С 2019 года в государственных (муниципальных) учреждениях изменились правила бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, ценных подарков и сувенирной продукции. Данные коррективы связаны с отражением указанных материальных ценностей по другим кодам КОСГУ и, соответственно, по другим счетам бухгалтерского учета. Вместе с тем некоторые положения Инструкции № 157н идут вразрез с новыми правилами, что вызывает вопросы у бухгалтеров. Ответы на некоторые из них дадим в статье с учетом разъяснений Минфина.
Согласно Порядку № 209н расходы, осуществляемые в связи с приобретением (изготовлением) подарочной и сувенирной продукции, не предназначенной для дальнейшей перепродажи, а также приобретением (изготовлением) бланков строгой отчетности (БСО), относятся на подстатью 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения» КОСГУ.
Принимая во внимание указанные положения, а также нормы ФСБУ «Концептуальные основы» и Инструкции № 157н, отметим, что данные материальные ценности являются активами и подлежат отражению на балансе на соответствующих аналитических счетах бухгалтерского учета синтетического счета 010500000 «Материальные запасы».
Аналитические счета по учету материальных запасов формируются путем указания в счете:
- аналитического кода в 22 — 23м разрядах счета;
- подстатьи КОСГУ в 24 — 26м разрядах номера счета.
Как правило, указанные материальные ценности являются иным движимым имуществом и в силу п. 114 Инструкции № 157н относятся к прочим материальным запасам.
Таким образом, ценные подарки (сувениры), приобретенные для вручения (дарения) их в рамках протокольных и торжественных мероприятий, а также БСО подлежат отражению на счете 010536349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения».
Вместе с тем согласно Инструкции № 157н указанные материальные ценности также подлежат учету:
- на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». Данный счет предназначен для учета находящихся на хранении и выдаваемых в рамках хозяйственной деятельности учреждения бланков строгой отчетности (бланков трудовых книжек, вкладышей к ним, аттестатов, дипломов, свидетельств, сертификатов, бланков листков нетрудоспособности, квитанций и иных бланков строгой отчетности). Перечень бланков, относимых к бланкам строгой отчетности, устанавливается учреждением в рамках формирования учетной политики. Забалансовый учет бланков осуществляется в разрезе ответственных за их хранение и (или) выдачу лиц, мест хранения в условной оценке: «один бланк — один рубль» (в случаях, установленных учреждением в учетной политике, — по стоимости приобретения бланков) (п. 337);
- на забалансовом счете 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры». Счет используется для учета одноименных ценностей, приобретаемых в целях награждения (дарения). Награды, призы, кубки, в том числе переходящие, учитываются в условной оценке: «один объект — один рубль». Материальные ценности, приобретаемые в целях вручения (награждения), дарения, в том числе ценные подарки, сувениры, учитываются по стоимости их приобретения (п. 345 Инструкции № 157н).
Необходимо отметить, что до 2019 года расходы на приобретение (изготовление) БСО отражались по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ, а подарки и сувенирная продукция, не предназначенная для продажи, — по подстатье 296 «Прочие расходы» КОСГУ. Соответственно, данные материальные ценности не учитывались в составе материальных запасов, и вопросов по их забалансовому учету не было.
С началом действия новых правил у бухгалтеров возникают следующие вопросы:
- нужно ли вести двойной учет указанных материальных ценностей (одновременно на счете 010536349 и соответствующем забалансовом счете);
- как учитывать БСО на счете 010536349, если согласно п. 99 Инструкции № 157н бланки строгой отчетности не относятся к материальным запасам?
Для ответа на данные вопросы воспользуемся разъяснениями, приведенными в Письме Минфина РФ от 14.03.2019 № 020610/16864.
При поступлении подарочной и сувенирной продукции, предназначенной для вручения (дарения), а также БСО на склад указанные материальные ценности принимаются к балансовому учету и отражаются на счете 010536349. В дальнейшем их учет осуществляется в зависимости от вида материальных ценностей следующим образом.
Подарки, сувениры. С момента выдачи со склада ценных подарков (сувениров) работнику учреждения, ответственному за организацию протокольного (торжественного) мероприятия, они отражаются на забалансовом счете 07 до момента их вручения.
Также на указанном счете отражаются материальные ценности, если они приобретаются лицом, ответственным за вручение подарков (на основании документов, подтверждающих их приобретение, приложенных к авансовому отчету). В этом случае подарки и сувениры не передаются на склад — они находятся у ответственного лица до момента их вручения.
При одновременном представлении лицом, ответственным за приобретение и вручение (дарение) ценных подарков (сувениров), документов, подтверждающих приобретение и вручение ценных подарков (сувениров), информация о таких материальных ценностях на забалансовом счете 07 не отражается. В этом случае стоимость подарков (сувениров) относится на расходы текущего финансового периода (счет 040120272) по факту документального подтверждения их вручения.
По мнению автора, при списании подарков и сувениров, при вручении их на различных мероприятиях (например, победителям соревнований) бюджетные и автономные учреждения могут применять счет 0109 хх 272, а при вручении работникам — счет 040120272. Порядок применения того или иного счета в отношении конкретных ситуаций целесообразно прописать в учетной политике.
Вместе с тем в указанном письме Минфина не содержится разъяснений, в какой момент следует отражать списание подарков и сувениров с балансового учета: при передаче на склад или при вручении (одновременно со списанием с забалансового учета).
