Как не допустить воровство в компании?

Воровство внутри компании — тема неисчерпаемая. Существует сотни схем и способов получения легкой наживы со стороны наемных сотрудников. В нашей практике мы не раз сталкивались с такими случаями у своих клиентов. Приведу несколько примеров.

Руководитель филиала продавал товар своей жене

Клиент — группа компаний, включающая производство и широкую сеть офисов продаж в разных регионах России. Заказчик обратился к нам с проблемой постановки консолидированного управленческого учета. В результате постановки автоматизированной системы учета и, как следствие, возможности анализировать расходы в разных разрезах, в том числе и по подразделениям, выявилась следующая ситуация. Прибыль одного из офисов продаж была существенно ниже в сравнении с другими подразделениями. Силами компании было проведено внутреннее расследование. Удалось установить, что руководитель точки открыл в этом же регионе на свою жену компанию, которой продавал товар по максимально льготной цене.

Как мы решили проблему? До начала внедрения проекта бухгалтерский и управленческий учет в компании осуществляли несколько отделов бухгалтерии. Отчеты предоставлялись из разных подразделений из бухгалтерской программы. Консолидированного управленческого учета, позволяющего видеть полную картину о работе предприятия в нужных разрезах, не было. По рекомендациям наших консультантов в компании был внедрен общий центр обслуживания (ОЦО).

Были откорректированы бизнес-процессы, разработаны регламенты и инструкции, разработаны и внедрены основные формы управленческого учета, статьи анализа доходов и расходов, подобрана ИТ-платформа для автоматизации учета. В программу были «вшиты» жесткие базовые прайсы и регламенты на предоставление руководителями подразделений скидок покупателям. Размер скидки зависел от объема закупки, программа вычисляла размер скидки автоматически, не позволяя отклоняться от заданных ограничений.

Ремонт запчастей производился по завышенной цене

Другой случай воровства произошел на производственном предприятии. Производство клиента размещалось в разных точках региона. В рамках проекта по внедрения автоматизированной системы управленческого учета удалось провести анализ статистики поломок оборудования, который позволил выявить, что затраты на его ремонт на производстве «А» были значительно выше, чем на других производствах компании.

Опросив ключевых сотрудников, выяснилось, что подрядная организация, выполняющая обслуживание техники, была аффилирована с начальником производства «А». Стоимость ремонтных работ и запчастей для производства «А» была существенно завышена по сравнению с рыночными ценами. Иногда ремонта и замены запчастей и вовсе не было, однако, в документах оказанные услуги по ремонту и монтаж новых запчастей отражались. Вырученные деньги «находчивые предприниматели» делили между собой. Ущерб, нанесенный компании составил более двух миллионов рублей.

Проектная группа нашей компании оптимизировала бизнес-процесс по подбору подрядчиков и согласованию договоров. В результате была не только пресечена неправомерная деятельность, но весь процесс подбора подрядчиков стал более эффективным. Общая выгода компании составила порядка одного миллиона рублей в год.

Главный бухгалтер завышала себе заработную плату

Еще один пример. Главбух крупной компании, пользуясь своим служебный положением, завышала себе зарплату. В итоге за год было выведено из компании порядка 400 тысяч рублей, то есть ущерб, нанесенный компании, составил ровно эту сумму.

Данный факт был выявлен в рамках проекта по восстановлению бухгалтерского учета у клиента, путем анализа бухгалтерской программы и документов. В итоге, заказчик принял решение передать функцию расчета заработной платы на аутсорсинг со всей полнотой ответственности за правильность ведения расчетов. Это позволило избежать заинтересованности со стороны исполнителей внутри организации.

Такие примеры можно приводить бесконечно.

Как же решить проблему воровства внутри компании? Какие есть инструменты?

Наличие грамотно выстроенного управленческого учета в компании, описанные и регламентированные бизнес-процессы, «вшитые» в программу правила и инструкции позволяют руководителю видеть полную картину деятельности предприятия в целом, по подразделениям и даже по отдельным менеджерам в режиме реального времени. Это в свою очередь дает возможность своевременно реагировать на внутренние и внешние события, поддерживать порядок в компании и не допускать воровства.