Забалансовые счета: почему бухгалтерам не стоит их игнорировать

Многие бухгалтеры достаточно скупо отражают информацию на забалансовых счетах или вовсе их игнорируют. Из-за этого страдает достоверность информации о состоянии организации, ее обязательствах и имуществе. И может привести к не утешительному аудиторскому заключению и административному наказанию.

Что отражают на забалансовых счетах бухгалтерского учета

За балансом учитывают имущество сторонних предприятий, которые временно оказались в пользовании организацией, а также списанные дорогостоящие материалы.

Несмотря на то, что законодательно существуют только 11 забалансовых счетов, разрешается добавлять новые счета и субсчета к уже имеющимся счетам. «1С» позволяет сделать это «безболезненно», в пользовательском режиме, без опасений нарушить правильность учета в программе. Такие изменения необходимо зафиксировать в учетной политике.

Забалансовые счета имеют трехзначное обозначение, которое может состоять не только из цифр, но и из буквенных обозначений, а также буквенно-цифровых. Они разделяются на активные, пассивные и активно-пассивные.

Забалансовый учет применяется для вспомогательных целей учета самой программой и для ведения любых количественно-суммовых дополнительных видов учета пользователей.

Поступление и списание с забалансового счета может проводиться документами «1С», если такая операция предусмотрена, или операциями, введенными вручную.

Для получения информации по забалансовым счетам можно воспользоваться типовыми отчетами «1С»: по оборотам и проводкам, по субконто и получать детализацию (расшифровки) из ячеек отчетов. Для просмотра оборотно-сальдовой ведомости по забалансовым счетам не забудьте указать соответствующий флаг «Выводить забалансовые счета».

Забалансовые счета для чужого имущества

Часто бухгалтеры сталкиваются с проблемой: по какой стоимости принять к учету имущество, которое не принадлежит компании. Решить этот вопрос можно несколькими способами:

• запросить информацию у организации, которая эти объекты предоставила (на практике редко предоставляют такую информацию);
• взять для учета рыночную стоимость, которую подтвердил независимый оценщик (трудоемко и дорого);
• отразить объекты в условной или количественной оценке (самый простой вариант).

Вне зависимости от способа, необходимо закрепить его в своей учетной политике.

Забалансовые счета для обеспечения обязательств

Для обеспечений обязательств и платежей выданных и полученных предназначены забалансовые счета второй группы. К таким обеспечениям можно отнести залог, банковскую гарантию, поручительство, задаток и другие.

Возникает логичный вопрос: по какой стоимости учитывать эти обеспечения? Например, необходимо отразить залог за балансом. В этом случае указываем сумму обязательства залогодателя или стоимость заложенного имущества? Эти суммы не всегда будут равны. Так как в случае, если залогодатель не погасит свое обязательство перед организацией, залогодержатель сможет возместить себе убытки на сумму заложенного имущества, поэтому логичнее будет отразить за балансом обеспечение по стоимости заложенного имущества.

Забалансовые счета для иного имущества

Для объектов, которые находятся в собственности организации, но учитываются за балансом, используют забалансовые счета бухгалтерского учета третьей группы. Например, сведения о законсервированных объектах позволят определить, какое количество имущества компания использует для своей деятельности и сколько объектов простаивают.Также к подобным активам можно отнести давальческие материалы, малоценные объекты, спецодежду и спецоснастку.

Спецодежда и спецоснастка

Выданная работникам спецодежда списывается на затраты по бухгалтерскому учету в момент выдачи и из учета фактически выпадает, а по сути используется работником в течение года. В таком случае будет целесообразно использовать забалансовый счет, с помощью которого можно отслеживать наличие этой спецодежды.

Передача спецодежды (спецоснастки) со склада на производство оформляется документом «Передача материалов в эксплуатацию».

Материалы, стоимость которых погашается при передаче в эксплуатацию, учитываются на специальных забалансовых субсчетах МЦ.02 «Спецодежда в эксплуатации» и МЦ.03 «Спецоснастка в эксплуатации» до фактического выбытия.

Забалансовый учет для лизинговых операций

Если в условиях договора лизинга определено, что имущество будет учитываться на балансе лизингодателя, то лизингополучатель отражает это имущество за балансом. Полученный актив принимается к учету на забалансовый счет 001 «Арендованные основные средства». Когда лизинговое имущество выкупается стоимость на дату перехода права собственности списывают с забалансового счета и приходуют по дебету счета 01 «Основные средства» и кредиту счета 02 «Амортизация основных средств».