом расположение и размеры значений реквизитов не должны изменяться. Печать знаков выполняется шрифтом Courier New высотой 16 – 18 пунктов (п. 1.13 Порядка заполнения формы).

Заполнение текстовых полей осуществляется заглавными печатными символами (п. 1.10 Порядка заполнения формы).

При заполнении формы 2‑НДФЛ используются коды:

– видов доходов налогоплательщика (приложение 1 к Приказу ФНС РФ № ММВ-7-11/387@) (например, заработная плата по трудовому договору – код 2000);

– видов вычетов налогоплательщика (приложение 2 к Приказу ФНС РФ № ММВ-7-11/387@) (например, стандартный вычет на первого ребенка – код 126);

– видов документов, удостоверяющих личность налогоплательщика (приложение 1 к Порядку заполнения формы) (например, паспорт гражданина РФ – код 21);

– форм реорганизации и ликвидации организации (приложение 2 к Порядку заполнения формы) (например, преобразование – код 1, ликвидация – 0).

Далее остановимся на основных моментах заполнения формы 2‑НДФЛ.

Общая часть

В поле «Номер справки» указывается уникальный порядковый номер формы 2‑НДФЛ в отчетном налоговом периоде, присваиваемый учреждением (п. 2.4 Порядка заполнения формы).

При представлении учреждением корректирующей либо аннулирующей формы 2‑НДФЛ взамен ранее представленной в поле «Номер справки» указывается номер ранее поданной формы. При представлении правопреемником учреждения корректирующей либо аннулирующей формы 2‑НДФЛ взамен ранее представленного отчета в этом поле указывается номер ранее представленной учреждением формы (п. 2.5 Порядка заполнения формы).

В поле «Признак» согласно п. 2.7 Порядка заполнения формы проставляется цифра:

– 1 – если форма 2‑НДФЛ представляется в соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ учреждением, 3 – его правопреемником;

– 2 – если форма 2‑НДФЛ представляется в соответствии с п. 5 ст. 226 и (или) п. 14 ст. 226.1 НК РФ учреждением, 4 – его правопреемником.

Согласно п. 2.8 Порядка заполнения формы при заполнении поля «Номер корректировки» в зависимости от типа формы 2‑НДФЛ проставляются соответствующие цифры, а именно при составлении:

– первичной формы проставляется 00;

– корректирующей взамен ранее представленной – соответствующий номер корректировки (например, 01, 02 и т. д.);

– аннулирующей взамен ранее представленной – цифра 99.

Раздел 1

В этом разделе заполняются сведения о физическом лице – получателе дохода. Правила заполнения разд. 1 установлены в п. 3.1 – 3.9 Порядка заполнения формы. Для наглядности приведем их в виде таблицы.

Раздел 2

В этом разделе отражаются общие суммы начисленного и фактически полученного дохода, исчисленного, удержанного и перечисленного налога на доходы физических лиц по соответствующей ставке, указанной в поле «Ставка налога» разд. 2.

Раздел 2 формы 2‑НДФЛ заполняется в соответствии с рекомендациями п. 4.2 – 4.11 Порядка заполнения формы. Их также приведем в таблице.

Если в течение налогового периода физическому лицу – получателю доходов осуществлялись выплаты, облагаемые по разным ставкам, то заполняется необходимое количество страниц формы 2‑НДФЛ. В этом случае на второй странице и последующих страницах формы заполняются поля «ИНН», «КПП», «Номер справки», «Отчетный год», «Признак», «Номер корректировки», «Представляется в налоговый орган (код)», разд. 2 и при необходимости разд. 3. Остальные поля заполняются прочерками.

При заполнении формы 2‑НДФЛ с признаком 2 или 4:

– в поле «Общая сумма дохода» указывается сумма начисленного и фактически полученного дохода, с которой не удержан налог налоговым агентом, отраженная в приложении;

– в поле «Сумма налога исчисленная» – сумма налога исчисленная, но не удержанная;

– в полях «Сумма налога удержанная», «Сумма налога перечисленная» и «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» – ноль (0);

– в поле «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» – исчисленная сумма налога, которую налоговый агент не удержал в налоговом периоде.

Раздел 3

В разделе 3 отражаются сведения о предоставляемых налоговым агентом стандартных, социальных и имущественных налоговых вычетах, а также о соответствующих уведомлениях, выданных налоговым органом.

Рекомендации по заполнению данного раздела представлены в п. 5.2 – 5.7 Порядка заполнения формы. Приведем их в таблице.

 *  При предоставлении налогоплательщику в течение налогового периода вычетов, соответствующих разным кодам, заполняется необходимое количество полей «Код вычета» и «Сумма вычета». В случае если количество предоставленных в течение налогового периода вычетов превышает количество отведенных для их заполнения полей, учреждению нужно заполнить необходимое количество страниц формы 2‑НДФЛ. При непредоставлении налогоплательщику в течение налогового периода вычетов по доходам, облагаемым по соответствующей ставке, поля «Код вычета» и «Сумма вычета» не заполняются.

