Как упростить работу с командировками. Новые возможности в 1С

Рассказываем про то, как 1С изменило систему работы бухгалтеров с командировками и как в этом помогает интеграция программы с сервисом Smartway.

Что такое Smartway и зачем это бухгалтеру?

Smartway - это решение для организации командировок, полностью заменяющее агентство делового туризма. Компания получает доступ ко всем инструментам для планирования поездок и покупки билетов напрямую, без посредников.

Бухгалтеру станет удобнее работать с документами по командировкам.  Сервис Smartway поможет бухгалтерии в оформлении командировок.

• У бухгалтеров будет онлайн-доступ к подтверждающим документам в личном кабинете.

Smartway сам сформирует отчетные документы и сохранит акты, счета и билеты.

• Пакеты подтверждающих документов можно скачать или получить на емеил в PDF или Excel-формате. А оригиналы - по почте.
• Есть удобные настройки для группы компаний. В сервисе можно выбрать, на какую из компаний выставить счета. Если нужно, чтобы в одной поездке разные услуги оплатили разные юридические лица, Smartway выставит счета на разные компании.
• Бухгалтеру будет сразу видно, кто из сотрудников сделал или изменил бронирование.

Как работает интеграция с 1С

1. Если электронные билеты были куплены через Smartway, они попадут в 1С автоматически.

После нехитрых настроек в 1С в разделе «Администрирование» , информация о проездных документах будет загружаться без участия пользователей.

2. С гостиницами у Smartway работает по агентскому договору. Удобно, что счета, акты и счета-фактуры Smartway выставляет от своего имени.

3. В 1С в документе «Авансовый отчет» будет закладка «Билеты», где покажется список билетов на подотчетника.

Они автоматически подгрузятся из сервиса Smartway. Стоимость проезда включится в расходы на дату авансового отчета.

В версии 3.0.68 есть новая форма авансового отчета — «Авансовый отчет по командировке». Это упрощенный вариант авансового отчета, где отражаются только командировочные расходы.

Кому доступна интеграция со Smartway

• В «1С:Бухгалтерии 8» интеграция доступна с версии 3.0.68.
• В «1С:Бухгалтерии 8 КОРП» — начиная с версии 3.0.65.

Кому, кроме бухгалтеров стоит присмотреться к Smartway

Тем, кто заказывает билеты и гостиницы, сервис их найдет и сравнит цены. Моментально забронирует и даст возможность управлять бронью онлайн.

Руководству компании даст статистику по командировкам всех сотрудников и инструменты для согласования бюджета поездок.

Отчеты можно делать по разным параметрам: например, запросить, сколько раз сотрудник летал в прошлом году определенной авиакомпанией.