25 советов, если к вам пришла налоговая проверка

Универсального способа, как пройти налоговую проверку, что делать, если вам постоянно направляют требования в отношении встречных проверок или к вам пришла выездная проверка, выдали акт, заблокировали счета, конечно, не существует. Вместе с тем, дадим несколько логичных советов.

Совет 1

В случае направления запросов налоговым органов в отношении контрагентов, необходимо четко представлять, какие договоры заключались, на какие суммы, является ли компания-контрагент посредником.

Лучше собирать заранее досье на крупных контрагентов, уточнять информацию в отношении производственных мощностей, складов, наличия персонала. Но в целом, о должной осмотрительности будет свидетельствовать даже сбор учредительных документов, приказов, доверенностей, а также выписок из ЕГРЮЛ.

Помните, что налоговый орган при назначении выездной налоговой проверки часто руководствуется достаточно старой концепцией выездных налоговых проверок (Приказ ФНС от 30 мая 2007 г. N ММ-3-06/333@).

К критериям риска относятся достаточно странные с сегодняшней точки зрения:

• отсутствие личных контактов руководства (уполномоченных должностных лиц) компании-поставщика и руководства (уполномоченных должностных лиц) компании-покупателя при обсуждении условий поставок, а также при подписании договоров;

• отсутствие документального подтверждения полномочий руководителя компании-контрагента, копий документа, удостоверяющего его личность;

• отсутствие документального подтверждения полномочий представителя контрагента, копий документа, удостоверяющего его личность;

• отсутствие информации о фактическом местонахождении контрагента, а также о местонахождении складских и/или производственных и/или торговых площадей;

• отсутствие информации о способе получения сведений о контрагенте (нет рекламы в СМИ, нет рекомендаций партнеров или других лиц, нет сайта контрагента и т.п.). При этом негативность данного признака усугубляется наличием доступной информации (например, в СМИ, наружная реклама, Интернет-сайты и т.д.) о других участниках рынка (в том числе производителях) идентичных (аналогичных) товаров (работ, услуг), в том числе предлагающих свои товары (работы, услуги) по более низким ценам

Но тем не менее, возможно избежать рисков, если заранее установить данную информацию в договорах, собрать прайс-листы, копии документов, удостоверяющих личность руководителя.

Совет 2

Соберите информацию о проверяющем и его руководителе — ФИО, должность, как зовут, когда день рождения и т.д.

Кроме того, важно посмотреть, какие претензии традиционно предъявляет данная налоговая, это можно сделать, проведя анализ судебной практики, и вбив данные налоговой инспекции, где вы зарегистрированы. Если статистика по инспекции будет отрицательной, то можно сделать вывод о том, что у вас хорошие шансы выиграть спор в суде. Если статистика положительная, то это лишь означает, что необходимо более детально подготовиться к налоговой проверке.

Совет 3

Организуйте проведение учебных проверок внутри организации по контролю требований надзорных органов. Лучше нарушения будут найдены самостоятельно и устранены, чем это сделает проверяющий надзорных органов.

Тем более, что закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» как раз предписывает компаниям проводить мероприятия внутреннего контроля.

Экономический субъект может применять следующие процедуры внутреннего контроля:

а) документальное оформление (например, осуществление записей в регистрах бухгалтерского учета на основе первичных учетных документов, в том числе бухгалтерских справок; включение в бухгалтерскую (финансовую) отчетность существенных оценочных значений исключительно на основе расчетов);

б) подтверждение соответствия между объектами (документами) или их соответствия установленным требованиям (например, проверка оформления первичных учетных документов на соответствие установленным требованиям при принятии их к бухгалтерскому учету). К данным процедурам внутреннего контроля относятся также процедуры контроля взаимосвязанных фактов хозяйственной жизни (например, соотнесение перечисления денежных средств в оплату материальных ценностей с получением и оприходованием этих ценностей);

в) санкционирование (авторизация) сделок и операций, обеспечивающее подтверждение правомочности совершения их; как правило, выполняется персоналом более высокого уровня, чем лицо, осуществляющее сделку или операцию (например, утверждение авансового отчета сотрудника его руководителем);

