На вопрос «Как вы вносите первичные документы в 1С?» большинство бухгалтеров ответит: «Руками, естественно! Получаю первичку, сортирую и строчка за строчкой вбиваю номенклатуру, количество, сумму и пр. в систему учета».
И только немногие продвинутые специалисты могут похвастаться тем, что они автоматизировали процесс ввода первички в 1С и свели к минимуму рутинную ручную работу. После появления интеллектуальных программ, которые с высокой точностью способны распознать отсканированные документы, работа бухгалтера с первичкой может быть сведена лишь выбору документов для обработки и проверке точности загрузки данных в 1С.
Специальные сервисы по автоматическому вводу документов обещают ускорить загрузку первички в 10 раз. Для этого бухгалтеру на первичке придется изменить привычный рабочий процесс, это не легко, но игра стоит свеч.
У потенциальных пользователей подобных программ бывают завышенные ожидания о том, что «робот» теперь полностью все сделает сам, или, наоборот, полное недоверие к инновациям: вручную привычней.
Это вполне естественно. Например, когда была изобретена печатная машинка, многие тоже отнеслись к ней с недоверием, ведь писать от руки без опыта печати было гораздо быстрее. Это коснулось многих новых технологий: от кофеварки до робота-пылесоса. И тем не менее, использование «умных машин» существенно облегчает нам жизнь, важно лишь научиться ими правильно пользоваться, извлекая максимум выгоды.
То же самое можно сказать и о программах по автоматическому вводу первички. Ecли вы остались недовольны их использованием, то либо вам попался не слишком качественный сервис, либо вас не познакомили с нюансами и преимуществами использование «1С сканирования».
Специалисты сервиса Entera (Энтера), собравшего наибольшее количество положительных отзывов в сети, делятся, как максимально эффективно использовать технологию по авто добавлению первичных документов в 1С и организовать трудовой процесс так, чтобы автоматизация работала на вас и на вашу компанию. Сравнивая работу сервисов по автоматическому вводу первички в 1С, и собирая обратную связь от профессиональных бухгалтеров, сотрудники компании Entera Pro подготовили несколько основных лайфхаков для бухгалтера, решившего встать на путь прогресса и ускорить ввод счетов, накладных, актов, счетов фактур и другой первички с помощью новых технологий.
1. Загружай сразу много
Современные программы по автовводу первички в 1С такие, как Entera
(Entera.pro), легко справляются с распознаванием большого количества страниц сразу. Это называется групповой обработкой документов. Причем первичка может быть на нескольких страницах, в разных форматах (в том числе табличныe данныe в Excel) и разного уровня качества.
Для ощутимой экономии времени (до 2-3 часов в день) идеально положить сразу большую пачку накопившихся первичных документов в потоковый сканер даже без предварительной сортировки. Полученный файл со сканом всей первички загрузить в Entera.
Пока программа работает, бухгалтер может заняться другой деятельностью.
Сервис распознает данные, проверит корректность оформления документа и подготовит его к загрузке в учетную систему. Бухгалтер работает в удобном интерфейсе, разработанном с учетом тонкостей бухучета. С помощью фильтров можно отобрать необходимые документы и оперативно завести их все вместе в 1С. Программа поможет сопоставить номенклатуру с вашими справочниками, подберет наиболее подходящие варианты, а при необходимости создаст новых контрагентов, наименования, номера ГТД, проставит склад и договор, разнесет по счетам учета. Множество настроек позволяют учесть все особенности учета конкретной организации.
Принцип работы схож с использованием в быту посудомоечной или стиральной машины: загрузил, подождал, выгрузил, проверил.
Не стоит ожидать «чуда», что бухгалтер программе совсем не потребуется: вносить незначительные корректировки придется. Однако групповая загрузка документов позволяет создать в бухгалтерии некий конвейер, который в свое время стал революционным решением сложных производственных задач. Потоковая работа с певичкой способна разгрузить бухгалтера более чем на 30%.
2. Делегируй
В напряженные периоды, такие как сезонная сдача отчетности, для ввода первички могут быть привлечены дополнительные бухгалтеры или штатные сотрудники, не связанные напрямую с этой функцией. Бывает, что и главный бухгалтер берет часть муторной работы с документами контрагентов на себя.
Entera позволяет создать личный кабинет для любого сотрудника, например, офис-менеджера или кладовщика, которые также могут загружать документы в сервис, при этом не имея непосредственного доступа к 1C компании. Несложную проверку точности распознавания можно также делегировать любому помощнику.
Удобно использовать сервис и клиентам бухгалтерских обслуживающих компаний, которым можно сделать отдельный личный кабинет и папки с ограничением прав доступа. Таким образом программа по автовводу первички может быть посредником между клиентом и обслуживающей бухгалтерией.
3. Настраивай и обучай программу под себя
Бухгалтерский учет работает по строго определенным правилам, но каждая бухгалтерия немного индивидуальна. Для того, чтобы учесть потребности любой компании, в Entera существует возможность гибкой настройки. Все основные параметры можно задать по умолчанию, но в процессе создания документа их всегда можно изменить.
Entera проверит, заводился ли ранее такой же документ, определит входящий он или исходящий, а для созданного поступления зарегистрирует счет-фактуру с нужным номером и датой.
Программа автоматически подберет плательщика и поставщика, и предложит варианты подходящей номенклатуры, счетов учета, склада, договора и прочее, а все, что вы откорректируете, Entera запомнит и использует в следующий раз для еще большей эффективности.
Сервис умеет делать пересчет единиц измерения. К примеру, если один раз «указать», что вложение в коробке 10 штук, то в следующий раз товар автоматически будет принят в нужных единицах измерения и количествах с пересчетом стоимости за единицу.
Зная эти «фишки» и используя их, можно существенно облегчить себе работу.
Качественный сервис по вводу первички, такой как Entera, разработан так, что модуль системы с каждым использованием запоминает ваши алгоритмы. Чем больше вы работаете через программу, тем точнее будет результат распознавания и добавления документов в систему учета. В итоге число дополнительных проверок и вмешательств со стороны бухгалтера сведется к минимуму.
И главное все настройки сможет сделать любой бухгалтер самостоятельно, а если возникнут вопросы, то специалисты службы заботы о клиентах оперативно на них ответят.
4. Храни и быстро находи
Еще одним значительным удобством использования сервиса является возможность иметь электронный архив всех первичных документов. Все документы, прошедшие через сервис, хранятся неограниченное время в вашем личном кабинете. В случае проверок или другой необходимости найти старый документ, больше не нужно доставать огромные папки и перебирать в них каждый лист. Любую первичку можно найти по заданному параметру в созданной Entera базе. Особенно удобно иметь в электронном виде кассовые и товарные чеки, которые в бумажном виде обычно со временем теряют презентабельный вид.
_________
В заключение хочется отметить, что насколько бы консервативен ни был бухгалтерский учет, автоматизация с каждым днем занимает в нем прочные позиции. Интеграция различных сервисов с 1C и другими системами учета создают новые паттерны и технологи, о которых нужно знать и которыми есть смысл пользоваться. Не стоит пренебрегать вопросами и консультациями сотрудников сервисов, чтобы обучиться и извлекать максимум пользы для себя. Служба заботы о клиентах поможет настроить сервис под ваши потребности и ответит на любые вопросы в процессе использования. На то они и сервисы, чтобы помогать.
Начать дискуссию