По мнению автора, во избежание двойного учета учреждения вправе предусмотреть в учетной политике списание ценных подарков и сувениров со счета 010536349:
- при передаче со склада ответственному лицу для вручения (на основании требования-накладной (ф. 0504204));
- при представлении ответственным лицом документов о приобретении материальных ценностей, приложенных к авансовому отчету (без передачи на склад);
- при представлении ответственным лицом документов о приобретении и вручении материальных ценностей (без передачи на склад, без отражения на забалансовом счете 07).
В первых двух случаях учет подарков и сувениров с момента списания с балансового учета и до момента их ручения осуществляется на забалансовом счете 07, в последнем случае забалансовый учет не осуществляется.
В учетной политике учреждения также необходимо установить порядок списания врученных подарков (сувениров) при проведении различных мероприятий, в том числе перечень документов, подтверждающих их вручение. Этими документами могут быть:
- протокол о проведении мероприятия с приложением списка участников (списка или ведомости работников), которым были вручены подарки (сувениры);
- акт о списании подарков (сувениров) с приложением списка лиц, которым были вручены подарки, фото- или видеоотчета, в некоторых случаях — договора дарения.
При приобретении и вручении подарков (сувениров) необходимо учитывать нормы гражданского законодательства. В силу п. 1 ст. 574 ГК РФ передача дара осуществляется посредством его вручения, символической передачи либо вручения правоустанавливающих документов. Дарение, сопровождаемое передачей дара одаряемому лицу, может быть совершено устно, когда стоимость дара не превышает 3000руб. Если дарителем является юридическое лицо и стоимость дара превышает 3000руб., договор дарения движимого имущества должен быть совершен в письменной форме (п. 2 ст. 574 ГК РФ).
Таким образом, вручение ценных призов и подарков стоимостью свыше 3000руб. осуществляется с обязательным оформлением договора дарения, в котором указываются персональные данные одаряемого лица.
В бюджетном учреждении спорта на основании коллективного договора и распоряжения руководителя по случаю юбилея работницы ей был куплен подарок стоимостью 5000руб. Оплата произведена за счет приносящей доход деятельности по договору с коммерческой организацией (магазином), в котором предусмотрена предоплата 100%.
В учетной политике учреждения установлено списывать подарки, предназначенные для вручения работникам, с балансового учета — при передаче со склада ответственному лицу для дальнейшего вручения на основании требования-накладной, с забалансового учета — при вручении на основании акта о списании и договора дарения.
В бухгалтерском учете отражены следующие записи:
Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
Перечислен аванс поставщику в размере 100% | 220634564 | 220111610 | 5000 |
Принят подарок к учету (принят на склад) | 210536349 | 230234734 | 5000 |
Произведен зачет аванса | 230234834 | 220634664 | 5000 |
Передан подарок ответственному лицу для вручения | 240120272 Забалансовый счет 07 | 210536449 | 5000 |
Списан подарок с забалансового счета на основании акта о списании и договора дарения | Забалансовый счет 07 | 5000 |
Автономное учреждение спорта в рамках выполнения госзадания проводит спортивно-массовое мероприятие согласно плану мероприятий. На основании программы мероприятий и сметы затрат через подотчетное лицо (работника учреждения) приобретены памятные сувениры в количестве 100 шт. на сумму 25000руб. Стоимость одного сувенира — 250руб. Все сувениры были подарены участникам соревнований.
Подотчетное лицо, через которое осуществлялось приобретение сувениров, является ответственным лицом по передаче сувениров участникам соревнований. После завершения мероприятия данный работник представил в бухгалтерию авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих приобретение сувениров, и документов на их списание.
В учетной политике учреждения установлено, что списание подарков (сувениров), стоимость которых не превышает 500руб., и их вручение (дарение) физическим лицам на спортивно-массовых мероприятиях (когда нет возможности иметь сведения об этих лицах) осуществляются на основании акта о списании материальных ценностей с приложением к нему фотоотчета.
В бухгалтерском учете отражены следующие записи:
Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
Отражены расходы на приобретение сувениров | 410536349 | 420834667 | 25000 |
Списаны сувениры на основании акта о списании материальных ценностей с приложением к нему фотоотчета | 410960272 | 410536449 | 25000 |
Бланки строгой отчетности. При выдаче со склада в рамках хозяйственной деятельности учреждения материально ответственному лицу БСО (бланков трудовых книжек, вкладышей к ним, аттестатов, дипломов, свидетельств, сертификатов, бланков листков нетрудоспособности, квитанций и иных бланков строгой отчетности) их учет осуществляется на забалансовом счете 03 до момента их оформления (передачи) по назначению либо списания.
В учетной политике учреждение вправе предусмотреть производить списание БСО со счета 010536349 аналогично рассмотренному выше порядку, а именно:
- при передаче со склада ответственному лицу (на основании требования-накладной (ф. 0504204));
- при представлении ответственным лицом документов о приобретении БСО, приложенных к авансовому отчету (без передачи на склад);
- при представлении ответственным лицом документов о приобретении БСО и их использовании (оформлении (передачи по назначению) либо списании (без передачи на склад, без отражения на забалансовом счете 07)).
В Письме Минфина РФ № 020610/16864 сообщается, что при подготовке очередных изменений в Инструкции № 157н порядок отраения в бухгалтерском учете указанных материальных ценностей будет уточнен. Надеемся, что разногласия, которые сейчас имеются в п. 99 инструкции, будут устранены.
Источник: Журнал «Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение»
Начать дискуссию