г) сверка данных (например, сверка расчетов экономического субъекта с поставщиками и покупателями для подтверждения сумм дебиторской и кредиторской задолженности; сверка остатков по счетам бухгалтерского учета наличных денежных средств с остатками денежных средств по данным кассовой книги);

д) разграничение полномочий и ротация обязанностей (например, возложение полномочий по составлению первичных учетных документов, санкционированию (авторизации) сделок и операций и отражению их результатов в бухгалтерском учете на разных лиц на ограниченный период с целью уменьшения рисков возникновения ошибок и злоупотреблений);

е) процедуры контроля фактического наличия и состояния объектов, в том числе физическая охрана, ограничение доступа, инвентаризация;

ж) надзор, обеспечивающий оценку достижения поставленных целей или показателей (например, правильности осуществления сделок и операций, выполнения учетных операций, точности составления бюджетов (смет, планов), соблюдения установленных сроков составления бухгалтерской (финансовой) отчетности;

з) процедуры, связанные с компьютерной обработкой информации и информационными системами, среди которых, как правило, выделяют процедуры общего компьютерного контроля и процедуры контроля, осуществляемые в отношении отдельных функциональных элементов системы (модулей, приложений). Процедуры общего компьютерного контроля включают правила и процедуры, регламентирующие доступ к информационным системам, данным и справочникам, правила внедрения и поддержки информационных систем, процедуры восстановления данных и другие процедуры, обеспечивающие бесперебойное использование информационных систем. Процедуры контроля, осуществляемые в отношении отдельных функциональных элементов системы, включают, в частности, логическую и арифметическую проверку данных в ходе обработки информации о фактах хозяйственной жизни (проверку правильности оформления реквизитов документов, контроль введенных сумм, автоматическую сверку данных, отчеты об операциях и ошибках, др.).

Внутренний контроль позволит подготовиться к проверке и исправить ошибки.

Совет 4

Важен принцип, согласно которому первым проверяющих встречает охранник, а далее — по цепочке, в которой руководитель будет замыкающим. Такая организация встречи проверяющих является наиболее рациональной.

Не каждое предприятие может позволить себе такую многоступенчатость. Но к ней необходимо стремиться. Например, субъект малого предпринимательства может не иметь службы охраны, ресепшен и штатного юрисконсульта. Однако дверь с глазком или переговорным устройством (видеодомофоном) может быть везде. Она и будет первым контуром безопасности.

Также целесообразно назначить лицо, которое будет ответственным за предоставление документов, которые указаны в запросе, проведение копировальных работ, прошивку документов, подготовку описей.

ФНС России утверждены требования к документам, представляемым в налоговый орган на бумажном носителе с 4 января 2019 года.

Согласно требованиям представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий, в томах, объем которых не превышает 150 прошитых и пронумерованных листов.

Одновременно, должна быть обеспечена возможность свободного чтения текста документов, всех реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок; копирования каждого отдельного листа документов копировальной техникой.

Документы представляются в налоговый орган с сопроводительным письмом, в котором указывается основание их представления и общее количество листов документов с обязательным приложением описи представленных документов.

Совет 5

Старайтесь что бы проверяющему было комфортно общаться. Чаще женщине приятнее выслушать мужчину. Военные не всегда готовы воспринимать женщин.

В целом, в общении с налоговым органом важна компетентность, если сотрудник не владеет информацией, путается в показаниях, то это может быть расценено как показания не в пользу компании.

Найдите сотрудника, который сможет встретить проверяющего и возможно самостоятельно провести проверку. Это, например, юрист, директор торговой точки и т.п.

Совет 6

Встречайте проверяющего как гостя, организуйте рабочее место, кофе чай и т.д. Встречайте проверяющего всегда с улыбкой. Это психологически важно, т.к. проверяющий уже заранее настроен к проверяемому негативно, а своим резким поведением вы можете спровоцировать усиление негативной реакции с его стороны, по отношению лично к Вам.

Совет 7

Не конфликтуйте с проверяющими без причины. Например, распространенной ошибкой является ситуация, когда руководитель не является на допрос в налоговый орган, избегает переговоров, не отвечает на звонки. В этом случае такое уклонение от общения может быть расценено налоговым органом как признаки «номинального директора», а не желание перевести все общение на специалистов бухгалтерии и юридической службы.

