Учет спецодежды в организациях общественного питания

Существует один момент, на который бухгалтеру организации общественного питания необходимо обратить серьезное внимание. Это учет специальной одежды. 26 декабря 2002 года Министерством Финансов Российской Федерации был утвержден Приказ №135н «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды» (далее – Методические указания).

Согласно пункту 2 Методических указаний специальная одежда – это средства индивидуальной защиты работников организации.

В состав спецодежды входят специальная одежда, специальная обувь и предохранительные приспособления, то есть Методические указания оговаривают состав специальной одежды, но не устанавливают жесткий перечень состава специальной одежды.

Перечень спецодежды должен быть установлен в учетной политике организации, исходя из конкретных отраслевых особенностей (пункт 8 Методических указаний).

Обратите внимание!

В отношении специальной одежды необходимо помнить о требованиях Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ), согласно статье 221 ТК РФ:

«На работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением, работникам выдаются сертифицированные средства индивидуальной защиты, смывающие и обезвреживающие средства в соответствии с нормами, утвержденными в порядке, установленном Правительством Российской Федерации.

Приобретение, хранение, стирка, чистка, ремонт, дезинфекция и обезвреживание средств индивидуальной защиты работников осуществляются за счет средств работодателя.

Работодатель обязан обеспечивать хранение, стирку, сушку, дезинфекцию, дегазацию, дезактивацию и ремонт выданных работникам по установленным нормам специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты.»

Типовые отраслевые нормы бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам общественного питания утверждены Постановлением Минтруда Российской Федерации от 30 декабря 1997 года №69 «Об утверждении типовых норм бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам сквозных профессий и должностей всех отраслей экономики».

Однако при этом необходимо иметь в виду, что право на получение специальной одежды имеют далеко не все работники, занятые в сфере общественного питания. Перечень профессий, по которым спецодежда предусмотрена, очень небольшой:

Продавец продовольственных товаров; буфетчик (при выполнении работ по продаже мясных и рыбных товаров, по продаже картофеля и овощей, пищевого льда, а также при постоянной работе в неотапливаемых палатках, киосках, ларьках или при разносной и развозной торговле на наружных работах зимой и при непосредственном обслуживании населения в осенне-зимний период на открытом воздухе или в неотапливаемых помещениях на ярмарках, уличных базарах, выставках-продажах);

Изготовитель пищевых полуфабрикатов (при выполнении работ по чистке корнеплодов);

Кухонный рабочий;

Мойщик посуды;

Рабочий (при выполнении работ по мойке котлов).

Отражение в бухгалтерском учете поступления специальной одежды

Поступление специальной одежды в бухгалтерском учете отражается аналогично поступлению иных материально-производственных запасов, то есть спецодежда может поступить в организацию общественного питания в результате следующих операций:

приобретения за плату;
вклада в уставный капитал;
товарообменных операций;
изготовления собственными силами организации.

Во всех перечисленных случаях спецактивы принимаются к учету по фактической себестоимости, которая определяется как сумма фактических затрат на их приобретение или изготовление в порядке, предусмотренном Приказом №119н.

Согласно пункту 13 Методических указаний спецактивы учитываются на счете 10 «Материалы» на отдельном субсчете «Специальная оснастка и специальная одежда на складе».

Рекомендуем открыть к счету 10 «Материалы» субсчет 10-10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе».

Операции по поступлению спецодежды отражаются проводкой:

Корреспонденция счетов		Содержание операции
Дебет	Кредит	Содержание операции
10-10	60 (76), 71	Принята к учету спецодежда от поставщика; на основании авансового отчета при приобретении за наличный расчет

Если спецодежда изготавливается силами организации, то ее фактическая себестоимость принимается равной сумме фактических затрат по ее изготовлению.

Операции по постановке на учет спецодежды, изготовленной своими силами, отражаются проводкой:

Корреспонденция счетов		Содержание операции
Дебет	Кредит	Содержание операции
10-10	21, 23	Принята к учету спецодежда, изготовленная собственными силами организации

После окончания работ по изготовлению спецодежды составляется Акт выполненных работ. Образец формы Акта приведен в приложении к Методическим указаниям, однако, организация может и самостоятельно разработать форму Акта.