Приложение

В приложении к форме 2‑НДФЛ указываются сведения о доходах, начисленных и фактически полученных физическим лицом в денежной и натуральной формах, а также в виде материальной выгоды, по месяцам налогового периода и о соответствующих вычетах по каждой ставке налога (п. 6.1 Порядка заполнения формы).

Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты в приложении не отражаются (п. 6.4 Порядка заполнения формы).

При заполнении формы 2‑НДФЛ с признаком:

– 1 или 3 в приложении указываются в соответствующих полях порядковые номера месяцев, коды доходов, суммы всех начисленных и фактически полученных доходов;

– 2 или 4 в приложении обозначается сумма фактически полученного дохода, с которой не удержан налог учреждением.

Порядок представления сведений

Согласно п. 3 Порядка представления сведений формы 2‑НДФЛ могут быть представлены учреждением в налоговый орган лично (руководителем), через представителя (например, уполномоченного сотрудника, исполнителя), направлены в виде почтового отправления с описью вложения, переданы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи руководителя учреждения или его представителя.

Датой представления формы считается (п. 4 Порядка представления сведений):

– дата ее фактического представления – при представлении лично или представителем налогового агента в налоговый орган;

– дата ее отправки почтовым отправлением с описью вложения – при отправке по почте;

– дата ее отправки, зафиксированная в подтверждении даты отправки оператора электронного документооборота в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи.

В случае представления уточненных форм 2‑НДФЛ в налоговый орган подаются только те формы, которые скорректированы (п. 5 Порядка представления сведений).

Уточненные формы 2‑НДФЛ представляются по форме, действовавшей в налоговом периоде, за который вносятся соответствующие изменения.

Представление формы 2‑НДФЛ на бумажном носителе. Формы 2‑НДФЛ на бумажных носителях представляются в налоговый орган с сопроводительным реестром справок о доходах и суммах налога физических лиц за 20__ год (далее – реестр) (приложение 1 к Порядку представления сведений) в двух экземплярах (п. 7 Порядка представления сведений).

Представленными считаются формы 2‑НДФЛ, прошедшие контроль заполнения. Формы, не прошедшие данный контроль, изымаются из представленного пакета документов как ошибочные и возвращаются учреждению, из реестра исключаются (п. 9 Порядка представлений сведений).

По результатам контроля заполнения оформляется в двух экземплярах протокол приема справок о доходах и суммах налога физических лиц за 20__ год (далее – протокол) (приложение 2 к Порядку представления сведений). Оба экземпляра протокола подписываются должностным лицом налогового органа. Один для учреждения, другой для налогового органа (п. 10, 11 Порядка представления сведений).

Представление формы 2‑НДФЛ в электронном виде. Формы 2‑НДФЛ в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи представляются учреждениями в налоговый орган по месту своего учета через оператора электронного документо­оборота, обеспечивающего обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота между налоговыми органами и учреждением (п. 13 Порядка представления сведений).

При представлении форм 2‑НДФЛ в электронном виде по телекоммуникационным каналам не надо их дублировать на бумажном носителе (п. 12 Порядка представления сведений).

Представление форм 2‑НДФЛ в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи возможно в случае, если учреждение имеет возможность осуществлять (п. 16 Порядка представления сведений):

1) составление форм 2‑НДФЛ для их последующей передачи в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи;

2) шифрование при отправке и дешифрование при получении информации с использованием шифровальных средств;

3) формирование усиленной квалифицированной электронной подписи при передаче информации и ее проверку при получении информации.

В соответствии с п. 19 Порядка представления сведений при направлении форм 2‑НДФЛ в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи учреждение соблюдает следующий порядок электронного документооборота:

1. После подготовки форм в соответствии с форматом (приложение 3 к Приказу ФНС РФ № ММВ-7-11/566@) и требованиями Порядка представления сведений учреждение подписывает файл усиленной квалифицированной электронной подписью и отправляет в зашифрованном виде в адрес налогового органа.

2. В течение следующего рабочего дня с даты отправки форм 2‑НДФЛ учреждение получает подтверждение даты отправки от оператора электронного документооборота и извещение о получении от налогового органа.

В течение десяти рабочих дней с даты отправки форм налоговый
орган направляет учреждению реестр в электронной форме, про­токол.

Представленными считаются формы 2‑НДФЛ, прошедшие форматный контроль (п. 21 Порядка представления сведений).

* * *

Начиная с отчетности за 2018 год сведения о доходах будут представляться по новой форме 2‑НДФЛ. Она имеет машинно-ориентированную структуру и предназначена для налоговых агентов (работодателей), представляющих налоговую отчетность на бумаге.

Данная форма позволит налоговым органам автоматизировать процесс сканирования, распознавания и оцифровки сведений, полученных от налоговых агентов на бумажном носителе.

На учреждениях, представляющих налоговую отчетность в электронном виде по ТКС, изменение формы 2‑НДФЛ практически не скажется, поскольку XML-файлы формируются с помощью специальной программы.

Для представления учреждением физическим лицам по их заявлениям предназначена справка 2‑НДФЛ по прежней форме. Порядок ее заполнения Приказом ФНС РФ № ММВ-7-11/566@ не установлен. Таким образом, ее можно заполнять по правилам, преду­смотренным для действующей в 2018 году справки 2‑НДФЛ.