Совет 8

Воспользуйтесь возможностью предоставить все документы в электронном виде или подъехать в налоговый орган.

Выездная налоговая проверка проводится на территории (в помещении) налогоплательщика, но в том случае, если налогоплательщик не может предоставить помещение для проведения выездной проверки, она проводится по месту нахождения налогового органа.

Для налогоплательщика часто удобнее перенести место проверки в налоговый орган и заранее истребовать документы у контрагентов, подготавливать недостающие локальные акты, проводить совещания с персоналом без проверяющих и готовить ответы на запросы налогового органа.

Совет 9

Не пытайтесь с порога «договориться» с проверяющими — это противозаконно.

Однако в налоговом законодательстве предусмотрен вариант заключения мирового соглашения. Такое соглашение не имеет ничего общего с договоренностями с инспектором.

Мировое соглашение — это письменный документ, в котором стороны судебного спора оговаривают условия его прекращения. То есть вопрос о подписании соглашения может возникнуть, только если обжалование решения инспекции в УФНС уже позади, ваша организация подала заявление в суд и оно принято к рассмотрению.

Мировое соглашение утверждается определением суда (ч. 5 ст. 141 АПК РФ) и имеет силу судебного решения. Соответственно, правила отражения последствий мирового соглашения в учете те же, что и при обычном судебном решении.

Например, доплаченные суммы налогов, пеней и штрафов нужно показать в бухучете как доначисления, а возвращенные вам — сторнировать на дату принятия определения суда после получения его копии (подп. 13 п. 1 ст. 265, подп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ; Письмо Минфина от 18.03.2008 № 03-03-06/2/27). Ведь определение об утверждении мирового соглашения вступает в законную силу немедленно (ч. 8 ст. 141 АПК РФ).

Если налоговики компенсируют вам судебные расходы, то это ваш внереализационный доход.

Совет 10

Необходимо обратить особое внимание на свидетельские показания. К сожалению, в настоящее время именно свидетельские показания имеют большое значение для целей формирования позиции налогового органа. И часто налоговый орган обращает внимание на показания не тех лиц, которые досконально знают бизнес-процессы, например, бухгалтера или генерального директора, а простых работников: кассиров, кладовщиков, менеджеров по продажам, квалифицированных рабочих. К сожалению, такие работники не владеют всеми бизнес-процессами и часто могут предоставить показания, которые могут навредить компании.

Поэтому нужно заранее обучить персонал, а в случае, если сотрудники предоставили недостоверные показания, уточнить их и заверить у нотариуса.

На допросе задаются стандартные вопросы, поэтому заранее подготовить на них ответы не составит труда:

1. Кем, в какой должности Вы работаете в ООО «1»?

2. Когда вы приступили к исполнению обязанностей в Вашей должности?

3. Кто назначил Вас на эту должность?

4. Где и кем Вы работали до ООО «1»?

5. Вы исполняли аналогичные обязанности ранее или работа в ООО «1» — это новые профессиональные навыки?

6. Вмешиваются ли учредители непосредственно в финансово-хозяйственную деятельность ООО «1»?

7. Если учредители вмешиваются в финансово-хозяйственную деятельность ООО «1», то каким образом это происходит?

8. Вы представляете отчеты о результатах финансово-хозяйственной деятельности ООО «1» учредителям?

9. Вы согласовываете выбор контрагентов или расходы, которые необходимо произвести, с учредителями?

10. Кто в вашей организации отвечает за подготовку договоров к подписанию сторонами?

11. Кто занимается подбором поставщиков, субподрядчиков для ООО «1»?

12. Как происходит поиск контрагентов?

13. Какими источниками информации Вы пользуетесь при выборе контрагентов?

14. Сколько человек в Вашем отделе занимается поиском поставщиков?

15. Как обычно происходит общение с поставщиком, по почте, лично, через посредника?

16. Опишите процесс подготовки договора внутри организации при установлении поставщика.

17. Одобрение того или иного контрагента — это решение единоличное или коллегиальное?

18. Если решение коллегиальное, назовите лиц, принимающих решение.

19. Если решение принимается единолично, Вы выступаете инициатором заключения договора именно с этим поставщиком?

20. Есть в организации лица или отдел, которые несут ответственность за выбор того или иного контрагента? Укажите их.

