Перевод с декретной ставки на постоянную: как все оформить

Работник работает временно на период декретницы, появилась в штатном точно такая же ставка. Как перевести работника с временной на постоянную ставку?

Сначала «очистим» вопрос от терминологических неточностей, хотя кадровики, безусловно, и так поняли, о чём идёт речь.

Декретная ставка в штатном расписании

Понятие «ставка» в трудовом законодательстве не используется и не определяется, но оно настолько удобное, что не сходит с языка бухгалтеров, специалистов по кадрам и других должностных лиц.

Понятие «ставка» напрямую связано с нормой рабочего времени. Подразумевается, что работник, принятый «на полную ставку», работает в режиме полного рабочего времени, продолжительность которого может быть разной у различных категорий работников.

Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю (часть вторая ст. 91 ТК РФ). Существуют категории работников, которым устанавливается сокращённая продолжительность рабочего времени (педагогические, медицинские работники и др.)

Соответственно, «полставки» - это половина нормы рабочего времени, «четверть ставки» - одна четвёртая нормы и т.д.

Официальным аналогом «ставки» является термин «штатная единица». В зависимости от потребностей организации в её штатном расписании могут содержаться несколько штатных единиц по одной должности или профессии, а также неполные штатные единицы – 0,75, 05, 0,25.

«Декретницами» в кадровом обиходе называют работниц, находящихся в отпуске по беременности и родам либо в отпуске по уходу за ребёнком.

Возможен ли перевод на другую должность

Ну и, наконец, о переводе. Определение перевода дано в ст. 72.1 ТК РФ: это постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.

В ситуации, описанной в вопросе, в штатное расписание организации введена ещё одна штатная единица по должности, которую замещает ушедшая в декрет работница, и на которой трудится работник, принятый по срочному трудовому договору.

Мы не знаем, входит ли новая штатная единица в состав того же структурного подразделения, что и «декретная». От этого обстоятельства зависит, можем ли мы квалифицировать предстоящую кадровую операцию как перевод, или нет. Давайте рассмотрим возможные варианты.

Перевод в другое структурное подразделение

Вариант 1. Новая должность входит в состав другого структурного подразделения, и это подразделение указано в трудовом договоре работника.

В этом случае ситуация подпадает под понятие перевода, и оформляется следующими документами и процедурами:

• заявление от работника с просьбой о переводе либо предложение работнику о переводе (документы необязательные);

• ознакомление работника с должностной инструкцией и положением о структурном подразделении (если такие документы ведётся в вашей организации);

• дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указываются новые условия: наименование структурного подразделения, срок действия (бессрочный);

• приказ о переводе в другое структурное подразделение в той же должности;

• запись в трудовой книжке о переводе в другое структурное подразделение в той же должности;

• записи в личной карточке: в графе «Характер работы» на стр. 1 и в разделе III «Приём на работу и переводы на другую работу»;

• внесение изменений в банк данных о персонале, в частности, в штатную расстановку (если она ведётся в вашей организации);

• подшивка документов в личное дело и, если личные дела в вашей организации систематизированы по структурным подразделениям, перемещение личного дела с регистрацией в журнале учёта.

Изменение обязательных условий трудового договора

Вариант 2. Новая должность входит в состав другого структурного подразделения, и это подразделение не указано в трудовом договоре работника.

В этом случае перевода не происходит. Это просто изменение условий трудового договора, которое оформляется следующими документами и процедурами:

• ознакомление работника с должностной инструкцией и положением о структурном подразделении (если такие документы ведётся в вашей организации);

• дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указывается, что договор заключен на неопределённый срок;

• приказ о признании трудового договора бессрочным;

• запись в личной карточке: в графе «Характер работы» на стр. 1;

• внесение изменений в банк данных о персонале, в частности, в штатную расстановку (если она ведётся в вашей организации);

• подшивка документов в личное дело и, если личные дела в вашей организации систематизированы по структурным подразделениям, перемещение личного дела с регистрацией в журнале учёта.

Вариант 3. Новая должность входит в состав того же структурного подразделения. В данном случае это тоже нельзя назвать переводом, происходит изменение обязательных условий трудового договора: срочный трудовой договор трансформируется в бессрочный. В каких же тогда документах отразить произошедшие изменения?

О том, что временный работник стал постоянным, мы укажем в дополнительном соглашении к трудовому договору, приказе, личной карточке Т-2.

А вот о том, что он теперь занимает свою собственную штатную единицу, а не «декретную», мы можем указать лишь в штатной расстановке, если она ведётся в вашей организации. Именно из штатной расстановки мы увидим, что «декретная» ставка вновь открыта для приёма временных работников.

В заключение замечу, что все вышесказанное относится и к другим ситуациям, когда работник принят на период отсутствия основного работника, будь то временная нетрудоспособность, отпуск, командировка либо другие причины.