Выбирайте сознательно: как вами манипулируют при выборе сервиса для загрузки документов

Первичная документация — основа учёта и отчётности. И какой бы ни был объем первички — её нужно оцифровывать поскорее. Налоговую не волнуют причины, по которым вы просрочили отчётность, а лишь конечный результат: отчёты сданы или нет, правильно или с ошибками. В худшем варианте вас ждут штрафы и пени. Именно потому важно подобрать хороший сервис по загрузке документов. Рынок полон различных предложений. Но как узнать, какой из сервисов лучше?

Не верь обзорам!

Во-первых, потому что субъективное мнение всегда несёт больше вреда, чем пользы.

Василий Петрович уже 5 лет пользуется сервисом N. И естественно, он его настоятельно рекомендует всем знакомым. Но за эти годы рынок далеко шагнул вперёд, и у сервиса N есть проблемы со скоростью загрузки документов, панель настроек далека от интуитивно понятной, а цена не уступает среднему предложению конкурентов. Василий Петрович даже не заметил, как это произошло: он привык ко всем параметрам этого сервиса, да и стоимость его вполне устраивает. А вам это точно нужно?

Во-вторых, потому что субъективное мнение может быть проплачено одним из владельцев сервисов.

Нативная реклама у блогеров или PR-статьи на внешних ресурсах с якобы «независимыми» обзорами — стандартная практика. В таких материалах стараются сравнить технические характеристики сервисов, ненавязчиво показав преимущества одного бОльшими, нежели конкурентов. Но вы же понимаете, что преимущества сервиса N преувеличены, как и недостатки конкурентов.

В целом, открытое использование названий брендов-конкурентов в PR-материалах — один из методов недобросовестной конкуренции. Ответственность за подобные действия несут сами компании, а не площадки. Например, контекстную рекламу запросто можно настроить по брендированным запросам. Не только своим, но и соседа. Только после официальной претензии от пострадавшей компании техническая поддержка Яндекс.Директ или Google Adds вмешается в происходящее. СМИ снимают с себя ответственность за рекламные материалы меткой «Партнерский материал», или же сделав подпись «Мнение редакции может не совпадать с мнением автора».

В-третьих, никогда нельзя быть до конца уверенным в том, что сравниваемые характеристики сервисов поданы правдиво.

Например, цена. Если на сайте сервиса открыто поданы тарифы, вы можете самостоятельно проверить информацию из обзора. А если в обзоре фигурируют программы, которые не показывают свои расценки, нужно сфокусироваться на расшифровке выбранной блогером цены. Но блогеры редко обращают внимание на такие мелочи, потому их заявления звучат безапелляционно.

Если на сайте тарифов нет — скорее всего, у сервиса гибкое ценообразование. Оно учитывает большое количество факторов. Обычно тарифы условно делят на 3 пакета участия. В каждом из пакетов есть лишние элементы. Ими вы никогда не будете пользоваться, но тем не менее, будете за них платить. Скрытые тарифы — это не о том, как продать услугу подороже, а о том, чтобы мерить клиентов разными линейками. И здесь ещё вопрос по соотношению цены и качества сервиса. Пока не позвонишь — не узнаешь.

Бери и пробуй

Так как же выбирать сервисы? У бизнесменов мало времени, чтобы досконально во всём разбираться, а цена ошибки в выборе софта может стоить дорого: затраченные ресурсы на одного поставщика могут не оправдаться, а поиск нового несёт дополнительные траты.

Выход не так сложен, как представляется. У всех сервисов по загрузке документов есть демо-период. Вам предоставляют бесплатный доступ к сервису на какой-то промежуток времени, чтобы вы могли оценить его преимущества и недостатки, качество загруженных документов, скорость загрузки и другие параметры.

Критерии выбора поставщиков сервисов по вводу первичной документации

Чтобы оценить, подходит ли вам сервис, рассматривайте работу в пробный период по таким критериям:

• Скорость загрузки документов.