21. Какая ответственность предусмотрена в вашей организации при установлении поставщика?

22. Кто определяет, кого из поставщиков выбрать?

23. Кто дает указание для подготовки проектов договоров?

24. Кто выступает инициатором заключения договора с поставщиками, от кого исходит предложение о работе с конкретным поставщиком?

Совет 12

Если кроме проверяющих пришли и посторонние лица, и Вы их допустили, выполняйте только требования проверяющих. Так как иные, привлеченные к проверке лица, не наделены полномочиями на проверочные действия и, соответственно, не имеют прав проверяющих.

Совет 13

В случае появления инспектора, его необходимо попросить подождать пока не появятся руководитель, и сразу сообщить руководителю. Проверка должна проходить в присутствии руководителя или уполномоченного лица. Копия направления на проверку вручается только руководителю. Вручение направления рядовым сотрудникам незаконно, поэтому, до прибытия руководителя инспектор не имеет права начинать проверку. Выгонять никого не стоит!

Совет 14

Внимательно изучайте все документы, связанные с проверкой.

В решении о проведении проверки должен быть указан ее предмет и круг проверяемых вопросов.

Если проводится тематическая выездная проверка по НДС, лучше ограничивать интерес проверяющих к документам, не имеющим отношения к исчислению данного налога, т.е. не допускать, чтобы налоговые органы выходили за рамки предмета проверки.

Совет 15

Важно, чтобы Ваши сотрудники были заранее проинструктированы что следует и чего не следует говорить проверяющим даже в неформальном общении. Ведь часто инспекторы собирают информацию по крупицам из разговоров, документов, мейлов. В малом бизнесе почти в 100% случаев такие инструктажи не проводятся, либо проводятся формально. Хорошо, если есть возможность на время проверки удалить из офиса максимальное количество сотрудников. Единственное препятствие для того, чтобы покинуть офис — прямой запрет проверяющего.

Важно объяснить рядовым сотрудникам, что они имеют право не общаться с инспектором и не несут никакой ответственности за это.

Сотрудник фирмы должен точно назвать свое имя, фамилию, отчество и должность согласно штатному расписанию. Все дальнейшие вопросы проверяющих нужно переадресовать своему вышестоящему начальству.

А вот на допрос можно прийти не одному, а например, с юристом, который будет отслеживать показания сотрудников.

Совет 16

Храните архив вне офиса.

Если отчетный и налоговый периоды закончились, зачем Вам хранить первичные и другие документы бухгалтерского и налогового учета в офисе? Они не только занимают место, но и привлекают внимание проверяющих.

Напомним, что срок хранения документов для целей налогового учета — 4 года, для целей бухгалтерского учета — 5 лет.

Проверяющим Вы можете сообщить, что требуемые бумаги находятся в архиве и через несколько дней Вы готовы предоставить их для проверки.

Информацию о сделках и базы данных не обязательно хранить в памяти компьютеров. Для этого есть удаленные серверы.

При передаче (изъятии) вещей, оригиналов или копий документов необходимо составить их максимально подробную опись. К сожалению, иногда встречаются описи, где в перечне изъятого — «коробки с документами (5 штук)». Очевидно, что в этой ситуации есть риск как потери значимых документов, так и появления новых, о существовании которых Вы и не подозревали. Проверьте, чтобы бумаги были упакованы в коробки, обернуты скотчем и опечатаны с подписями присутствующих. Если изымается компьютер, системный блок должен быть опломбирован.

Совет 17

Перед передачей документов проверьте их еще раз самостоятельно.

Все документы желательно передавать на проверку только после оценки этих документов на предмет законности, непротиворечивости, сопоставимости данных, соответствия утвержденным формам, а также наличия необходимых реквизитов.

В такой ситуации после получения требования о предоставлении документов лучше выделить сотрудников, которые просматривали бы передаваемые налоговому органу документы в «перекрестном» порядке. Например, сотрудники, которые занимались учетом счетов-фактур, просматривают кассовые документы, и наоборот. Свежий взгляд в такой ситуации необходим.

Если делается выемка подлинников документов, то с них должны быть изготовлены копии и переданы налогоплательщику в течение пяти рабочих дней. Налоговые органы обычно настаивают на том, что копии документов должен изготавливать сам налогоплательщик. Однако НК РФ обязывает именно налоговые органы выдать копии изъятых подлинников.