Методическими рекомендациями предлагается для оформления операций по передаче изготовленной спецодежды из подразделений, где они изготавливались, на склад, использовать требование-накладную и (или) накладную (типовые межотраслевые формы №М-11 и №М-15, утвержденные Постановлением №71а).

В момент приемки спецодежды на складе оформляется приходный ордер по форме №М-4.

Однако Методические указания по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды разрешен и вариант использование форм первичных учетных документов по движению спецодежды, разработанными организацией самостоятельно. Эти формы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 9 Закона №129-ФЗ:

«Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.»

Передача специальной одежды в эксплуатацию

В бухгалтерском учете передача специальной одежды, изготовленной силами организации, на склад (иные места хранения) отражается по дебету счета 10 «Материалы» субсчет «Спец одежда на складе» и кредиту счетов учета затрат на производство в сумме фактических затрат по ее изготовлению (фактической себестоимости).

Фактическая себестоимость спецодежды, изготовленной самой организацией, определяется в порядке, установленном для исчисления себестоимости соответствующих видов продукции.

Вариант передачи специальной одежды из цехов-изготовителей или от сторонних организаций непосредственно в производство, минуя склад, Методическими рекомендациями не предусмотрен. Видимо, это обусловлено тем, что специальная одежда должна соответствовать определенным санитарно-гигиеническим и эксплуатационным требования, а необходимую проверку на рабочих местах провести, как правило, невозможно.

Спецодежда отпускается в производство на основании следующих документов:

Требование-накладная – типовая межведомственная форма №М-11.
Накладная – типовая межведомственная форма №М-15.
Лимитно-заборная карта – типовая межведомственная форма №М-8.
Документы, разработанные самостоятельно, при условии наличия всех необходимых реквизитов.

Согласно пункту 20 Методических указаний спецодежда, переданная в производство, учитывается на счете 10 «Материалы» на отдельном субсчете «Специальная одежда в эксплуатации».

К счету 10 «Материалы» рекомендуем открыть субсчет 10-11 «Специальная одежда в эксплуатации».

Операции по передаче спецодежды в производство отражаются проводкой:

Корреспонденция счетов		Содержание операции
Дебет	Кредит	Содержание операции
10-11	10-10	Передана спецодежда в эксплуатацию

При выдаче работникам спецодежды и при ее возврате делаются записи в личных карточках работников. Форма личной карточки утверждена Постановлением Минтруда Российской Федерации от 18 декабря 1998 года №51. В карточке указываются наименование выданных средств индивидуальной защиты, их стоимость, процент годности на момент выдачи, срок носки. Спецодежда подлежит возврату в следующих случаях:

по окончании срока носки;
при увольнении работника;
при переводе работника на другую работу, для которой выдача спецодежды не предусмотрена.

Порядок списания стоимости спецодежды на издержки обращения

В соответствии с пунктом 26 Методических указаний стоимость специальной одежды погашается только линейным способом. При этом право определения сроков полезного использования специальной одежды организации не предоставлено. Не допускается и установление сроков, на основе данных производителя. Методическими рекомендациями установлено, что при определении сроков полезного использования необходимо исходить из сроков, предусмотренных в типовых отраслевых нормах бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, а также в Правилах обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, утвержденных Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 18 декабря 1998 года №51.

Допускается производить и единовременное списание на затраты стоимости специальной одежды, срок эксплуатации которой, согласно нормам выдачи не превышает 12 месяцев. Это положение закреплено в пункте 21:

«С целью снижения трудоемкости учетных работ допускается производить единовременное списание стоимости специальной одежды, срок эксплуатации которой согласно нормам выдачи не превышает 12 месяцев, в дебет соответствующих счетов учета затрат на производство в момент ее передачи (отпуска) сотрудникам организации».

Обратите внимание!

