Как сэкономить и упростить учет, если надо нанять самозанятого или другого «физика»

Привлечение физлиц для оказания услуг по договорам ГПХ — это накладно для фирмы и хлопотно для бухгалтера.

Заключение договора с фрилансером, если он не зарегистрирован как ИП и не является самозанятым плательщиком НПД, обязывает к начислению страховых взносов, удержанию НДФЛ. Все это надо начислить, уплатить, отразить в зарплатных отчетах — РСВ, 6-НДФЛ, 2-НДФЛ, СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ.

Перечисление денежных средств на счет физлица влечет за собой дополнительные расходы на банковскую комиссию и пристальное внимание со стороны кредитных организаций и налоговиков.

Что это

Solar Staff — сервис автоматизации документооборота и выплат распределенным командам и фрилансерам, ваш генподрядчик при расчетах с физлицами.

Вы заключаете единственный договор с Solar Staff, вместо отдельных договоров с каждым исполнителем.

С нами вы сможете за пару кликов перевести деньги исполнителям на карты Mastercard и VISA, выпущенные любым банком Земли, или на электронные кошельки QIWI и Webmoney. По итогам месяца вы получите полный комплект закрывающих доументов.

Кроме того, в Solar Staff реализован механизм оформления передачи исключительных прав на результаты работ исполнителей за один клик.

Рассказываем, как это работает. Работу с сервисом Solar Staff можно разбить на 3 стадии.

1. Постановка задачи

На этом этапе необходимо подробно описать, что будет сделано. Тут же задается стоимость работ и указывается, потребуются ли авторские права на результат.

На этой же стадии необходимо выбрать исполнителя. В сервисе доступны только исполнители, которых вы самостоятельно пригласили ранее.

Вы можете приглашать их по мере необходимости, либо пригласить сразу всех, экспортировав список email адресов из Excel. Ваши исполнители всегда будут доступны только вам и тем, кому вы сами дадите доступ.

Соглашаясь с публичной офертой, исполнитель в конечном итоге становится субподрядчиком Solar Staff. А Solar Staff, в свою очередь, является вашим генеральным подрядчиком.

Таким образом, вам больше не нужно заключать договор с каждым исполнителем. Достаточно прислать ему приглашение в Solar Staff.

2. Оплата

Перед оплатой необходимо пополнить счет в системе. Вы самостоятельно указываете размер пополнения, после чего оплачиваете со счета своего юрлица автоматически сгенерированный инвойс. Он оплачивается по договору, который мы подписываем в начале сотрудничества.

Когда деньги на счету и работа выполнена, достаточно нажать кнопку «оплатить», и указанная при постановке задачи сумма уйдет исполнителю.

3. 3акрывающие документы

В первые 10 рабочих дней каждого месяца в личном кабинете становятся доступны закрывающие документы на платежи за прошедший месяц. В течение двух недель оригиналы документов с печатью и подписью будут доставлены вам Почтой России или курьерской службой.

Налоги

Solar Staff — это полное соблюдение законодательства всеми участниками процесса.

Solar Staff является плательщиком НДС, поэтому для российских компаний на все услуги начисляется 20 % НДС. Это означает, что сумма оплаты рассчитывается по формуле:

Размер комиссии для малого бизнеса в среднем составляет 8 - 12 %.

Что касается НДФЛ, то все исполнители-физлица должны самостоятельно отчитываться о доходах перед налоговыми органами, так как договоры с исполнителями Solar Staff заключает от лица нерезидентной компании TMS SolarWeb Limited.

При этом сервис поможет фрилансерам составить декларацию 3-НДФЛ.