Отказ налогоплательщика предоставить свою множительную технику для снятия копий не означает, что обязанность налоговых органов по изготовлению копий прекращается.

Существует способ не передавать документы при внезапной выемке (не важно, кто ее пытается провести: налоговые органы или полиция), по крайней мере — сразу. На практике неплохо работает следующий алгоритм. От имени надежного частного лица заключается договор с профессиональной архивной службой, которая и принимает документы на хранение после окончания очередного, например, квартала или месяца. Одновременно заключается договор со сторонними консультантами или аудиторами на оказание услуг. По этому договору документы «передаются» консультантам.

И если налоговые органы или полиция приходят с выемкой, у налогоплательщика будет четкое обоснование отсутствия документов в офисе компании. Налоговым органам ничего не останется, как выставить компании требование о предоставлении документов, т.е. время будет выиграно.

Совет 18

Хорошей практикой является ограничение числа лиц, контактирующих с проверяющими. Например, это могут быть генеральный директор, главный бухгалтер и финансовый директор. Именно этим людям известно, как организован бизнес компании, и они могут предпринять квалифицированные действия по защите ее интересов.

Если в организации нет даже бухгалтера, а весь учет ведет генеральный директор или бухгалтер работает удаленно, то лучше привлечь специалиста по налогообложению, который сможет:

• написать обоснования для налогового органа;

• подготовить дополнительные документы, которые смогут убедить инспекторов;

• написать возражения на акт налоговой проверки;

• обжаловать решение налогового органа.

При проведении проверки имеет смысл пригласить квалифицированного юриста, который будет фиксировать как можно больше замечаний по поводу действий проверяющих. В дальнейшем будет повод для обжалования их действий и оспаривания их решений по формальным признакам. Внимательно читайте подписываемые документы (с юристом). Если Вы считаете, что в документе что-то отражено неверно или не отражено совсем, следует вписать все свои замечания.

Совет 19

Самое главное — помнить, что гражданин в соответствии со статьей 51 Конституции РФ имеет право не свидетельствовать против себя самого, супруга (супруги) и близких родственников и отказаться по этой причине от дачи объяснений. Если Вы отказались от объяснений Вас не могут привлечь к административной или уголовной ответственности.

Неоднозначную формулировку, которая Вам кажется безобидной, проверяющие будут трактовать так, как это выгодно им. Поэтому любые объяснения давайте вдумчиво и взвешенно.

Часто работников опрашивают по отдельности в разных кабинетах. При этом не стоит поддаваться на такую уловку: в ходе опроса, например, финансового директора проверяющий заявляет, что «генеральный все сказал» и скрывать сведения нет никакого смысла. И наоборот.

Совет 20

Не нужно указывать проверяющему на ошибки.

Во-первых, излишняя дотошность и придирчивость с Вашей стороны вызовет негативные эмоции у представителя контролирующего органа, что отразится на ходе проверки.

Во-вторых, ошибки проверяющих — это козырь. Чем больше процедурных ошибок допустит проверяющий во время инспекционного посещения, тем выше шансы оспорить результаты проверки. Поэтому, ошибки инспектора фиксируются, а не озвучиваются.

В определенных ситуациях бывает выгодным оставить проверяющих в плену собственных заблуждений (например, когда по тому или иному спорному вопросу сложилась судебная практика в пользу налогоплательщика, а ФНС и Минфин продолжают это игнорировать).

Во-первых, набрав «нарушений» на требующуюся сумму, налоговые органы не станут проверять дальше. А «накопанное» можно будет потом оспорить в суде, где и просветить проверяющих на предмет имеющихся у них заблуждений.

Во-вторых, если они предъявят претензии по неким формальным доводам и спор останется в рамках спора по вопросам права, выстроить позицию в интересах налогоплательщика в суде будет намного проще. «Просвещенные» же проверяющие могут действительно начать выискивать схемы и, чего доброго, найдут. Тогда опровергать собранные ими факты будет сложнее.