Если сравним с налоговым законодательством, то увидим, что Налоговый кодекс Российской Федерации (далее НК РФ) допускает единовременное списание в состав материальных расходов в полной сумме в момент ввода ее в эксплуатацию. Данное положение вытекает из подпункта 3 пункта 1 статьи 254 НК РФ, согласно которому к материальным расходам организации относятся расходы:

«на приобретение инструментов, приспособлений, инвентаря, приборов, лабораторного оборудования, спецодежды и другого имущества, не являющихся амортизируемым имуществом. Стоимость такого имущества включается в состав материальных расходов в полной сумме по мере ввода его в эксплуатацию;»

Нужно отметить, что большая часть номенклатуры специальной одежды имеет срок полезного использования 12 месяцев и более. Меньшие сроки установлены в отношении малоценной спецодежды (например, рабочие рукавицы), в отношении которой временное распределение расходов вообще не представляется разумным.

Получается, что в отношении спецодежды, переданной в эксплуатацию, возникает необходимость определения первоначальной или остаточной стоимости имущества, переданного в эксплуатацию в течение всего срока использования (ведь, в том случае, если спецодежда будет потеряна или испорчена, виновник должен будет возместить работодателю материальный ущерб).

Поэтому, видимо, логичным будет для организации открытие забалансового счета для учета специальной одежды, стоимость которой единовременно списана на издержки.

В связи с этим, в учете организации возникает постоянная разница и соответствующее ей постоянное налоговое обязательство (подпункты 4, 7 Положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль» ПБУ 18/02, утвержденного Приказом Минфина РФ от 19 ноября 2002 года №114н).

Особенности налогового учета специальной одежды.

Если срок полезного использования специальной одежды превышает 12 месяцев и ее стоимость превышает 10 000 рублей, тогда специальная одежда относится к амортизируемому имуществу (пункт 1 статьи 256 НК РФ). Амортизация по таким объектам может начисляться линейным, либо нелинейным способом (пункт 1 статьи 259 НК РФ (Приложение №3)).

Если стоимость специальной одежды составляет не более 10 000 рублей и (или) срок ее полезного использования составляет не более 12 месяцев, тогда стоимость специальной одежды списывается и включается в состав материальных расходов (подпункт 3 пункта 1 статьи 254 НК РФ).

Пример.

Организация общественного питания ООО «Богатырь» приобрела в январе 2004 года Специальную одежду для продавцов, работающих на открытой ярмарке (мелкорозничная торговля). Фактическая себестоимость данной спецодежды составила 12 000 рублей, срок полезной эксплуатации определен 2 года. Выдана спецодежда продавцам в феврале 2004 года. Предположим, что фактически данная спецодежда использовалась до марта 2006 года. При ликвидации спецодежды учтена ветошь на сумму 100 рублей.

В бухгалтерском учете ООО «Богатырь» были сделаны проводки:

Корреспонденция счетов		Сумма, рублей	Содержание операции
Дебет	Кредит	Сумма, рублей	Содержание операции
В январе 2004 года:
10-10	60	10 000	Принята к учету спецодежда, поступившая от поставщика
19	60	1800	Учтен НДС по поступившей спецодежде
10-11	10-10	10 000	Выдана спецодежда продавцам
В феврале 2004 года – январе 2006 года
44	10-11	416,67	На сумму ежемесячного погашения стоимости спецодежды
В марте 2006 года.
10-6	91-1	100	Принята к учету ветошь

Окончание примера.

Если организация открывала забалансовый счет по спецодежде, то соответствующая сумма должна быть списана в момент закрытия субсчета «Спецодежда в эксплуатации».

Если в организации общественного питания происходит преждевременное выбытие спецодежды, то остаток несписанной стоимости переносится в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», а затем, после принятия решения руководителем организации, списывается по кредиту счетов:

- на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» – на счет виновного работника;

- на счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет «Расчеты по претензиям» – если утрата или порча произошла по вине сторонней организации;

- на счет 44 «Расходы на продажу» – если виновное лицо не найдено или во взыскании отказано судом;

- на счет 99 «Прибыли и убытки» – если утрата произошла в результате чрезвычайных обстоятельств.

Затраты на содержание специальной одежды

Обратите внимание!

Расходы по содержанию спецодежды (стирка, ремонт) в соответствии с пунктом 29 Методических указаний включаются в расходы по обычным видам деятельности.