Автоматизируя процесс ввода первички, важно понять, действительно ли происходит ускорение процесса. Или сотрудник тратит тоже самое время, что и при ручном вводе, но уже с интересной «программкой»? Попросите сотрудника засечь время на ввод одного документа с программой, и без неё. Так вы увидите, решает ли сервис проблему скорости при вводе документов в учётную систему.

• Сокращение количества ошибок при ручном вводе.

Насколько чётко программа распознала документ? Были ли ошибки? Указала ли на них программа? Сотрудник, ответственный за ведение учёта, так или иначе будет проверять документ. Но то ли исправить автоматически подсвеченные части документа, то ли самому выискивать ошибки распознавания.

Даже при отсутствии ошибок документы проверяются бухгалтером. Здесь важно оценить «масштаб трагедии». Конечно, если документ вообще не был распознан, то быстрее его ввести вручную. Но если пользователь в течении 2 минут исправил точечные ошибки, убедившись в правильности данных, — задача по сокращению ошибок решена.

• Сколько времени прошло с момента вашего желания использовать программу до её реального использования?

Менеджеры компаний прекрасно показывают демонстрации решений по вводу документов. И всё у них слаженно и ровно. Но сколько времени занимает у реального пользователя скачать, установить и начать использовать программу?

Сегодня отказ от установки выполнили практически все сервисы по вводу первички. То есть, на запуск программы в качественных решениях уходит на более 3 минут. Но после, если вам пришлось «гуглить» значение той или иной настройки, без которой сервис не работает, — судите сами. Сложные процессы выполняют люди: генерируют идеи, ведут бухгалтерский учёт, рисуют шедевры. А решения по автоматизации должны быть простыми. Не используйте «недоавтоматизацию». Ищите программы, с помощью которых вы решаете проблему здесь и сейчас.

• Сохранность данных. Читайте ваш договор!

Говорить в 21 веке о небезопасности облаков очень странно. Облачные провайдеры слишком ценят собственную репутацию, чтобы допустить утечку данных, потому используют технологии защищенного соединения https.  В любом случае, работая в облаке, вы получаете гарантии, которые никто вам не даст при локальном распознавании. Кто может гарантировать безопасность локальных машин? Всегда есть риск подвергнуться хакерской атаке.

• Развивается ли сервис?

Если сервис обновляют, время от времени добавляют или меняют функционал — у сервиса есть будущее, а значит, поставщик услуг надёжный.

• Стоимость.

Действительно качественное решение не всегда стоит дёшево. Очень важно понимать, есть ли у компании программы лояльности. Сегодня с демпинга начинают новые или неуверенные компании, потому интересуйтесь системой скидок именно для постоянных клиентов.

• Качество технической поддержки.

Важный критерий, но чем меньше вам приходится коммуницировать с ней, тем лучше. Даже если необходимость обращения возникла, важен параметр скорости реагирования. Учитывайте, сколько времени вы потратили на обращение, так как часами общаться в чате или ожидать соединения — гиблый подход современной компании к обслуживанию.

• Кто из больших компаний использует выбранный сервис?

Важно понимать, какие игроки рынка внедрили у себя выбранное решение. Есть ли реальный отзыв компании? Указание на сайте большого количества логотипов компаний, якобы использующих сервис, ещё ни о чём не говорит. Если на сайте есть кейсы с решениями, реальные отзывы — тогда можно говорить о правдивости данных. Ведь весь этот материал согласовывается с компаниями-клиентами, и неправдивую информацию о себе они не разрешат опубликовать.

В заключение

Компания EFSOL приглашает вас на демо-период программы по загрузке документов в 1С. Мы за честную конкуренцию. И если вам кажется, что запрашивать пробный период на использование сервисов — долго, подумайте о том, насколько дольше и дороже менять поставщика. Тщательный подход изначально сохраняет бизнесменам время, деньги и нервы. Но так сказал бы и Капитан Очевидность, правда?;)