Совет 21

По результатам проверки обязательно составляется документ (протокол, акт, заключение). Потребуйте, чтобы он был подписан всеми присутствующими и Вам предоставлен второй экземпляр (оригинал) с Вашими замечаниями. В дальнейшем он станет основанием для обжалования решений проверяющих органов, с которыми Вы не согласны.

Судебная практика показывает, что часто проверяющие органы трактуют закон в свою пользу.

Важно не отказываться от подписи акта проверки, а подписывать акт проверки с изложением замечаний.

Лучше сделать следующую надпись: «С информацией, изложенной в акте не согласен, замечания будут поданы в установленном законом порядке».

Согласно закону замечания, могут быть поданы на протяжении трех-пяти дней со дня подписания акта (в зависимости от того какой именно орган проводит проверку).

Некоторые руководители ошибочно полагают, что, отказавшись от подписания акта проверки, у них не возникнет обязательства по оплате штрафов за выявленные и зафиксированные в акте правонарушения. На деле же, инспектор отправит работодателю указанный акт рекомендательным письмом, и не получив обратно подписанный экземпляр, составит акт об отказе от подписи. Отказ руководителя предприятия или лица уполномоченного руководителем от подписания акта без указания причин фактически приравнивается к согласию с информацией, отображённой в нем, и как следствие наложению на предприятие штрафа.

Совет 22

Тщательно изучите итоговый акт проверки, чтобы сверить суммы, указанные в нем и в решении об уплате налогов.

Также важно помнить, что налоговые органы могут допустить два вида ошибок:

• ошибки материального права;

• ошибки процессуального права.

Совет 23

Обжалование акта налоговой проверки нужно проводить в четком соответствии с порядком обжалования.

Например, если вы хотите обжаловать кадастровую стоимость, то вы можете ее обжаловать в Кадастровой палате или в суде.

Если вы решили, что акт органа власти имеет ненормативный характер, то вам необходимо обратиться в суд и обжаловать его в порядке Кодекса административного судопроизводства.

А вот если речь идет об обжаловании решения налогового органа, то необходимо соблюсти досудебный порядок обжалования и лишь потом обращаться в суд.

В налоговом законодательстве закреплен обязательный досудебный порядок урегулирования налоговых споров для решений по камеральным и выездным налоговым проверкам (п.2 ст.138 НК РФ). Это значит, что обжаловать решение по результатам налоговой проверки в суд, можно только после обращения с жалобой в вышестоящий налоговый орган.

Виды жалоб на решения по проверкам

• Апелляционная жалоба

Апелляционной жалобой признается обращение лица в налоговый орган, предметом которого является обжалование не вступившего в силу решения налогового органа о привлечении или об отказе в привлечении к ответственности за совершение налогового правонарушения, вынесенного по результатам проведения камеральной или выездной налоговой проверки, если, по мнению этого лица, обжалуемое решение нарушает его права.

• Жалоба

Жалобой признается обращение лица в налоговый орган, предметом которого является обжалование вступивших в силу актов налогового органа ненормативного характера, если, по мнению этого лица, обжалуемые акты, действия или бездействие должностных лиц налогового органа нарушают его права.

Совет 24

Также важно обратить внимание на сроки обжалования и не пропустить их.

Срок апелляционной жалобы — 1 месяц с даты вынесения решения.

Срок жалобы — 1 год.

Апелляционная жалоба подается в вышестоящий налоговый орган, но через налоговый орган, чьё решение обжалуется. То есть жалоба направляется в адрес налогового органа вынесшего оспариваемое решение, и именно он направит ее в вышестоящий налоговый орган (п. 1 ст.139.1 НК РФ).

Совет 25

Важно помнить, что в ходе рассмотрения апелляционной жалобы, до принятия по ней решения можно представить дополнительные документы (п.1 ст.140 НК РФ).

При этом при предоставлении дополнительных документов необходимо пояснить причины, по которым ранее эти документы не предоставлялись (п.4 ст.140 НК РФ).

Вышестоящий налоговый орган рассматривает апелляционную жалобу без участия лица, подавшего апелляционную жалобу (п.2 ст.140 НК РФ).

Поэтому не нужно писать дополнительные жалобы в вышестоящий налоговый орган с требованием допустить Вас до рассмотрения материалов проверки.

Кроме того, важно помнить, что Вашим последним козырем является судебная инстанция.