Затраты по стирке и ремонту специальной одежды в организациях общественного питания списываются на издержки обращения единовременно – в том отчетном периоде, когда соответствующие работы выполнены или услуги оказаны. При этом используется бухгалтерская проводка:

Корреспонденция счетов		Содержание операции
Дебет	Кредит	Содержание операции
44	23	Учтены затраты на стирку и ремонт спецодежды, в том случае, если данные работы (услуги) организация выполняет своими силами
44	76	Учтены затраты на спецодежду в том случае, если данные работы (услуги) выполняет сторонняя организация

Бухгалтерский учет выбытия специальной одежды

Методические указания фактически разделяют понятие «списание стоимости специальной одежды» и «списание отдельного объекта учета».

Следует особо отметить, что окончательное списание объекта спецодежды с бухгалтерского учета производится только при ее физическом выбытии, что должно быть зафиксировано в соответствующих документах – актах о выбытии, документах о продаже и так далее. До этого момента эти объекты, даже если их стоимость полностью списана, должны учитываться на забалансовом счете.

Пунктом 33 Методических указаний установлено, что доходы и расходы от списания спецодежды относятся на финансовый результат как операционные доходы и расходы.

Списание объектов специальной одежды в бухгалтерском учете отражается обычным способом в зависимости от причин выбытия:

Корреспонденция счетов		Содержание операции
Дебет	Кредит	Содержание операции
91-2	10-10,11	Списана спецодежда на сумму фактической себестоимости (остаточной стоимости) объекта (в случае, если балансовая стоимость одежды не списана полностью)
62	91-1	Списана спецодежда на сумму договорной стоимости

Причем, организация может продать не только новую спецодежду, но и бывшую в употреблении. В соответствии с пунктом 34 Методических указаний по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды:

«Определение непригодности и решение вопроса о списании специальной оснастки и специальной одежды осуществляется в организации постоянно действующей инвентаризационной комиссией (в дальнейшем комиссия)»

Фактически данный пункт закрепляет положение, в соответствии с которым, специальная одежда может быть списана с учета только при полном физическом износе (к которому приравнивается утрата потребительских свойств) – независимо от фактического срока использования.

Обратите внимание!

Выше был рассмотрен порядок учета спецодежды, учитываемой в составе материально-производственных запасов, независимо от того, какой срок службы для нее установлен. Это позволяют сделать Методические указания по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды.

Однако представители Минфина России указывают на то, что спецодежду со сроком службы более 12 месяцев, организации могут учитывать и как основные средства (Письмо Минфина России от 12 мая 2003 года №16-00-14/159 «Об отнесении стоимости спецодежды на затраты производства»). Но как вы понимаете, если организация учтет спецодежду как основное средство, ей придется платить налог на имущество с ее остаточной стоимости. Поэтому для налогоплательщиков, наверное, лучше будет воспользоваться возможностью, предоставляемой Методическими указаниями, и учитывать спецодежду в составе материально-производственных запасов, не зависимо от срока ее службы, в порядке описанном выше.

Особенности налогового учета выбытия специальной одежды и специальной оснастки.

Если специальная оснастка и (или) специальная одежда в налоговом учете являются объектами основных средств, тогда убыток, полученный от их реализации включается в состав прочих расходов равными долями в течение срока, который определяется как разница между сроком полезного использования этого имущества и фактическим сроком его эксплуатации до момента реализации (пункт 3 статьи 268 НК РФ).

Расходы на ликвидацию выводимых из эксплуатации основных средств, включая суммы недоначисленной амортизации единовременно включаются в состав внереализационных расходов (подпункт 8 пункта 1 статьи 265 НК РФ). Что касается материалов, полученных при ликвидации выводимых из эксплуатации основных средств (за исключением случаев указанных в подпункте 18 пункта 1 статьи 251 НК РФ), то их стоимость включается в состав внереализационных доходов (пункт 13 статьи 250 НК РФ).

Стоимость безвозмездно переданной специальной одежды и специальной оснастки и расходы, связанные с такой передачей не учитываются в составе расходов для целей налога на прибыль (пункт 16 статьи 270 НК РФ).